Prokázané a neprokázané výdaje při pracovní cestě

Náhrady zaměstnanci při pracovní cestě řeší část sedmá zákoníku práce. Na úvod si dovoluji připomenout novinku v zákoníku práce, a to § 346c:
 
„Zaměstnanec nemůže zaměstnavatele zprostit povinnosti poskytnout mu mzdu, plat, odměnu z dohody a jejich náhrady, odstupné, odměnu za pracovní pohotovost a náhradu výdajů příslušejících zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce.“
 
Co z tohoto prakticky vyplývá? Zaměstnanec se nemůže dobrovolně vzdát cestovních náhrad ani jejich části. V praxi bývá velmi časté, že se zaměstnanec vzdá tuzemského stravného při krátké pracovní cestě a nechá si proplatit pouze náklady s cestou vzniklé (např. náhradu za vozidlo, parkovné apod.).
 
Obvyklou motivací pro toto je, aby nepřišel o stravenku vyšší nominální hodnoty, než je vzniklé stravné. Druhou častou motivací je snížení administrativní zátěže zaměstnance i zaměstnavatele. Od ledna roku 2012 již takový postup není možný a zaměstnavatel musí stravné proplatit.
 
Totéž platí i u společníků a jednatelů společnosti, kteří taktéž často netvoří cestovní vyúčtování, nepožadují stravné a pouze nárokují náhradu výdajů spojených se služební cestou. Takovýto postup je nyní nezákonný a může za něj následovat sankce ze strany úřadu práce. Společník či jednatel je podle zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, pro účely cestovních náhrad považován za zaměstnance i v případě, že pracuje na základě obchodněprávního vztahu, a musí mu být proto vyplaceny cestovní náhrady v plné výši.

Kdy náleží náhrada cestovních výdajů?

Náhrada cestovních výdajů náleží při pracovní cestě či cestě mimo pravidelné pracoviště. Přitom platí ustanovení § 34a zákoníku práce:
 
„Není-li v pracovní smlouvě sjednáno pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, platí, že pravidelným pracovištěm je místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Jestliže je však místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají cesty zaměstnance za účelem výkonu práce. Pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad nesmí být sjednáno šířeji než jedna obec.“
 
Z tohoto ustanovení vyplývá, že při cestě mimo obec výkonu práce se bude vždy jednat o pracovní cestu. Co se týče cesty v rámci obce, bude záležet na sjednaném místě výkonu práce, resp. pravidelném pracovišti, pokud je sjednáno.
 
Pokud bude sjednáno místo výkonu práce přesnou adresou (např. Vinohradská 10, Praha), pak jakákoliv cesta mimo tuto adresu v rámci Prahy je považována za pracovní cestu. Pokud je místem výkonu Praha, bez omezení adresou, tak cesty v rámci Prahy nebudou považovány za pracovní cestu a nebude náležet stravné.
 
Samozřejmě zaměstnanec má i v takovém případě nárok na prokázané výdaje spojené s výkonem zaměstnání, což může být např. parkovné či jízdné MHD. Není však možné pro účely cestovních náhrad stanovit místo výkonu práce (resp. pravidelné pracoviště) např. Jihočeský kraj, celé území ČR a následně poté cestovné nevyplácet.

Vyslání na pracovní cestu

Zaměstnavatel zaměstnance vysílá na pracovní cestu příkazem k pracovní cestě, kde stanoví konkrétní podmínky – včetně ubytování, použité dopravy atd.
 
Náhrada jízdních výdajů – taxi a hromadná doprava (vlak, autobus, letenka, MHD), se platí v prokázané výši. Výše jízdného se prokazuje nejčastěji jízdenkou, v případě letadla letenkou a palubní vstupenkou, při použití taxi daňovým dokladem.
 
Vlastní vozidlo smí zaměstnanec využít ke služební cestě výhradně se souhlasem zaměstnavatele. Pokud mu zaměstnavatel tento souhlas nedá a zaměstnanec přesto využije ke služební cestě vlastní vozidlo, nemá zaměstnavatel povinnost poskytnout mu náhradu za užití vlastního vozidla. Poskytne mu náhradu jízdného v obvyklé výši.
 
Pro určení obvyklé výše jízdného lze použít kalkulátory jízdného na internetu:

• pro jízdné vlaků ČD, nebo

• pro jízdné autobusů a MHD.

Pokud zaměstnanec využije MHD v obci, kde má sjednáno místo výkonu práce, náleží mu náhrada jízdného v obci obvyklého i bez prokázání. Nicméně pro účely daňového uznatelnosti nákladů je třeba mít připraveny důkazy, že skutečně služební cesta proběhla. Z tohoto důvodu lze doporučit, aby zaměstnavatel jízdenky MHD uschovával. Pokud proplácí jízdné MHD bez jízdenky, je vhodné si opatřit další důkazy o vykonané služební cestě.
 
