ChatGPT jako pomocník účetní: Co umí a co nechte raději na lidech

Proč si účetní vytvářejí vlastní modely ChatGPT?

Obecný model ChatGPT je univerzální, ale účetnictví je vysoce odborná oblast s vlastní terminologií, legislativou a metodikami. Vytvoření vlastního modelu zaměřeného na mzdové či finanční účetnictví umožňuje:

• přesnější odpovědi na specifické dotazy,
• rychlejší zpracování dat z účetních dokladů, daňových přiznání či interních směrnic a
• minimalizaci chyb díky tréninku na relevantních dokumentech.

Jak na to: Založení a trénink vlastního modelu

Pokud chcete, aby vám ChatGPT skutečně pomáhal v účetnictví, je klíčové vytvořit vlastní model zaměřený na tuto oblast. Postup zahrnuje několik kroků:

1.   Založení vlastního modelu

• V placené verzi ChatGPT můžete vytvořit vlastní instanci modelu.
• Při zakládání určíte:
  • název a popis modelu (např. „Mzdový účetní asistent“),
  • pokyny pro chování – definujte, jak má odpovídat – formální text, citace zákonů, orientace na českou legislativu a
  • specifické znalosti – například zaměření na české účetní standardy, daňové zákony, metodiky.

2.   Nahrávání souborů pro trénink

Pro zvýšení přesnosti odpovědí nahrajte vlastní dokumenty, které model využije:

• účetní doklady (faktury, pokladní doklady),
• metodiky a interní směrnice,
• judikaturu a výklady zákonů.

3.   Kompatibilita formátů

ChatGPT podporuje nejčastější formáty:

• PDF – pro metodiky, zákony, směrnice,
• Excel (XLS/XLSX) – pro tabulky, výkazy, mzdové listy a
• Word (DOC/DOCX) – pro textové dokumenty.

4.   Zacílení modelu na konkrétní oblast

Při konfiguraci určete, zda má být model:

• mzdový účetní asistent – zaměření na výpočet mezd, odvodů, zákonné povinnosti,
• finanční účetní asistent – zaměření na účtování, pohledávky, zásoby, reporting či
• daňový poradce – orientace na DPH, daň z příjmů, kontrolní hlášení.

Pomocí promptů (instrukcí) můžete model nasměrovat:

• „Odpovídej vždy podle českých účetních standardů.“
• „Pokud si nejsi jistý, upozorni na nutnost ověření u člověka.“

Co umí ChatGPT jako pomocník účetní

1.   Vysvětlování pojmů a předpisů

• Jednoduché vysvětlení složitých principů, např. co znamená akruální princip, rozdíl mezi nákladovým a výnosovým účtováním.
• Rozdíly mezi pojmy: DPH vs. daň z příjmu, aktivum vs. pasivum, cash flow vs. zisk.
• Orientace v základních pravidlech: Jak funguje odpočet DPH, co je daňová uznatelnost nákladů, kdy vzniká povinnost registrace k DPH.

2.   Generování textů a šablon

• Vzory e-mailů pro klienty: Např. upomínka za nezaplacenou fakturu, potvrzení přijetí dokladů.
• Interní směrnice a jednoduché smlouvy: Směrnice pro cestovní náhrady, dohoda o provedení práce.
• Texty pro faktury, upomínky, reporty: Profesionální formulace, přehledné strukturování.

3.   Automatizace opakovaných úkolů

• Checklisty pro měsíční uzávěrku: Např. kontrola bankovních výpisů, zaúčtování mezd, kontrola DPH.
• Kontrolní seznamy pro audit nebo DPH přiznání: Co zkontrolovat před podáním, jaké doklady připravit.
• Plán úkolů: Harmonogram pro kvartální nebo roční uzávěrku.

4.   Analýza dat

• Práce s tabulkami: Seřazení dat, výpočet součtů, průměrů, procentuálních změn.
• Vizualizace: Grafy nákladů, trend tržeb, porovnání období.
• Interpretace trendů: Např. proč rostou náklady, jak se mění marže.

5.   Poradenství v oblasti softwaru

• Doporučení účetních programů: Srovnání POHODA, Money S3, ABRA, online řešení.
• Integrace a automatizace: Jak propojit účetní software s bankou, e-shopem, CRM.
• Tipy na zefektivnění práce: Automatické párování plateb, OCR pro doklady.

Co raději nechte na lidech

1.   Právní a daňové rozhodnutí

• AI nemůže garantovat správnost podle aktuální legislativy. Zákony se často mění a jejich interpretace je klíčová. AI pracuje s obecnými informacemi, nikoli s aktuálními právními předpisy.
• Nespoléhejte na AI při kritických úkonech, jako výpočet daní, sestavování oficiálních daňových přiznání, příprava auditu – to vše vyžaduje odborníka s aktuálními znalostmi.
• Riziko chyb: nesprávná interpretace může vést k finančním sankcím nebo právním problémům.

2.   Kontrola souladu s předpisy

• AI neumí ověřit kompletní shodu s legislativou, např. zda vaše účetnictví splňuje všechny zákonné požadavky, správné vedení knih, archivace dokladů.
• Chybí kontext: Každá firma má specifické podmínky, které AI nedokáže plně zohlednit.

3.   Zpracování citlivých dat

• Účetní data jsou důvěrná, vkládání kompletních databází do AI může být rizikové z hlediska GDPR a ochrany osobních údajů.
• Bezpečnostní rizika, AI není náhradou za zabezpečený účetní systém. Doporučuje se anonymizace dat nebo práce s agregovanými informacemi.

4.   Strategické finanční rozhodování

• AI poskytuje pouze obecné rady, např. tipy na optimalizaci nákladů nebo cash flow.
• Nenahradí zkušenosti odborníka. Daňový poradce nebo účetní zná specifika vašeho podnikání, legislativní nuance a rizika.
• Rozhodnutí mají dlouhodobý dopad. AI může pomoci s analýzou trendů, ale konečné rozhodnutí by měl učinit člověk.

Bude AI součástí ekonomických systémů?

Trend směřuje k integraci AI do účetních a ERP systémů. To přinese:

• automatizaci rutinních úkonů,
• prediktivní analýzy pro finanční plánování a
• lepší dostupnost informací pro rozhodování.

Je důležité si uvědomit, že AI není všemocná. Nenahradí lidský úsudek, znalost kontextu ani právní odpovědnost. Klíčové úkoly, jako interpretace zákonů, finální kontrola účetních závěrek či strategické rozhodování, musí zůstat v rukou odborníků. Stejně tak je nutné chránit citlivá data a dodržovat legislativu, zejména GDPR. Budoucnost směřuje k tomu, že AI bude součástí účetních systémů, automatizuje rutinní úkony a zrychlí přístup k informacím. Přesto zůstane nezastupitelná role člověka – jako kontrolora správnosti i strategického rozhodovatele.

Článek byl připravený ve spolupráci se společností Orange Academy s.r.o.