Pokud podnikatelé nejsou účetní jednotkou ve smyslu ustanovení § 1 zákona o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb.), pak mohou vést daňovou evidenci nebo uplatňovat výdaje stanovené procentem z příjmů.

Daňová evidence dle ustanovení § 7b zákona o daních z příjmů (zákon č. 586/1992 Sb.) slouží především ke správnému stanovení základu daně z příjmů, ale podnikateli může poskytnout též užitečné informace a přehled o stavu a pohybu jeho majetku a dluhů.
 
Daňová evidence má za povinnost poskytnout přehled o příjmech a výdajích, majetku a dluzích a je již na samotném podnikateli, jakým způsobem tuto evidenci povede (tedy ať už v účetním programu, nebo třeba v Excelu). Zároveň registrovaní plátci DPH musí prostřednictvím daňové evidence zajistit správné stanovení daně z přidané hodnoty.
 
Ačkoliv se jedná o velice zjednodušenou náhradu jednoduchého účetnictví, daňová evidence klade na podnikatele určité nároky na znalosti zákona o daních z příjmů a případně i zákona o DPH.
 

Pro vedení daňové evidence má účetní program POHODA připraveny hned čtyři varianty – POHODA Mini, POHODA Lite, POHODA Standard a POHODA Komplet.

Jak již bylo řečeno, pro daňovou evidenci není předepsána žádná forma vedení. Možná i proto mají začínající podnikatelé mnohdy problém zajistit potřebné přehledy pro správné stanovení daně z příjmů fyzických osob, protože nemají žádný vzor či podrobný návod, jak postupovat.
 
Daňová evidence se stejně jako účetnictví opírá o prvotní doklady, které zaznamenává, třídí a sumarizuje. Mezi nejčastěji používané doklady patří:

• faktury přijaté,
• faktury vydané,
• příjmové pokladní doklady,
• výdajové pokladní doklady,
• bankovní výpisy,
• příjemky,
• výdejky,
• vnitřní účetní doklady (například výplatní listina).

V praxi se v daňové evidenci používají zejména tyto knihy:

• deník příjmů a výdajů, kde se sledují příjmy (výdaje), a to k datu přijetí platby (zaplacení),
• kniha pohledávek a dluhů, která obsahuje informace, o jaké pohledávky (dluhy) se jedná, v jaké výši a vůči komu,
• ostatní knihy či karty – kniha jízd, pokladní kniha, karty dlouhodobého majetku, karty zásob, karty úvěrů a půjček atd.

Podnikatel si může výše uvedené knihy a karty upravit „na míru“ pro své podnikání.
 
Na začátku podnikání musí podnikatel sestavit přehled o svém obchodním majetku a dluzích, kde uvede peněžní prostředky vložené do podnikání (na bankovní účet či do pokladny), vložený hmotný i nehmotný majetek, popřípadě úvěry a půjčky vzniklé k datu zahájení podnikání. K dlouhodobému majetku vytvoří evidenční karty.

K počátku zahájení podnikání a poté vždy na začátku nového zdaňovacího období podnikatel otevírá knihy a musí vypracovat seznam otevíraných složek daňové evidence a seznam používaných zkratek.
 
Do „deníku příjmů a výdajů“ z časového hlediska vstupují:

• transakce, které se uskutečnily před zahájením činnosti podnikatele (zřizovací výdaje),
• transakce v průběhu zdaňovacího období,
• úpravy prováděné před uzavřením deníku příjmů a výdajů (zvyšující či snižující základ daně).

Příklad 1

Pan Nováček, plátce DPH, zahájil svou ekonomickou činnost k 1. 9. 2015. Dne 28. 8. 2015 vložil do pokladny 10 000 Kč. Dne 1. 9. hotově zaplatil poplatek za vydání živnostenského listu ve výši 1 000 Kč. Razítko za 350 Kč koupil od neplátce DPH a zaplatil hotově dne 3. 9. 2015.
 
