Nejlepší účetní systém: Průvodce výběrem

Proč se vyplatí vybrat si ten správný účetní program?

Výběr nejlepšího účetního systému může na první pohled vypadat jako složitý úkol. Když ale najdete ten pravý, vše se začne mnohem snáz zvládat. Může vám ušetřit spoustu času, usnadní administrativu a pohlídá aktuální legislativu. Ať už jste OSVČ, účetní nebo vedete malou firmu, správný software je klíčový pro to, aby vaše podnikání běželo bez problémů. Při výběru se zaměřte na pár věcí, které vám mohou usnadnit rozhodování:

• Jaké máte povinnosti v účetnictví a co všechno vám program nabídne
• Jaké agendy a funkce program pokrývá
• Kolik uživatelů a v jakém rozsahu bude se systémem pracovat
• Jak často se k programu vydávají aktualizace a vylepšení
• Jak kvalitní je zákaznická podpora
• Co říkají ostatní uživatelé
• Jak je to s cenou a možnostmi rozšíření

Tento přístup vám pomůže se rozhodnout, co pro vás bude to nejlepší.

1.    Musíte vést účetnictví, nebo vám stačí daňová evidence?

Než se pustíte do výběru účetního programu, vyplatí se zjistit, jaké povinnosti se k vašemu podnikání vztahují. Jednou z nich je i to, jestli máte vést daňovou evidenci, nebo účetnictví. Ať už platí cokoliv, vždy je potřeba držet se aktuální legislativy.

Účetnictví je pro vás povinné, pokud:

• jste právnická osoba,
• jste fyzická osoba s ročním obratem nad 25 milionů korun,
• jste fyzická osoba zapsaná v obchodním rejstříku,
• nebo se pro vedení účetnictví rozhodnete dobrovolně.

Velikost firmy sice hraje roli, ale při výběru účetního softwaru je zásadní hlavně to, kolik dat zpracováváte a jak složité jsou vaše procesy. I menší podnik tak může potřebovat robustní řešení, pokud pracuje s rozsáhlou agendou.

Naopak pokud podnikáte v menším rozsahu, často si vystačíte s daňovou evidencí. Na trhu najdete řadu účetních systémů i jednoduchých fakturačních aplikací. Pokud s podnikáním teprve začínáte a řešíte hlavně faktury, které pak předáváte své účetní, může se vám hodit nástroj jako mPOHODA. Ten je navíc od tvůrců ekonomického softwaru POHODA, a tak si můžete být jistí bezproblémovým propojením.

Tip: Nejste si jistí, jestli zvládnete vést účetnictví sami? Možná pro vás bude výhodnější svěřit ho externí firmě. Výhody i nevýhody tohoto řešení jsme shrnuli v našem článku o outsourcingu účetnictví.

2.    Jaké agendy by měl účetní systém obsahovat?

Při výběru účetního systému se rozhodujete pro nástroj, který vám usnadní každodenní práci a zároveň bude spolehlivým partnerem na dlouhou dobu. Výběr správného systému je zásadní investicí do vaší firmy. Každý podnikatel má totiž jiné požadavky — někdo si vystačí s jednoduchým fakturačním nástrojem, jiný potřebuje robustní software, který zahrnuje i skladové hospodářství, evidenci majetku či mzdy.

Při rozhodování se zamyslete, jaké funkce budete skutečně potřebovat. Zde je seznam agend, které by váš účetní systém měl pokrývat:

• Adresář, kontakty a úkoly – Uspořádané kontakty na jednom místě jsou základem pro efektivní komunikaci a organizaci práce.
• Fakturace a objednávky – Klíčová část každého podnikání, která vám pomůže řídit toky peněz.
• Evidence DPH a ostatních daní – Udržování přehledu o daních je nezbytné pro správné a bezchybné plnění daňových povinností.
• Hotovostní prodej a pokladna – Nezbytné pro firmy, které prodávají za hotové.
• Správa majetku – Přehledná evidence vám usnadní správu dlouhodobého či leasingového majetku.
• Skladové hospodářství – Efektivní řízení zásob a sledování pohybu položek ve skladu.
• Mzdy a personalistika – Správa mezd a personálních údajů pro hladký proces vyplácení a správné odvody.
• Vedení knihy jízd a cestovních příkazů – Sledování pracovních cest a s tím spojených nákladů.
• Propojení s internetovým bankovnictvím – Snadné propojení s bankou, e-shopem nebo objednávkovým systémem pro efektivní správu financí.
• Možnosti přístupových práv – Ochrana dat je klíčová, zejména pokud systém používá více uživatelů.

Další výhodou některých účetních systémů je možnost propojení s dalšími nástroji, jako jsou CRM, docházkové systémy nebo reporting. Před výběrem se ujistěte, že váš software umožňuje integrace, které vám usnadní práci a podpoří růst vašeho podnikání.

