Jak správně nastavit účetnictví do nového roku

Aktualizace vnitropodnikových směrnic

Začátek roku je vhodný okamžik pro kontrolu a aktualizaci vnitropodnikových směrnic. Můžeme začít například kontrolou a aktualizací výší cestovních náhrad pro rok 2026, aktuální sazbu cestovních náhrad najdeme v článku Cestovní náhrady v roce 2026. Zkontrolovat a aktualizovat je potřeba i směrnice ve mzdové a personální oblasti – rozhodnout o aktuální úpravě výše stravenek a stravenkového paušálu, který byl pro tento rok navýšen na 129,50 Kč. Současně se zvýšil maximální osvobozený limit pro nepeněžní zdravotní benefity na částku 48 967 Kč a 24 483,50 Kč pro ostatní. Naopak snížen byl maximální paušál za home office na 4,70 Kč/hod.

Zkontrolovat je potřeba i účetní směrnice upravující účtování o majetku, zásobách, o provádění inventarizace a další směrnice používané v účetní jednotce.

Aktualizace pracovněprávních dokumentů

Na začátku roku je vhodné zkontrolovat uzavřené pracovněprávní smlouvy – pracovní smlouvy a dohody o provedení práce a o pracovní činnosti. Zkontrolovat, zda není potřeba navýšit mzdu v případě zaměstnanců pracujících za minimální mzdu na 22 400 Kč měsíčně, resp. 134,40 Kč Kč/hod. V případě ukončení pracovní smlouvy nebo dohody na dobu určitou uzavřít dodatky o prodloužení či nové smlouvy a vystavit nové mzdové výměry nebo dodatky k pracovním smlouvám u zaměstnanců, u kterých došlo k navýšení mzdy od ledna.

Vaší pozornosti by neměly uniknout ani povinnosti v oblasti BOZP a požární ochrany, lékařské prohlídky, školení řidičů, pravidelné revize a další zákonné povinnosti.

Kontrola ostatních smluv

Ve stejném duchu proveďte kontrolu i u smluv uzavřených s dodavateli a odběrateli a případně zvažte prodloužení platnosti či navýšení plateb např. nájemného o inflace tam, kde to máte smluvně sjednáno.

Dále zkontrolujte, zda není potřeba provést vyúčtování smluvních nároků, např. na provize, odměny, bonusy nebo naopak skonta. Tyto nároky je potřeba jednak vyúčtovat obchodním partnerům – dodavatelům, tak i odběratelům. A hlavně je zaúčtovat v účetnictví v rámci uzávěrkových prací – tedy zaúčtovat dohadné položky, nevyfakuturované zakázky, časové rozlišení a nedokončenou výrobu zachycující rozpracované zakázky ke konci roku.

Provedení inventarizace majetku a dluhů

Nejpozději do 31. 1., resp. do konce měsíce následujícího po skončení hospodářského roku, je potřeba provést inventarizaci majetku a dluhů. Nejprve je třeba jmenovat členy inventarizační komise, termíny provedení fyzické a dokladové inventarizace a postup inventarizace. Do konce ledna je pak potřeba vykonat samotné provedení inventarizace. V případě fyzické inventarizace to znamená zkontrolovat dlouhodobý majetek, zásoby, peníze v pokladnách a případně ceniny. Dále provést dokladovou inventarizaci pohledávek a závazků formou rozeslání odsouhlasovacích dopisů. K tomu nám v Pohodě slouží tisková sestava Inventarizace pohledávek, resp. Inventarizace závazků v agendě Vydané/Přijaté faktury.

Ve vnitropodnikové směrnici by měla mít účetní jednotka stanoveno, jak konkrétně bude inventarizace probíhat včetně toho, zda se inventarizační dopisy budou rozesílat všem dodavatelům a odběratelům, nebo jen těm největším. Dokladovou inventarizaci je potřeba provést i u bankovních účtů společnosti.

Na závěr inventarizace je potřeba zhotovit inventarizační protokoly a na základě nich provést vyřazení majetku, zaúčtovat manka, schodky a přebytky, předpisy náhrad vůči odpovědným osobám a vytvořit případně opravné položky k majetku.

Současně bychom měli zkontrolovat dlouhodobý majetek odepisovaný, zda máme ke každému majetku zavedenou kartu majetku, nastavené účetní i daňové odpisy a zaúčtované zařazení i vyřazení. U dlouhodobého majetku neodepisovaného zkontrolovat, zda máme všechen majetek řádně evidován popř. vyřadit z evidence majetek, který již nemáme.

