Jak na priority?

Stanovit a respektovat

V současnosti se asi žádný z nás nevyhne alespoň občas situaci, kdy toho máme prostě moc a nevíme, jak to všechno zvládnout. To „moc“ může být složeno z různých povinností a úkolů. Pracovních i soukromých. Jak to všechno zvládnout? Jak být produktivnější, nebo dokonce efektivnější? Mnozí z nás hledají pomoc v oblasti „time managementu“ nebo „priority managementu“. Základním principem těchto disciplín je stanovit své priority a respektovat je při své činnosti. Stanovit a respektovat. Oboje je důležité a ani jedno není jednoduché. S respektováním stanovených priorit nám hodně pomůže trénování vlastní vůle a sebekontroly. Pokud se stanovených priorit nedržíme, nefunguje to. Jak ale ty priority stanovit?

Tak určitě

Když nám jde hlava kolem z toho, jak se na nás všechno valí, míváme pocit, že musíme prostě stejně stihnout všechno. A tak nemá smysl, se s nějakými prioritami zabývat. Vzpomínám na půvabnou větu jednoho fotbalového trenéra, který na obvyklou inteligentní otázku novináře „Jak vidíte dnešní zápas?“ bez zaváhání odpověděl: „Tak určitě. Nejdůležitější je vyhrát. Všechno ostatní jsou priority.“ Bohužel jim to tenkrát nevyšlo…

Přesvědčení o tom, že vyhrajeme, jen když stihneme všechno, co se na nás valí, vytváří stres. Zjištění, že stejně nestíháme, vede k frustracím, diskomfortu, či dokonce vyhoření. A právě takovým neblahým koncům může zabránit dobrá práce s prioritami.

Co je to priorita

Sám název napovídá, že jde o něco, co má mít přednost, co si zaslouží „zvláštní zacházení“. Máte-li letenku označenou „PRIORITY“, získáváte výhody. Mít přednost nemusí znamenat, že jste první na řadě. Někdy naopak máte víc času k pobytu v letištním salónku a nastupujete až „právě včas“. Podobně, když si stanovíme priority svých činností, svých povinností, nemusí být prioritní to, co začneme dělat jako první v pořadí. Mělo by to mít ale naši pozornost, měli bychom tomu věnovat zvláštní péči.

Naléhavé a důležité

Klasický time management doporučuje rozlišovat mezi naléhavým a důležitým. Jako naléhavé vnímáme to, co „hoří“, již včera bylo pozdě… Naléhavé činnosti a úkoly na nás „naléhají“, tísní nás, stresují. Vytvářejí tlak. Ve hře jsou termíny, kterým musíme vyhovět, očekávání druhých, „kdy už to bude“.

Důležité bývá spojeno s tím, co nám přináší výsledky nebo pomáhá plnit stanovené cíle. Často v zápalu boje upřednostňujeme naléhavé před důležitým. Vztahu naléhavého a důležitého se věnuje klasický nástroj priority managementu, tzv. Eisenhowerovo okno, Eisenhowerova matice. Pokud bychom měli stanovit pořadí, ve kterém by měly dostávat přednost čtyři úkoly, z nichž by každý vyhovoval jedné z kombinací:

• naléhavé a důležité,
• naléhavé a nedůležité,
• nenaléhavé a důležité,
• nenaléhavé a nedůležité,

nebudeme mít zřejmě potíže se stanovením extrémů.
 

Přednost dáme naléhavému a důležitému a jako poslední zařadíme do fronty nedůležité a nenaléhavé. Častá chyba spočívá v tom, že u zbylých dvou kombinací dáme přednost naléhavému před důležitým a naše matice vypadá takhle:

Jde o chybu častou, zásadní a osudovou. Pokud dáváme přednost naléhavému, nemáme čas věnovat se důležitému a postupem času jen hasíme jeden požár za druhým. Místo aktivního nastavení jdeme do reaktivního, jen reagujeme na nejhorší hrozby a nemáme čas věnovat se tomu, co nám pomůže zvolit správnou strategii, vlastnímu rozvoji, přemýšlení o skutečných prioritách. Běháme v pomyslném „křeččím kole“. Chytré pořadí vypadá takhle:

A pokud čísla převedeme do akcí, pak může naše matice vypadat takhle:

Co Tě neposiluje, to Tě zabíjí

Pointa Eisenhowerova okna je asi jasná. Vůbec ale nemusí být jasné to, co je kritériem důležitosti. Důležitost je velmi, velmi individuální. Vyplatí se v klidu přemýšlet o tom, co má v mém životě význam. Důležité je spojeno s našimi hodnotami, s naší profesní i osobní vizí, s tím, co považujeme za své poslání. Je užitečné naučit se rozlišovat mezi „musím“, „měl bych“, „očekává se ode mě“, „chtěl bych“.

Pokud si v těchto věcech neuděláme jasno, je používání Eisenhowerových oken, aplikace Paretova pravidla, práce s rozhodovacími maticemi či jinými skvělými nástroji jen plýtváním. Plýtváním jediného zcela jistě neobnovitelného a nenahraditelného zdroje – našeho času. Určitě přežijeme, když se sem tam věnujeme i tomu, co není důležité. „Je to jen maličkost, to Tě přece nezabije!“ můžeme občas i zaslechnout. Napsal-li Nietzche slavné „Co tě nezabije, to tě posílí.“, platí také „Co tě neposiluje (nesměřuje k naplňování Tvé mise a vize), to Tě zabíjí!“.

Článek byl připravený ve spolupráci se společností TCC s.r.o.