Důležitá rada: Ovládání účetního systému by mělo být intuitivní a uživatelsky přívětivé. Nezapomeňte si systém před koupí vyzkoušet. Využijte demoverzi nebo bezplatnou verzi s omezením funkcí, abyste se ujistili, že software vyhovuje vašim potřebám. Například účetní software POHODA Start nabízí možnost vyzkoušet program zdarma, dokud nevyčerpáte určité limity. Co vše si ohlídat při využívání účetních programů zdarma se dozvíte v článku na Portálu POHODA – Účetní programy zdarma: V čem je háček?

Tip: Zvažujete změnu účetního programu? Přechod na nový software může být jednodušší, než si myslíte. Podívejte se na mýty, které tento proces často provázejí, a zjistěte, jak hladce může probíhat.

3.    Kolik uživatelů bude v účetním systému pracovat?

Při výběru účetního softwaru je důležité zvážit, kolik lidí bude s programem pracovat. Pokud si účetnictví vedete sami, můžete si vystačit s jednodušším systémem. Pro větší firmy nebo účetní firmy s více zaměstnanci je však třeba zvolit robustní řešení, které umožní efektivní spolupráci více uživatelů.

Před výběrem software se ujistěte, že vámi vybraný účetní program podporuje správu uživatelských oprávnění a umožňuje současnou práci více lidí. Tato funkce je klíčová pro správu přístupu k různým částem systému, což přispívá k bezpečnosti dat a usnadňuje týmovou spolupráci.

Pokud vaše firma roste, určitě oceníte účetní systém, který je flexibilní a snadno rozšiřitelný. Můžete přidávat nové uživatele, upravovat jejich přístupová práva nebo přidávat nové funkce podle toho, jak se vaše potřeby mění.

4.    Pravidelné legislativní a funkční aktualizace účetního systému

Účetní software musí být v souladu s aktuálními daňovými zákony a účetními předpisy, které se pravidelně mění. Je klíčové, aby poskytovatel zajišťoval pravidelné aktualizace, které zajistí, že systém bude vždy aktuální. Například účetní systém POHODA nejen reflektuje legislativní změny, ale také modernizuje své funkce, což usnadňuje každodenní práci uživatelům.

Tip: Nestíháte pravidelně sledovat legislativní změny? Přečtěte si náš článek a zjistěte, co by měl váš účetní program v roce 2025 opravdu umět.

S rostoucími požadavky na technologický vývoj je nezbytné, aby účetní software držel krok s dobou. Nové funkce a vylepšení často vycházejí ze zpětné vazby uživatelů, což pomáhá systém přizpůsobit jejich potřebám, zjednodušovat účetní operace a minimalizovat riziko chyb.

„Líbí se mi, že tým vývojářů reaguje na podněty uživatelů a Pohodu neustále vyvíjí, aby držela krok s legislativními změnami a potřebami účetních.“ uvádí Jana Oujeská z účetní společnosti EXPEL s.r.o.

5.    Proč je zákaznická podpora klíčová při výběru účetního softwaru?

Ať už se v účetnictví nějakou dobu pohybujete, nebo právě začínáte podnikat, může se stát, že narazíte na situaci, kdy budete potřebovat pomoc. Spolehlivý účetní software by měl mít kromě kvalitní podpory i další nástroje, které vám práci usnadní. Na co se zaměřit při výběru?

• Zákaznická podpora – vždy k dispozici, ať už telefonicky nebo e-mailem.
• Pravidelné aktualizace – aby váš software reflektoval všechny legislativní změny a nové funkce.
• Podrobná příručka – jasný a srozumitelný návod, který vás povede krok za krokem.
• Databáze FAQ – rychlý přehled odpovědí na často kladené dotazy.
• Videonávody – krátké ukázky, které vám pomohou jak co nejlépe využívat možnosti softwaru.

Například STORMWARE, vývojářská společnost ekonomického systému POHODA, poskytuje uživatelům rozsáhlou podporu. K dispozici máte videoobsah, pravidelně aktualizované příručky, mobilní aplikaci zdarma a možnost kontaktovat jejich tým 8 hodin denně, 5 dní v týdnu. Navíc jejich databáze FAQ je neustále aktualizována, aby vám pomohla rychle najít odpověď.

Tip: Na YouTube kanál Stormware najdete videonávody, e-learningy, tipy pro účetní praxi a mnoho dalších materiálů, které vám usnadní práci.

V MOSS logistics mají s Pohodou už více než 20 let zkušeností.

„Jsme velice spokojeni s operátory info linky, kteří vždy ochotně, rychle a srozumitelně reagují na naše dotazy.“ dodává finanční ředitel Miroslav Bula.

