Práce účetní není jen o účtování dokladů, sestavování účetní závěrky a reportů, ale také o komunikaci s klienty. Co účetní potřebuje od klienta a co klient od účetní?
Klient často neví, co vše je potřeba
Pokud účetní nedefinuje, co vše potřebuje od klienta dodat, často se stane, že nedostane kompletní doklady a bude klienta urgovat. Tím se celý proces zaúčtování zpomalí a natáhne do více dní, než by bylo potřeba. Ideální je, když si účetní vypracuje pro klienta seznam, který mu na začátku spolupráce dá, kde bude jasně napsáno, co vše od něj potřebuje každý měsíc doložit. Vystavené faktury, přijaté faktury, bankovní výpisy, pokladní doklady, účtenky, platby kartou, případně podklady od mzdové účetní apod.
Často se stává, že se na bankovním výpise objeví částka bez popisu, bez variabilního symbolu nebo návaznosti na fakturu. Účetní pak nemá dostatek informací, aby mohla platbu spárovat a správně zaúčtovat. Musí požádat klienta o doplnění, zpravidla to není hned a účetní čeká na dodání dokladů další dny. Proto je také důležité stanovit si pevné termíny pro dodávání dokladů k zaúčtování, zvlášť pokud je firma plátce DPH.
Termíny nejsou orientační
Termíny v účetnictví nejsou nastavené náhodně a není možné je brát jen jako orientační. Účetní potřebuje mít doklady k dispozici v konkrétním čase, aby bylo možné účetnictví zpracovat postupně, zkontrolovat návaznosti a připravit podklady pro daňová přiznání, kontrolní hlášení nebo uzávěrky.
Pozdní dodání dokladů často znamená, že se účetnictví zpracovává pod časovým tlakem. Účetní pak nemá prostor řešit nejasnosti, chybějící informace nebo právě nesrovnalosti v platbách. Místo průběžné kontroly se řeší hlavně to, aby bylo vše odevzdáno včas. To může vést k tomu, že se některé chyby projeví až zpětně, například při kontrole ze strany finančního úřadu nebo při roční uzávěrce.
Klient nerozumí účetnímu jazyku
Pojmy, které jsou pro účetní běžnou součástí práce, mohou na klienta působit nejasně nebo dokonce odrazujícím dojmem. Pokud klient nerozumí tomu, co po něm účetní požaduje nebo proč je určitý postup nutný, dochází k nedorozuměním, zpomalení práce nebo dokonce k neochotě klienta spolupracovat. Jedním z důležitých úkolů účetní je proto umět tyto pojmy vysvětlit jednoduše a srozumitelně. Klient nemusí znát zákony ani odborné pojmy, ale měl by rozumět tomu, co se v jeho účetnictví děje. Pokud účetní používá srozumitelný jazyk a příklady z praxe, spolupráce funguje lépe a zvyšuje se důvěra mezi klientem a účetní.
Účetní není jen „odklikávač”
Někdy mají klienti pocit, že účetní je jen někdo, kdo zadá čísla do programu a pošle přiznání. Ve skutečnosti účetní analyzuje doklady, kontroluje souvislosti, řeší chyby a dbá na to, aby vše sedělo s realitou a zákonem. Proto je důležité, aby klient rozuměl tomu, proč účetní něco potřebuje, proč se ptá a proč některé věci nemůže jen tak „odkliknout”.
Komunikace mezi klientem a účetní je klíčová. Účetní potřebuje podklady včas, jasně a úplně, klient zase potřebuje vysvětlení, proč je každý doklad důležitý a proč některé věci nejde obejít, jak si jeho firma stojí a na co si dát pozor. Když to funguje, účetnictví je plynulé a hlavně – všichni mají klid a jasný přehled.
Článek byl připravený ve spolupráci se společností Malá Sova s.r.o.
Přečtěte si také:
Sledujte nás
Zanechte komentář
Diskuse neslouží jako právní, daňová či účetní poradna. Je vyhrazena pro vzájemnou komunikaci čtenářů.
Pro přidání komentáře se přihlaste.