Jak vyřešit problém s neuhrazenou fakturou

Faktura – klíčový nástroj pro podnikatele

Faktura je účetní doklad, který slouží jako písemné potvrzení o dodání zboží nebo poskytnutí služby, a zároveň obsahuje požadavek na úhradu. V praxi jde o dokument, který stanovuje, kdo komu platí, za co, v jaké výši a do kdy.

Faktura musí obsahovat zákonem stanovené náležitosti, například identifikaci dodavatele a odběratele, datum vystavení, datum splatnosti, popis zboží či služby, cenu a případně sazbu DPH.

Pro podnikatele je faktura klíčovým nástrojem pro evidenci příjmů a výdajů. Správné vystavení a sledování splatnosti faktur je zásadní pro udržení zdravého cash flow a předcházení problémům s neuhrazenými pohledávkami.

1. Sledujte termíny splatnosti

Prvním krokem je mít pod kontrolou, kdy mají vaše faktury splatnost. Pokud to zanedbáte, snadno se stane, že vám některé platby utečou a zjistíte to až ve chvíli, kdy už je problém.

Ideální je využívat účetní nebo fakturační software, který vám umožní sledovat termíny automaticky. Například POHODA nabízí přehledné seznamy vydaných faktur, kde vidíte datum vystavení, splatnosti i stav úhrady. Díky filtrům si snadno zobrazíte faktury po splatnosti a můžete rychle reagovat.

Pro lepší kontrolu doporučujeme:

• Nastavit si upozornění na blížící se splatnost – POHODA umožňuje pracovat s agendami a tiskovými sestavami, které vám pomohou sledovat termíny.
• Pravidelně kontrolovat stav úhrad – například jednou týdně si projděte seznam faktur a ověřte, zda jsou všechny zaplacené.
• Vést si poznámky o komunikaci s klienty – POHODA umožňuje evidovat poznámky přímo u dokladů, takže máte přehled, kdy jste se připomínali.

FAQ k programu POHODA

2. První připomenutí

Jakmile zjistíte, že faktura není uhrazena, nečekejte příliš dlouho a klienta kontaktujte. V mnoha případech nejde o úmyslné neplacení, ale o prosté opomenutí – například zapomenutý termín nebo interní zpoždění při schvalování plateb. Proto je první krok spíše přátelské upozornění než tvrdé vymáhání.

Jak na to?

• Zvolte vhodný tón komunikace – buďte zdvořilí, ale jasní. Vyhněte se obviňování, místo toho napište například: „Dobrý den, všimli jsme si, že faktura č. XY vystavená dne XX ještě není uhrazena. Prosíme o kontrolu a informaci, kdy můžeme očekávat platbu.“
• Forma připomenutí – nejrychlejší je e-mail, ale pokud máte s klientem osobní vztah nebo jde o významnou částku, zvažte i telefonát. Přímý kontakt často urychlí řešení.
• Kdy se ozvat? Je na vás, zda kontaktujete klienta hned první den po splatnosti, nebo počkáte pár dní. Pokud však víte, že má klient problémy s placením opakovaně, doporučujeme reagovat okamžitě – čím dřív se připomenete, tím větší šance, že budete mezi prvními, kdo dostane zaplaceno.

3. Další upomínky

Pokud ani po několika dnech od připomenutí nevidíte peníze na účtu, přejděte k formálnější komunikaci. Pošlete oficiální upomínku e-mailem – ta by měla obsahovat všechny náležitosti (identifikace faktury, částka, datum splatnosti, upozornění na možné sankce). Pokud stále nedojde k úhradě, znovu se připomeňte – pište, volejte, buďte důslední. Dejte najevo, že věc nenecháte být. Jestliže ani opakované výzvy nezaberou, přerušte poskytování služeb a informujte klienta, že případ předáte právníkovi.

4. Předžalobní výzva

Pokud ani opakované upomínky a přerušení služeb nezabralo, je čas přejít na právní krok – předžalobní výzvu. Tento dokument je oficiálním upozorněním dlužníkovi, že pokud nezaplatí, budete svůj nárok uplatňovat soudní cestou.

