ISDOC: Jak ušetřit hodiny díky automatizaci

Papírovým fakturám odzvonilo – automatizace začíná e-fakturou

Elektronická fakturace se už dávno neomezuje jen na zaslání PDF e-mailem. Pokud chcete opravdu šetřit čas a snížit chybovost v účetnictví, je načase se seznámit s formátem ISDOC. Právě ten umožňuje automatický přenos údajů z faktury přímo do účetního systému – bez ručního opisování, přepínání oken nebo hledání částky k úhradě.

Co dalšího se v článku dočtete?

• Proč je automatizace důležitá
• ISDOC jako první krok k automatizaci
• Automatizace pod kontrolou
• Praktické rady: Jak ISDOC v Pohodě šetří čas (a nervy)
• ISDOC není cíl, ale cesta

ISDOC je uznávaný český standard pro výměnu elektronických faktur. Ve srovnání s běžným PDF souborem obsahuje i strukturovaná data, která účetní software – jako například systém POHODA – dokáže načíst a dále s nimi pracovat. Všechny výhody tohoto formátu jsme vám představili v našem článku ISDOC: Tajná zbraň vaší PDF faktury, o které jste (možná) nevěděli.

Proč je automatizace důležitá

Ruční přepisování údajů z faktur není jen zdlouhavé – je i rizikové. Stačí jeden překlep ve variabilním symbolu nebo špatně zadané datum a problém je na světě. A když k tomu přičtete zahlcenou e-mailovou schránku nebo zapadlou papírovou fakturu mezi jiné doklady, není těžké přijít o přehled, nebo dokonce propásnout termín úhrady.

Automatické zpracování faktur pomáhá těmto chybám předcházet. Šetří čas, eliminuje zbytečné rutinní úkony a uvolňuje ruce účetním i podnikatelům. V dlouhodobém horizontu navíc podporuje růst firmy – čím méně času strávíte přepisováním, tím víc se můžete věnovat rozvoji svého podnikání a péče o své zákazníky.

ISDOC jako první krok k automatizaci

Automatizace v účetnictví nezačíná složitými integracemi nebo nasazením umělé inteligence – první krok může být mnohem jednodušší. Pro zpracování faktur začněte využívat formát ISDOC. Ten totiž umožňuje jejich hromadný import do účetního systému – včetně všech důležitých údajů, jako je částka, variabilní symbol, datum splatnosti nebo sazby DPH.

Pojďme si ukázat, jak to vypadá v praxi

1. 1. Do e-mailu vám přijde e-faktura ve formátu ISDOC.
2. 2. Stáhnete ji a naimportujete do svého systému.
3. 3. Údaje se automaticky přenesou.
4. 4. Stačí zkontrolovat a zaúčtovat.

Tip: Nejste si jistí, co s fakturou ve formátu ISDOC? V článku Přišel mi ISDOC, co s tím? najdete jednoduchý návod, jak začít a jak s e-fakturou dále pracovat. 

Automatizace pod kontrolou

ISDOC je užitečný nástroj, ale není všemocný. Automaticky přenese údaje z faktury do účetního systému, čímž vám výrazně ulehčí práci – ale finální kontrola samozřejmě zůstává na vás.

Například ISDOC sám nevyhodnotí, zda je faktura v režimu přenesené daňové povinnosti, neprovede zaúčtování podle vašich interních pravidel ani nespáruje platbu s bankovním výpisem. To už je doména účetního systému, který na základě elektronické faktury spustí další automatické kroky.

Jinými slovy – ISDOC je základní stavební kámen, na kterém můžete postavit efektivní digitální práce v účetnictví. Nevyřeší všechno, ale výrazně zjednoduší start a připraví půdu pro další automatizaci. A čím dřív s tímto základem začnete, tím snáz navážete pokročilejšími nástroji a procesy.

Praktické rady: Jak ISDOC v Pohodě šetří čas (a nervy)

Pokud chcete automatizaci účetnictví opravdu zažít v praxi, ISDOC je ideální první krok. A jestli používáte účetní software POHODA, máte vyhráno. POHODA podporuje ISDOC, takže celý cyklus – od přijetí faktury až po její zaúčtování a kontrolu – je ověřený praxí. Přitom se nemusíte učit žádné složité postupy, celý proces je intuitivní a v Pohodě jej zvládnete jen s minimem počátečního nastavení.

Co potřebujete pro zpracování e-faktur?

• Účetní systém, který ISDOC podporuje – například program POHODA nebo aplikace mPOHODA
• Fakturu ve správném formátu – tedy .isdocx, .isdoc nebo .pdf s přílohou ISDOC
• Základní znalost práce s importem do svého účetního systému

„ISDOC jsou data, PDF je obrázek faktury – přesto je škoda, že mnoho účetních odmítá ISDOC používat, s tím, že je rychlejší zkopírovat předchozí fakturu, nebo tento formát neznají a údaje přepisují z papíru. Ale vícepoložková faktura, tam už je úspora času výrazná, a rovnou se dá tvořit příjemka do skladu a tento proces automatizovat.“

Bc. Bohuslava Kutnerová
CEO v Arelas, s.r.o.

Díky tomu místo opisování údajů z PDF nebo papíru jen zkontrolujete a zaúčtujete. Automatizace tak začíná tam, kde má největší efekt – v běžné denní praxi.

V čem byste měli být obezřetní?

I když ISDOC výrazně omezuje chybovost, ne všechno zvládne sám. Pohlídejte si:

• Správný formát – nepleťte si ho s běžným PDF. Automatizace funguje jen se strukturovanými daty.
• Kontrolu načtených údajů – zejména pokud dodavatel nevyplnil některá pole úplně nebo správně.
• Způsob odesílání – ne každý dodavatel posílá ISDOC automaticky. Někdy stačí dodavatele požádat, aby vám místo běžného PDF posílal faktury ve správném formátu.

ISDOC není cíl, ale cesta

ISDOC není jen moderní formát faktur – je to klíč, který otevírá bránu k automatizaci. Pokud ho začnete používat v účetním systému POHODA, ušetříte si zbytečnou rutinu, snížíte riziko chyb a získáte více času na to, co je pro vás v podnikání opravdu důležité. Až vám příště přijde e-faktura, vnímejte to jako příležitost, jak si práci usnadnit. S formátem ISDOC vám pomůže ekonomický software POHODA.