Potvrzení o zaměstnání (lidově nazýváno „zápočtový list“) má povinnost vydat zaměstnavatel při skončení pracovního poměru. Tato povinnost se týká nejen klasického pracovního poměru založeného pracovní smlouvou, ale i dohody o pracovní činnosti.

Dokonce i u dohody o provedení práce se v některých případech potvrzení o zaměstnání vystavuje. Tato povinnost zaměstnavatele může nastat ve dvou situacích. První je stav, kdy se z dohody o provedení práce odvádí zdravotní a sociální pojištění. Přesněji řečeno, kdy dohoda založila účast na nemocenském pojištění.

Toto může nastat v momentě, když je odměna z dohody o provedení práce vyšší než 10 000 Kč měsíčně nebo by zaměstnanec překročil limit odpracovaných 300 hodin ročně. Druhou situací je stav, kdy je z odměny z dohody o provedení práce prováděn výkon rozhodnutí nebo exekuce srážkami ze mzdy.

Pro všechny případy, kdy se potvrzení o zaměstnání vydává, platí, že zaměstnavatel v tomto dokumentu musí (dle § 313 odst. 1 zákoníku práce, dále jen „ZP“) uvést:

• údaje o zaměstnání, zda se jednalo o pracovní poměr, dohodu o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti; dále se uvádí doba trvání,
• druh konané práce,
• dosažená kvalifikace,
• odpracované doba a další skutečnosti rozhodné pro dosažení nejvýše přípustné expoziční doby,
• zda jsou prováděny srážky ze mzdy, a pokud ano, který orgán srážky nařídil, v čí prospěch, výše pohledávky určená pro srážení, výše dosavadních srážek a pořadí pohledávek,
• údaje o započitatelné době v zaměstnání v I. a II. pracovní kategorii za dobu před 1. 1. 1993 pro účely důchodového pojištění.

Samozřejmostí je uvedení základních nacionálií zaměstnance, jako je jméno, příjmení a adresa bydliště. Dále se uvádí datum narození, aby byl zaměstnanec jasně identifikován (rodné číslo se neuvádí – není povinným údajem podle ZP a zaměstnanec by musel k tomu dát předchozí souhlas podle zákona na ochranu osobních údajů; vzhledem k tomu, že potvrzení o zaměstnání neslouží primárně pro účely odhlášení zaměstnance ze správy sociálního zabezpečení nebo ze zdravotní pojišťovny, jednalo by se stejně o nadbytečný údaj).

Pochopitelně zaměstnavatel uvede své identifikační údaje, tedy název firmy, sídlo, IČ a údaje o zápisu do veřejného rejstříku.

Co musí být v zápočtovém listu uvedeno?

Pojďme si vysvětlit některé body, které zákoník práce vyžaduje, aby byly v potvrzení o zaměstnání uvedeny, jak jsou uvedeny v seznamu výše. Pod druhem konané práce se rozumí konkrétní pracovní zařazení, např. účetní, prodavačka, dělník atd.

Údaje o dosažené kvalifikaci sice ZP nařizuje uvádět, ale mnoho zaměstnavatelů tuto sekci ponechává nevyplněnou. Neznám praktický případ, kdy by neuvedení této skutečnosti napadl inspektorát práce jako nesplnění zaměstnavatelovy povinnosti. Zaměstnavatelé zpravidla tuto sekci vyplňují tehdy, pokud během trvání zaměstnání u zaměstnance dojde ke zvýšení jeho kvalifikace.

U povinných náležitostí potvrzení o zaměstnání se stanoví povinnost uvést odpracovanou dobu, což je pochopitelné (uvádí se s přesností na dny).

Ovšem údaj o nejvýše přípustné expoziční době již nemusí být pro každého srozumitelný. Tento pojem je obsažen v nařízení vlády č. 361/2007 Sb., kterým se stanoví podmínky ochrany zdraví při práci (včetně novelizací) a týká se hlavně hygienických limitů chemických látek v pracovním ovzduší. Pokud toto musí zaměstnavatel řešit, jistě ví, co by měl do potvrzení o zaměstnání uvést. Běžní zaměstnavatelé tedy nemusí údaje o expoziční době řešit.

Pokud končí pracovní poměr zaměstnanec, u jehož mzdy byly prováděny srážky ze mzdy (týká se i dohod o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce), měl by zaměstnavatel věnovat této sekci v potvrzení o zaměstnání náležitou pozornost.

Vyplnění úplných údajů umožní novému zaměstnavateli, pro kterého převážně potvrzení o zaměstnání slouží, navázat na dosavadní provádění srážek ze mzdy, a původní zaměstnavatel tak splní jednu z povinností, které má vůči exekutorům (současně by měl těmto exekutorům oznámit skončení pracovního poměru).

Poslední povinný údaj, který uvádí ZP při vystavení potvrzení o zaměstnání, se nebude týkat velkého okruhu podnikatelů, neboť I. a II. pracovní kategorii pro účely důchodového pojištění vymezovalo nařízení vlády č. 117/1988 Sb. s účinností od 1. 10. 1988, které bylo k 1. 6. 1992 zrušeno. Opět tedy nepůjde o informace, kterým by musela značná část podnikatelských zaměstnavatelů věnovat pozornost.

Zaměstnanec má možnost se do tří měsíců od doby, kdy se s obsahem listiny seznámil, obrátit na soud, pokud by s údaji obsaženými v potvrzení o zaměstnání nesouhlasil. Ovšem s ohledem na to, jaké údaje se do potvrzení uvádějí, toto nebude nikterak časté.

Na žádost zaměstnance má zaměstnavatel povinnost uvést v odděleném potvrzení další údaje, které jsou uvedeny v § 313 odst. 2 ZP. Jde zejména o údaje, které jsou důležité pro případné zařazení do evidence uchazečů o zaměstnání, a výpočet výše eventuální podpory v nezaměstnanosti.

Mezi takto separátně potvrzované údaje tedy patří údaj o výši průměrného výdělku, údaj o rozvázání pracovního poměru z důvodu porušení pracovních povinností zvlášť hrubým způsobem a další údaje rozhodné pro posouzení nároku na podporu v nezaměstnanosti.

Dokdy musí zaměstnavatel zápočtový list vydat?

Velmi podstatným ustanovením v § 313 ZP, týkající se potvrzení o zaměstnání, je to, že zaměstnavatel je povinen toto potvrzení vydat při skončení pracovního poměru. To tedy znamená, že zaměstnanec již v den skončení pracovního poměru musí disponovat tímto dokumentem, na což řada zaměstnavatelů zapomíná, a vystavuje se tak riziku případné pokuty od inspektorátu práce.

Zatímco odhlášku ze správy sociálního zabezpečení a ze zdravotní pojišťovny může zaměstnavatel odeslat do osmi dnů od skončení pracovního poměru, potvrzení o zaměstnání tomuto všemu předchází a je nutné jej vydat opravdu včas.

Článek byl připravený ve spolupráci se společností Finservis s.r.o.