Proč je předžalobní výzva důležitá?

• Je to poslední šance pro dlužníka vyřešit věc mimosoudně.
• Ukazuje, že situaci berete vážně a jste připraveni jednat.
• V případě soudního sporu slouží jako důkaz, že jste se snažili o smírné řešení.

Jak postupovat?

• Obraťte se na advokáta – ten připraví výzvu tak, aby splňovala všechny právní náležitosti.
• Dokument se obvykle posílá doporučeným dopisem na hlavičkovém papíře advokátní kanceláře. Tento formát působí autoritativně a zvyšuje šanci, že dlužník zareaguje.
• Ve výzvě musí být jasně uvedena identifikace věřitele a dlužníka, částka a číslo faktury, datum splatnosti, lhůta pro úhradu (obvykle 7–14 dní), upozornění, že pokud nebude zaplaceno, věc bude předána soudu.

5. Soudní řízení

Pokud nezabere ani předžalobní výzva, zbývá poslední možnost – podání žaloby. Tento krok už znamená vstup do formálního právního procesu, který může být časově i finančně náročný, proto si dobře rozmyslete, zda se vám vyplatí.

Co je potřeba zvážit před podáním žaloby?

• Výše dluhu – u menších částek může být soudní řízení neekonomické, protože náklady na právní zastoupení a soudní poplatky mohou převýšit samotný dluh.
• Platební schopnost dlužníka – pokud je dlužník v insolvenci nebo má více exekucí, i vyhraný spor vám nezaručí, že peníze skutečně dostanete.
• Promlčecí lhůta – žalobu musíte podat do 3 let od splatnosti faktury, jinak nárok zanikne.

Jak postupovat?

• Připravte si všechny podklady: fakturu, upomínky, předžalobní výzvu, komunikaci s dlužníkem.
• Obraťte se na advokáta: žalobu sepíše a podá k příslušnému soudu.
• Po podání žaloby: soud rozhodne, zda je váš nárok oprávněný. Pokud ano, vydá rozsudek, který je vykonatelný.

FAQ k programu mPOHODA

Nastavení upomínek

Agenda Nastavení upomínek slouží k nastavení parametrů pro vystavování upomínek – výzev k zaplacení splatných faktur.

Videonávod: Jak v aplikaci mPOHODA nastavit upomínky?

1. Nastavení upomínek

Minimální částka upomínky

V sekci Nastavení upomínek faktur v poli Minimální částka upomínky v Kč zadejte částku, pod jejíž limit neuhrazené faktury nechcete upomínat. Pokud bude aktuální dlužná částka faktury nižší než tato částka, nebude možné k nesplacené faktuře upomínku vystavit.

U neuhrazených faktur v cizí měně se s minimální částkou upomínky porovnává dlužná částka faktury evidovaná v tuzemské (účetní) měně.

Upomínání zálohových faktur

V aplikaci mPOHODA lze volitelně upomínat také zálohové faktury. Chcete-li vystavovat upomínky i k neuhrazeným zálohovým fakturám, aktivujte v nastavení volbu Upomínat zálohové faktury. Poté bude na zálohové faktuře na záložce Upomínky aktivní povel  Přidat upomínku, jehož prostřednictvím vytvoříte k dané zálohové faktuře novou upomínku.

Více se dozvíte v nápovědě.

Co následuje po rozsudku?

• Pokud dlužník ani poté nezaplatí dobrovolně, můžete požádat o exekuci. Exekutor pak může obstavit účet, majetek nebo mzdu dlužníka.
• V některých případech lze využít i platební rozkaz, což je zjednodušená forma soudního řízení.

Neuhrazené faktury jsou nepříjemnou realitou podnikání, ale správným postupem můžete minimalizovat riziko ztrát. Klíčem je včasná kontrola splatnosti, rychlá reakce a důsledná komunikace s klientem. Pokud běžné upomínky nezabírají, neváhejte využít právní kroky – předžalobní výzvu a případně soudní řízení.

Článek byl připravený ve spolupráci se společností Orange Academy s.r.o.