Daňová přiznání

Pokud máme povinnost podávat daňová přiznání k dani silniční nebo k dani z nemovitých věcí do 31. 1. 2026, tak je připravíme a podáme. Nezapomeneme rovněž zaúčtovat daň. Přiznání k dani silniční se podává za zdaňovací období 2025, daň proto účtujeme k 31. 12. 2025. Naopak přiznání k dani z nemovitých věcí se podává na rok 2026, proto daň z nemovitých věcí účtujeme k 31. 1. 2026. Daň z nemovitých věcí je daňovým nákladem pouze tehdy, pokud je uhrazená. Proto rovněž zkontrolujeme, že jsme daň na rok 2025 nejen zaúčtovali, ale rovněž uhradili. Pokud není uhrazená, připravíme si podklady pro její vyloučení z daňových nákladů roku 2025.

Po sestavení daňového přiznání k dani z příjmů právnických osob za rok 2025 nezapomeneme zaúčtovat daň z příjmů k 31. 12. 2025. Pokud musíme účetnictví uzavřít dříve, než sestavujeme daňové přiznání např. z důvodu auditu účetní závěrky, vytvoříme a zaúčtujeme rezervu na daň z příjmů. Naopak náklady na audit účetní závěrky nebo za sestavení daňového přiznání se účtují do období, ve kterém tyto práce proběhly, nikoliv do období, za které se sestavuje daňové přiznání nebo audit. Rovněž nezapomeneme uhradit zálohy na daň z příjmů 15. 3. a 15. 6., pokud je máme předepsané. Zálohy hrazené 15. 3. a 15. 6. 2026 se budou zúčtovávat až v daňovém přiznání k dani z příjmů právnických osob za rok 2026. V přiznání za rok 2025 zúčtujeme zálohy hrazené v roce 2025, tj. do 31. 12. 2025. Uplatnit lze rovněž pozdě zaplacené zálohy, pokud je stihneme uhradit do lhůty pro podání daňového přiznání, např. pokud zálohu splatnou 15. 12. 2025 uhradíme až v lednu 2026.

Rovněž nezapomeneme do 15. 2. vyřešit se zaměstnanci podpis prohlášení poplatníka a žádosti o roční zúčtování daně a doložení potřebných dokumentů. Samotné roční zúčtování daně provedeme nejpozději do konce března a nejpozději ve mzdě za březen vyplatíme zaměstnancům přeplatky na ročním zúčtování.

Do 20. 3. 2026 musíme podat Vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti za zdaňovací období 2025. Do 1. 4. 2026 poté musíme podat vyúčtování daně vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně za zdaňovací období 2025.

Provedení účetní uzávěrky

Po provedení inventarizace zaúčtujeme inventarizační rozdíly, vytvoříme dohadné položky a rozpustíme dohadné položky z loňského roku, zkontrolujeme, vytvoříme a rozpustíme opravné položky. Vyřadíme majetek a odepíšeme nedobytné pohledávky. Zaúčtujeme stav skladů k 31. 12., pokud účtujeme zásoby metodou B, zaúčtujeme nedokončenou výrobu a vytvoříme rezervy. Provedeme přepočet kurzem k 31. 12. u pohledávek, dluhů, peněz v pokladně a na bankovním účtu v cizí měně.

Zkontrolujeme pohledávky a dluhy. U dluhů se zaměříme především na ty, které jsou více než 30 měsíců po splatnosti. Buď je odepíšeme, nebo dodaníme v daňovém přiznání. Stejně tak zkontrolujeme pohledávky po splatnosti. Vytvoříme opravné položky a u těch, kde již vymáhání nemá smysl, rozpustíme opravné položky a odepíšeme je.

Zaúčtujeme časové rozlišení. Zkontrolujeme uhrazení sociálního a zdravotního pojištění za zaměstnance i za zaměstnavatele do konce ledna. Neuhrazené pojistné do konce ledna připravíme ke zdanění. Zkontrolujeme zaúčtování hospodářského výsledku ve schvalovacím řízení z předchozího roku.

Zkontrolujeme si správné nastavení počátečních zůstatků z předchozího roku a navedení počátečních stavů salda.

Po dokončení účetní uzávěrky zaúčtujeme daň z příjmů a sestavíme výkazy účetní závěrky – rozvahu, výkaz zisků a ztrát a přílohu k účetní závěrce, případně další. Účetní závěrku je potřeba zveřejnit v Obchodním rejstříku do 30 dnů po jejím schválení auditorem a valnou hromadou, případně do 12 měsíců, pokud nemáme povinný audit.

Pokud nám daňové přiznání k dani z příjmů bude zpracovávat daňový poradce, připravíme mu podepsanou plnou moc a podáme jí na Finanční úřad nejpozději ve lhůtě pro podání přiznání, tj. do 1. 7.