6.    Získejte užitečné informace díky referencím

Při výběru účetního systému je důležité zohlednit nejen kvalitu softwaru, ale i pozici vývojové firmy na trhu – její velikost, dobu působení a spolupráci s odborníky. Ale co je ještě cennější, jsou reference od uživatelů, kteří s daným systémem mají praktické zkušenosti.

Nejlepší je zeptat se lidí ve vašem okolí, kteří software již používají. Recenze na internetu nemusí vždy poskytovat objektivní obrázek, protože uživatelé častěji sdílejí negativní zkušenosti než pozitivní, což může zkreslovat celkový dojem.

Kromě osobních doporučení je dobré prozkoumat odborné časopisy a weby o účetnictví, které obsahují diskuzní fóra a zkušenosti uživatelů. Sociální sítě, jako Facebook nebo LinkedIn, mohou být také skvělé zdroje informací, protože existují různé skupiny zaměřené na účetní práci a konkrétní účetní systémy.

Získání těchto referencí vám pomůže udělat informované rozhodnutí, které vás nezklame.

„Pohodu používám již několik let pro zpracování účetnictví mých klientů. Jsem s ní maximálně spokojený pro její přehlednost a srozumitelnost. A pokud už něčemu nerozumím, tak je skvělý, že se můžu obrátit na podporu, kdykoliv můžu zavolat, takže za mě je to skvělý software.“ říká Ing. et Ing. Stanislav Suchan, MSc., MBA, CA, daňový poradce, certifikovaný účetní, Daňař roku 2024 a Daňová naděje roku 2024, 2022.

Společnost STORMWARE nabízí katalog firem, které používají účetní program POHODA. Tento nástroj vám umožní zjistit, zda je tento software vhodný pro vaše podnikání – a to nejen podle oboru, ale i velikosti společnosti. Prozkoumáním referencí a zkušeností jiných firem můžete získat cenné informace, které vám pomohou při rozhodování.

7.    Co všechno ovlivňuje finální cenu účetního softwaru?

Při výběru účetního softwaru je důležité zvážit nejen počáteční cenu, ale i další faktory, které ovlivňují celkovou finanční zátěž během používání. Ceník by měl být přehledný a transparentní, bez skrytých poplatků. Nezapomeňte, že cena účetního systému není jednorázová, ale zahrnuje různé výdaje v průběhu jeho používání.

Na co se zaměřit při výběru:

• Cena vybraného kompletu – Základní cena softwaru.
• Cena případného rozšíření – Náklady na další funkce nebo větší počet uživatelů. 
• Cena za síťové a nesíťové verze – Cena se může lišit podle toho, zda používáte systém v síťovém režimu nebo na jednom počítači.
• Cena za doplňky – Některé funkce nebo moduly mohou být zpoplatněny.
• Cena za pravidelné aktualizace – Ujistěte se, jak často a za jakou cenu bude software aktualizován.
• Cena za zákaznickou podporu – Některé služby zákaznické podpory mohou být zpoplatněny.
• Cena doprovodného školení – Investice do školení pro efektivní využití systému.
• Cena dalších nadstavbových služeb – Například propojení s dalšími nástroji, CRM, reportingem apod.

Shrnutí: Jak vybrat nejlepší účetní systém?

Výběr nejlepšího účetního systému je zásadní pro efektivní fungování podnikání. Každá firma má odlišné potřeby, proto je důležité zvolit software, který odpovídá velikosti a charakteru vašeho podniku, a zároveň nabízí flexibilitu pro budoucí růst. Při výběru se zaměřte nejen na funkce a cenu, ale také na kvalitu zákaznické podpory a možnosti dalšího rozvoje systému.

Při hledání vhodného softwaru se doporučuje vybírat od ověřených dodavatelů, kteří nabízejí pravidelné aktualizace a podporu v souladu s aktuální legislativou. Důležité je si software před nákupem vyzkoušet, abyste se ujistili, že vyhovuje vašim požadavkům a je snadno ovladatelný.

Tip: Hledáte spolehlivý účetní software? Vyzkoušejte Pohodu – intuitivní a flexibilní ekonomický nástroj, který se přizpůsobí vašim potřebám. POHODA nabízí přehledné rozhraní a širokou škálu funkcí, které usnadní účetnictví, od fakturace až po pokročilé možnosti skladového hospodářství. Díky pravidelným aktualizacím máte jistotu, že vaše účetnictví je vždy v souladu s platnou legislativou. POHODA se tak stane vaším skvělým parťákem na cestě k podnikatelskému úspěchu.

Investice do správného účetního softwaru vám ušetří čas, zjednoduší administrativu a podpoří růst vašeho podnikání. Hodně štěstí při výběru!