Při této příležitosti bych chtěla upozornit na správné daňové posouzení při proplácení celých či části kupónů na MHD, traťových jízdenek, kilometrické banky ČD a jiných paušálních jízdních dokladů zaměstnavatelem. Jelikož není možné obvykle prokázat, že zaměstnanec jízdní doklad využije výhradně ke služební cestě a nikoliv taktéž k soukromým účelům, nelze tento druh jízdného považovat za náhradu cestovních výdajů.
 
Z daňového pohledu je proplacení kupónu MHD třeba posuzovat jako zaměstnanecký benefit, nikoliv jako úhradu jízdného. Pokud nepůjde o případ zvýhodněného jízdného na omezenou dobu v místě služební cesty v jiné obci, než má zaměstnanec místo výkonu práce a své bydliště.

Příklad

Zaměstnanec s bydlištěm a místem výkonu práce v Kladně bude vyslán na týdenní pracovní cestu do Prahy – na odborný seminář. Zde bude každý den dojíždět z hotelu do jiného místa v Praze, kde bude probíhat seminář. Na dobu strávenou v Praze si koupí týdenní jízdenku MHD. V tomto případě si jízdenku koupil za účelem vykonání služební cesty.
 
Výdaje na ubytování se poskytují zaměstnanci taktéž v prokázané výši. Výdaje na ubytování se prokazují daňovým dokladem vystaveným poskytovatelem ubytování. Takový doklad musí splňovat náležitosti účetního a daňového dokladu. Dále je vhodné, aby na dokladu bylo uvedeno jméno ubytovaného a datum ubytování, aby bylo možné prokázat souvislost s pracovní cestou.
 
Dále zaměstnanci náleží náhrada prokázaných dalších nutných vedlejších nákladů. Tam lze zařadit parkovné, vstupné, poplatky za zavazadla, směnárenské poplatky, víza apod.
 
Všechny tyto výdaje náleží zaměstnanci v prokázané výši a v prokázané výši jsou také daňovým nákladem zaměstnavatele.
 
Výše stravného se neprokazuje a ani neposkytuje ve skutečné výši. Stravné se vždy poskytuje v souladu se zákoníkem práce. Pokud je součástí služební cesty obchodní oběd s obchodním partnerem, nejedná se o stravné, ale o výdaje na reprezentaci. Tyto výdaje jsou vždy daňově neuznatelné.

Co dělat v případě, že výdaje nemůže zaměstnanec prokázat?

V praxi je však časté, že některé výdaje zaměstnanec nemůže prokázat – např. ztratil jízdenku, parkovací automat nevydal potvrzení o úhradě. V takových případech nemá zaměstnavatel povinnost zaměstnanci cestovní výdaje hradit. S výjimkou stravného a náhrad za použití vlastního auta, které se poskytují paušálně.
 
Pokud se však zaměstnavatel rozhodne zaměstnanci tyto výdaje proplatit, rozhoduje zaměstnavatel plně o výši náhrad. V takovém případě by zaměstnanec měl vhodným způsobem prokázat výši těchto výdajů a doložit čestné prohlášení, ve kterém stvrzuje jejich použití při služební cestě. Výše těchto náhrad by měla být v obvyklé výši.
 
Pokud se nedohodnou jinak, je zaměstnanec povinen do 10 pracovních dnů po skončení cesty předložit zaměstnavateli vyúčtování služební cesty. Toto vyúčtování je povinen udělat zaměstnanec. Nestačí tedy, jak bývá často zvykem, aby zaměstnanec odevzdal jízdenky. Z důvodu průkaznosti výdajů je vhodné, aby součástí vyúčtování byla podrobná cestovní zpráva, ve které zaměstnanec popíše průběh služební cesty – s kým jednal (název firmy i pracovníka, s kterým vedl jednání), jaké byly výsledky obchodního jednání a další důležité okolnosti.
 
Pokud účelem služební cesty byla návštěva výstavy, veletrhu či účast na školení, měl by zaměstnanec uvést toto v cestovní zprávě. Zaměstnavatel musí být schopen prokázat finančnímu úřadu účast na těchto akcích. K tomu slouží např. použitá vstupenka, prezenční listina s fakturací kurzu a další důkazy.
 
Zaměstnavatel by měl mít vnitřní předpis, ve kterém stanoví výši stravného a podmínky pro poskytování cestovních náhrad. Při poskytování cestovních náhrad musí zaměstnavatel dbát na zákaz diskriminace a pravidla rovného zacházení se zaměstnanci.

Článek byl připravený ve spolupráci s Účetnictvím bez starostí.