Ostatní povinnosti ve mzdové oblasti

Do 30. 4. 2026 vyhotovíme a odešleme na ČSSZ evidenční listy důchodového pojištění (ELDP) za rok 2025.

Nově nás od roku 2026 čekají povinnosti v oblasti jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů (JMHZ):

• Do 31. 3. 2026 zkontrolovat mzdové údaje zaměstnanců a doplnit potřebné údaje do mzdového programu.
• Od 1. 4. do 30. 4. dohlásit údaje za všechny stávající zaměstnavatele, dohlásit údaje za všechny stávající zaměstnance, přihlásit dosud nepřihlášené zaměstnance (např. DPČ do limitu).
• Od 1. 4. do 30. 6. odevzdat zpětné podání JHMZ za leden, únor a březen 2026 – za každý měsíc samostatně.
• Od 1. 5. do 20. 5. podání prvního řádného JMHZ za duben 2026.

Kontrolní checklist pro podnikatele

Zde si můžete zkontrolovat, zda máte hotové vše důležité:

✅ Zaplacenou a nainstalovanou aktuální verzi účetního programu – Pohoda Servis 2026

✅ Aktualizované vnitropodnikové směrnice – cestovné, zaměstnanecké benefity (stravenkový paušál, nepeněžní benefity, paušál za home office)

✅ Uzavřené nové dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti, dodatky k pracovním smlouvám, mzdové výměry, zkontrolované platnosti uzavřeným smluv

✅ Nastavené změny ve mzdách – navýšení mezd, navýšení stravenkového paušálu apod.

✅ Zkontrolované smlouvy – valorizace o inflaci, automatická navýšení, vyčíslení nákladových i výnosových nároků

✅ Určenou inventarizační komisi, termíny provedení inventarizace, odpovědné osoby – do 31. 1. 2026

✅ Provedenou fyzickou inventarizaci zásob, majetku, peněz v hotovosti, cenin – do 31. 1. 2026

✅ Odsouhlasené pohledávky a dluhy s dodavateli a odběrateli – odsouhlasovací dopisy

✅ Zkontrolované zůstatky v bankách včetně neaktivních účtů a různých nebankovních platebních instrumentů

✅ Podané daňové přiznání k dani silniční za 2025 – do 31. 1. 2026

✅ Podané daňové přiznání k dani z nemovitých věcí na 2026 – do 31. 1. 2026

✅ Zaúčtovanou daň silniční za 2025 do roku 2025, daň z nemovitých věcí se platí na rok 2026 – zaúčtovat do 2026

✅ Připravené podklady pro účetní závěrku:

• vyčíslení inventarizačních rozdílů – k zaúčtování
• stav skladu k 31. 12. 2025 při účtování metodou B
• podklady pro tvorbu dohadných položek – spotřeba energie za 2025, nevyfakturované rozpracované zakázky, nároky na bonusy, skonta, nevyfakturované náklady roku 2025 ze strany dodavatelů
• vyčíslení rozpracovanosti – pro účtování nedokončené výroby
• podklady pro tvorby rezerv – např. nevybrané dovolené, rezervy na soudní spory, rezervy na záruční opravy apod.

✅ Podepsaná prohlášení poplatníka na 2026 a žádosti o roční zúčtování daně za 2025 – do 16. 2. 2026

✅ Zaplacenou čtvrtletní zálohu na daň z příjmů – 16. 3. 2026

✅ Podané elektronické podání vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti za zdaňovací období 2025 – do 20. 3. 2026

✅ Provedené roční zúčtování zaměstnancům – do 31. 3. 2026

✅ Podané vyúčtování daně vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně za zdaňovací období 2025 – do 1. 4. 2026

✅ Vyplacený přeplatek na ročním zúčtování zaměstnancům – nejpozději ve mzdě za březen 2026

✅ Zkontrolované sestavení účetní závěrky a její podpis před zveřejněním ve sbírce listin

✅ Sestavené a podané daňové přiznání k dani z příjmů – do 1. 4. 2026 popř. 2. 5. 2026 nebo s poradcem do 1. 7. 2026

✅ Nastavené příkazy k úhradě na platby záloh na daň z příjmů dle nově podaného daňového přiznání – do 15. 6. 2026, popř. dle termínu přiznání

✅ Vyhotovené, podepsané a podané evidenční listy důchodového pojištění za 2025

✅ Zaregistrování zaměstnavatele a zaměstnanců v rámci JMHZ – od 1. 4. do 30. 4. 2026

✅ Podanou plnou moc poradci (daňovému poradci nebo advokátovi) – z datové schránky zmocňujícího daňového subjektu – do 1. 7. 2026