Podnikatel provede tyto zápisy:

Evidence z pohledu DPH

Plátce DPH je povinen evidovat daň na vstupu a výstupu, přičemž musí zajistit návaznost mezi pokladnou, běžným účtem a přijatými a vydanými fakturami. DPH se sleduje v „knize pohledávek a dluhů“ a až v okamžiku, kdy dojde ke skutečnému pohybu peněžních prostředků, se zapisuje do „deníku příjmů a výdajů“.
 
Pro stanovení daňové povinnosti k DPH je rozhodující datum uskutečnění zdanitelného plnění. Pokud podnikatel dodává zboží do jiného členského státu EU (či z něj zboží pořizuje), je povinen evidovat toto zboží podle jednotlivých států.

Příklad 2

Pan Nováček vložil 4. 9. 2015 na běžný účet 50 000 Kč. Dne 5. 9. 2015 nakoupil materiál (ocelové tyče) na fakturu v částce 20 000 Kč + 21 % DPH 4 200 Kč. Podle výpisu z běžného účtu uhradil fakturu 12. 9. 2015.
 
Osobní vklad na běžný účet není daňový příjem, proto nevstupuje do „deníku příjmů a výdajů“.
 
Podnikatel zapíše fakturu do knihy pohledávek a dluhů:

Dále si podnikatel vede samostatnou evidenci „DPH na vstupu“ a „DPH na výstupu“:

Nakonec do „deníku příjmů a výdajů“ zapíše podnikatel úhradu faktury za materiál.

Od ledna 2013 musí všichni plátci DPH (včetně plátců vedoucích daňovou evidenci) přiznat daň z přijaté zálohy, i když zdanitelné plnění nastane později.

Příklad 3

Podnikatel – plátce DPH, provedl v prosinci montážní práce. Dne 8. 12. 2014 vystavil zálohovou fakturu na částku 10 000 Kč + 21 % DPH. Záloha byla uhrazena 10. 12. 2014. Konečnou fakturu vystavil na částku 20 000 Kč + 21 % DPH dne 15. 12. 2014, tento den byl zároveň datem uskutečnění zdanitelného plnění. Odběratel zaplatil až 5. 1. 2015.
 
Podnikatel v „evidenci DPH“ zaeviduje daň na výstupu z přijaté zálohy ve výši 2 100 Kč ke dni 10. 12. 2014. Zároveň ke stejnému dni zaeviduje přijatou platbu jako zdanitelný příjem do „deníku příjmů a výdajů“. Vydanou fakturu podnikatel zaevidoval k 15. 12. 2014 v „knize pohledávek“ a v „evidenci DPH“, jelikož je povinen přiznat daň z přidané hodnoty ke dni uskutečnění zdanitelného plnění.

K poslednímu dni zdaňovacího období ověřil, zda zbývající platba za provedené práce byla uhrazena. Jelikož byl doplatek faktury uhrazen až v novém zdaňovacím období, jedná se z pohledu daně z příjmů o zdanitelný příjem roku 2015.

 
Daňovou evidenci je potřeba na konci účetního období uzavřít. V námi již známém „deníku příjmů a výdajů“ je vhodné na konci roku ověřit, zda jsou správně zachyceny a doklady podloženy všechny příjmy a výdaje, jestli jsme například omylem nezapsali do deníku nedaňové transakce. Rozdíl mezi zdanitelnými příjmy a daňovými výdaji bude výchozím údajem pro stanovení základu daně a zjištění případné daňové povinnosti.
 
Všichni podnikatelé jsou povinni k poslednímu dni zdaňovacího období provést zjištění skutečného stavu zásob, hmotného majetku, pohledávek a dluhů. Nepovinná (ale doporučená) je také kontrola, zda zůstatky peněžních prostředků v pokladně i na běžném účtu v evidenci odpovídají skutečným fyzickým zůstatkům.