Cestovní náhrady při zahraniční pracovní cestě

Zahraniční pracovní cesty jsou běžnou součástí pracovního života řady zaměstnanců. Ať už jde o obchodní jednání, služební cestu do zahraniční pobočky, účast na konferenci nebo pracovní školení, zaměstnavatel je povinen zaměstnanci poskytnout cestovní náhrady v rozsahu stanoveném zákoníkem práce.

Kdy se jedná o zahraniční pracovní cestu?

Zahraniční pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance k výkonu práce mimo území České republiky. Na rozdíl od tuzemské pracovní cesty vzniká zaměstnanci vedle nároku na běžné cestovní náhrady také nárok na zahraniční stravné poskytované v cizí měně. Právní úprava cestovních náhrad při zahraničních pracovních cestách je obsažena zejména v § 166 až 171 zákoníku práce.

Základní princip je přitom obdobný jako u pracovních cest tuzemských, tedy že zaměstnanci mají být nahrazeny účelně vynaložené výdaje, které mu vznikly v souvislosti s plněním pracovních úkolů mimo sjednané místo výkonu práce.

Zahraniční stravné

Největší pozornost bývá při zahraničních pracovních cestách věnována právě zahraničnímu stravnému. Zahraniční stravné představuje paušální náhradu zvýšených výdajů na stravování během pobytu v cizině. Nárok na něj vzniká podle doby strávené mimo území České republiky v jednotlivých kalendářních dnech.

Pro rok 2026 jsou základní sazby zahraničního stravného stanoveny vyhláškou Ministerstva financí č. 489/2025 Sb. Každému státu odpovídá konkrétní denní sazba v příslušné měně.

Zaměstnanci přísluší:

• 100 % základní sazby, pokud pobyt v zahraničí trvá déle než 18 hodin,
• 2/3 základní sazby, trvá-li pobyt déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin,
• 1/3 základní sazby, trvá-li pobyt nejvýše 12 hodin, ale alespoň jednu hodinu, případně déle než pět hodin, pokud zaměstnanci současně vzniklo právo na tuzemské stravné.

Pokud doba strávená mimo území České republiky nepřesáhne jednu hodinu, zahraniční stravné zaměstnanci nepřísluší.

Příklad

Zaměstnanec je vyslán na jednodenní pracovní cestu do Německa. Českou republiku opustí v 7:00 hodin a vrátí se v 19:00 hodin. V zahraničí tedy stráví celkem 12 hodin.

Protože doba pobytu v zahraničí činí 12 hodin, vznikne zaměstnanci nárok na jednu třetinu základní sazby zahraničního stravného pro Německo.

Co když zaměstnanec navštíví během jednoho dne více států?

Poměrně častou situací jsou pracovní cesty, při nichž zaměstnanec během jednoho dne navštíví více zemí. V takovém případě se použije sazba zahraničního stravného pro ten stát, ve kterém zaměstnanec během daného kalendářního dne strávil nejvíce času.

Příklad

Zaměstnanec stráví 8 hodin v Rakousku a 6 hodin v Německu.

Pro výpočet zahraničního stravného se použije sazba stanovená pro Rakousko, neboť právě zde zaměstnanec pobýval nejdéle.

Krácení zahraničního stravného

V praxi bývá častým zdrojem nejasností také otázka bezplatně poskytnutého jídla. Pokud má zaměstnanec během pracovní cesty zajištěné bezplatné jídlo, například v hotelu nebo v rámci konference, zahraniční stravné se krátí.

Za každé bezplatně poskytnuté jídlo může zaměstnavatel krátit stravné až o:

• 70 %, jde-li o stravné v jedné třetině základní sazby,
• 35 %, jde-li o stravné ve dvou třetinách základní sazby,
• 25 %, jde-li o stravné v plné výši.

Příklad

Zaměstnanec strávil v Belgii celý den a náleží mu plná sazba zahraničního stravného. Hotel mu však poskytl snídani.

V takovém případě může zaměstnavatel snížit zahraniční stravné až o 25 %.

Tuzemské a zahraniční stravné současně

Řada zaměstnanců se domnívá, že během jedné zahraniční pracovní cesty náleží pouze zahraniční stravné. Tak tomu však není. Za dobu strávenou na území České republiky může zaměstnanci vzniknout také nárok na tuzemské stravné. Oba nároky se proto mohou během jedné pracovní cesty kombinovat.

Příklad

Zaměstnanec vyjede z Prahy v 5:00 hodin a hranice překročí až v 11:00 hodin.

Doba strávená na území České republiky se započítává pro účely tuzemského stravného, zatímco od okamžiku překročení hranice se posuzuje vznik nároku na zahraniční stravné.

Náhrada jízdních výdajů (§ 157 až § 160 zákoníku práce)

Zaměstnanci přísluší náhrada jízdních výdajů obdobně jako při tuzemské pracovní cestě. Zaměstnavatel hradí zejména letenky, vlakové či autobusové jízdenky, výdaje za místní dopravu či náklady vzniklé při použití soukromého vozidla. Specifická pravidla platí u náhrady za spotřebované pohonné hmoty. Pokud zaměstnanec použije vlastní vozidlo, zaměstnavatel hradí cenu pohonných hmot v cizí měně pouze za kilometry ujeté mimo území České republiky. Nemá-li zaměstnanec doklad o nákupu pohonných hmot v zahraničí, může zaměstnavatel výjimečně vycházet také z jeho písemného prohlášení o skutečně vynaložené ceně a důvodu, proč doklad nebyl předložen.

