Odesílání e-mailů v Pohodě

Než začnete e-maily využívat, stačí si nastavit připojení k vybranému poštovnímu klientovi nebo k SMTP serveru. POHODA podporuje i zabezpečené připojení, takže ji bez problémů propojíte například s Gmailem či Seznamem.

Samotné možnosti odesílání jsou velmi flexibilní. Nejčastější volbou je faktura v podobě PDF přílohy, která partnerovi dorazí přesně tak, jak byste ji vytiskli. V příloze takové faktury, nebo i samostatně, můžete poslat či obdržet dokument ve formátu ISDOC. Z přijatého souboru v tomto formátu program POHODA sám získá data a vytvoří obvykle přijatou fakturu. Kromě toho lze k e-mailu snadno připojit další soubory a pro pravidelně se opakující zprávy využít šablony e-mailů. Ty si nastavíte podle sebe, včetně textu předmětu a zprávy – ušetří Vám čas a zajistí jednotný styl komunikace.

Odeslání e-mailu se automaticky zaznamenává na záložku Události (potřebné nastavení provedete v agendě Globální nastavení/CRM v části Automaticky zaznamenávat události). Z vytvořené události se poté můžete přepnout do agendy Odeslané e-maily, ze které jednoduše otevřete přílohu e-mailu či její umístění.

Odeslat e-mail můžete hned několika způsoby

• Ikonou ze standardní lišty – výchozí tisková sestava se exportuje do PDF a vloží do e-mailu.

• Z dialogového okna Tisk tlačítkem Odeslat PDF e-mailem, resp. Odeslat u HTML sestav.

• Povelem Záznam/Komunikace/Nový e-mail.

Samotná agenda Odeslané e-maily funguje jako historie veškeré komunikace. Máte tak po ruce kompletní přehled o tom, kdy a komu jste fakturu, nabídku či jiný dokument poslali. Z nabídky Záznam můžete například v případě potřeby znovu odeslat e-mail včetně jeho příloh.

Formát e-mailu si můžete mimo prostého textu nastavit i jako HTML, když si chcete s jejich vzhledem víc pohrát.
Praktické je pohlídat si několik drobností: správně vyplněné adresy u partnerů, ověřené přihlašovací údaje k SMTP serveru a přiměřenou velikost příloh. Díky tomu se vyhnete zbytečným komplikacím a budete mít jistotu, že vaše zprávy dorazí bez problémů.

Odesílání dokladů přímo z Pohody šetří čas, minimalizuje chyby a přináší jasný přehled. Všechno zvládnete rychle a na jednom místě, a navíc působíte profesionálně – Vaši partneři obdrží doklady okamžitě, v jednotné podobě a bez zbytečného čekání.

Dokumenty připojené snadno a rychle

Pokud máte u faktury na záložce Dokumenty uložené související doklady, jako například smlouvy, cenové nabídky či technickou dokumentaci, můžete je nyní jednoduše připojit k odesílanému e-mailu. Díky nové proměnné <DokumentyDokladu> už nemusíte jednotlivé soubory hledat a přidávat ručně, POHODA je za Vás automaticky ke zprávě připojí. Navíc si sami určíte, které dokumenty se mají do přílohy vložit – stačí si nastavit jednoduchý filtr.

Chcete posílat pouze PDF? Potom zadejte podmínku *.pdf. Do zprávy je navíc možné připojit nejen jednotlivé soubory, ale i obsah celé podsložky vytvořené na záložce Dokumenty. Díky tomu má příjemce vždy kompletní podklady – od faktury až po předávací protokol – a vy máte jistotu, že na nic nezapomenete a ještě k tomu ušetříte čas.

V dialogovém okně pro odeslání e-mailu se tato proměnná společně s nastaveným filtrem zobrazí v části určené pro přílohy. Filtr si můžete kdykoli upravit pomocí odpovídající volby z nabídky operací, kterou vyvoláte pravým tlačítkem myši. Stejným způsobem si můžete zobrazit i všechny soubory z dokumentů, které vybranému filtru odpovídají.

Další novinkou v dialogovém okně pro odeslání e-mailů je i způsob přikládání příloh. K tomu nově slouží volba Připojit soubor v horní části okna. Připojené soubory se nyní zobrazují jako ikony a prostřednictvím nabídky dostupné přes pravé tlačítko myši s nimi můžete provádět další operace. Kromě toho lze využít také funkci přetažení – soubor jednoduše přesuňte myší do e-mailu a on se okamžitě přidá jako příloha.

Je-li v agendě Uživatelské nastavení/E-mail nastavena složka pro ukládání příloh, vytvoří se nyní pro každý záznam z agendy Odeslané e-maily unikátní složka. Do ní se uloží všechny přílohy e-mailu včetně ručně přidaných. Výjimkou jsou zprávy odeslané prostřednictvím možností Výchozí (MAPI) a Microsoft Outlook (COM), kdy se ukládají pouze přílohy vytvořené přímo z programu (například tiskové sestavy).