Náhrada výdajů za ubytování (§ 169 zákoníku práce)

Náhrada výdajů za ubytování se poskytuje obdobně jako při tuzemských pracovních cestách. Zaměstnavatel hradí zaměstnanci prokázané výdaje za ubytování, které byly vynaloženy v souvislosti s pracovní cestou. V praxi bývá vhodné předem stanovit maximální cenu hotelu, pravidla rezervace a způsob prokazování výdajů. Předejde se tím následným sporům o účelnost vynaložených nákladů.

Náhrada nutných vedlejších výdajů (§ 171 zákoníku práce)

Vedle dopravy a ubytování vznikají zaměstnancům při zahraničních pracovních cestách i další náklady. Typicky se jedná například o parkovné, dálniční poplatky, poplatky za zavazadla, vízové poplatky, poplatky za použití internetu nebo poplatky za úschovu zavazadel. Tyto výdaje zaměstnavatel zaměstnanci nahradí, pokud byly účelně vynaloženy v souvislosti s pracovní cestou.

Návštěva člena rodiny při dlouhodobém vyslání (§ 187 zákoníku práce)

Poměrně málo známou úpravou je nárok na náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny. Tento nárok vzniká, pokud zahraniční pracovní cesta trvá déle než jeden měsíc a návštěva člena rodiny byla sjednána nebo určena zaměstnavatelem před vysláním zaměstnance.

Náhrada se poskytuje za cestu do bydliště člena rodiny nebo do jiného předem dohodnutého místa pobytu a zpět. Zákon zároveň stanoví limit, přičemž zaměstnavatel poskytne náhradu maximálně do výše odpovídající nákladům cesty do místa výkonu práce, pravidelného pracoviště nebo bydliště zaměstnance v České republice, podle toho, co je pro zaměstnance výhodnější.

Po dobu návštěvy člena rodiny zaměstnanci zahraniční stravné nepřísluší.

Kapesné při zahraniční pracovní cestě (§ 180 zákoníku práce)

Vedle zákonných cestovních náhrad může zaměstnavatel poskytující zaměstnanci mzdu přiznat také další plnění, typicky tzv. kapesné podle § 180 zákoníku práce. Kapesné představuje fakultativní nárok a jeho výše závisí na rozhodnutí zaměstnavatele. V praxi bývá poskytováno zejména při delších zahraničních pracovních cestách nebo při vyslání zaměstnanců do zemí s vyššími životními náklady.

Náhrady při výkonu práce v zahraničí (§ 172 zákoníku práce)

Zvláštní pravidla stanoví zákoník práce pro případy, kdy má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, případně pravidelné pracoviště, přímo v zahraničí. V takové situaci se již nejedná o klasickou zahraniční pracovní cestu, protože výkon práce v cizině představuje běžné místo výkonu práce zaměstnance. Zaměstnanci však přesto náleží cestovní náhrady obdobně jako při zahraniční pracovní cestě za dny první cesty z České republiky do sjednaného místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště a následně při cestě zpět do České republiky.

Zákoník práce zároveň pamatuje i na situaci, kdy se zaměstnancem do zahraničí cestuje se souhlasem zaměstnavatele člen jeho rodiny. V takovém případě zaměstnanci přísluší rovněž náhrada prokázaných jízdních, ubytovacích a nutných vedlejších výdajů, které tomuto rodinnému příslušníkovi v souvislosti s cestou vznikly. Typicky může jít například o případy dlouhodobého vyslání zaměstnance do zahraniční pobočky zaměstnavatele, kdy se zaměstnavatel rozhodne podpořit přesun zaměstnance i jeho rodiny.

Závěr

Zahraniční pracovní cesty představují běžnou součást moderního pracovního života, jejich administrace však bývá podstatně složitější než u pracovních cest tuzemských. Zaměstnavatelé musí správně určit nárok na zahraniční stravné, zohlednit dobu pobytu v jednotlivých státech, posoudit případné krácení stravného a zaměstnanci nahradit všechny účelně vynaložené výdaje. Ačkoli se právní úprava může na první pohled jevit poměrně detailně, v praxi právě správné nastavení pravidel a znalost jednotlivých specifik zahraničních pracovních cest významně přispívají k předcházení sporům mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem.

Nelze opomenout ani skutečnost, že výčet cestovních náhrad při zahraniční pracovní cestě není zcela uzavřený. Podle § 166 odst. 2 zákoníku práce může zaměstnavatel zaměstnanci poskytnout i další cestovní náhrady nad rámec zákonem výslovně upravených nároků. Zaměstnavatel tak může s ohledem na povahu pracovní cesty, její délku či specifické podmínky pobytu v zahraničí zaměstnanci poskytnout i další plnění, která přispějí k řádnému výkonu práce a zohlední individuální okolnosti konkrétního případu.