Vnitropodnikové nebo také manažerské účetnictví slouží, na rozdíl od účetnictví finančního, pro
vnitřní potřeby firmy. Finanční účetnictví je upraveno zákonnými předpisy. Naopak vnitropodnikové účetnictví není upraveno nijak. Je tedy jen na každé firmě, zda a v jaké podobě ho bude používat.
Smyslem je nastavit si vnitřní pravidla tak, aby manažerské účetnictví poskytovalo
informace pro vlastníky a manažery firmy nezbytné k finančnímu řízení. Finanční účetnictví je oproti tomu primárně určeno pro externí uživatele – akcionáře, obchodní partnery, státní orgány apod. Proto musí mít jednotná pravidla v zájmu
srozumitelnosti.
Vnitropodnikové účetnictví není jen doménou velkých společností. Také
malým firmám doporučuji, aby si zvážily, zda a do jaké míry chtějí aplikovat postupy vnitropodnikového řízení. Základní formou vnitropodnikového účetnictví, která je vhodná pro širokou škálu účetních jednotek bez ohledu na velikost a zaměření, je
sledování nákladů a výnosů ve vhodném členění.
Účetní program POHODA toto sledování velmi usnadňuje a umožňuje
členění hned ve třech úrovních:
Přičemž si každá účetní jednotka může libovolně určit, zda bude používat jen jedno členění, dvě nebo všechny tři. Nastavená členění respektují v programu POHODA i tiskové sestavy v agendě
Účetnictví/Účetní deník. Najdete tady výsledovky členěné analyticky po střediscích, zakázkách i činnostech.
To, jaká zvolí kritéria, je plně v kompetenci účetní jednotky. Následující typy tedy berte jen jako
jedny z mnoha příkladů používání členění na zakázky, střediska a činnosti.
Členění po zakázkách
Sledování nákladů a výnosů po jednotlivých zakázkách je charakteristické pro firmy, které se zabývají
zakázkovou výrobou nebo
poskytují služby v rámci zakázky. Zakázku většinou tvoří komplexní souhrn mezistupňů, kdy z několika různorodých vstupů vzejde specifický produkt (výrobek či služba), který se fakturuje jednomu zákazníkovi. A to buď naráz po ukončení zakázky, nebo postupně buď formou zálohy, nebo dílčích plnění.
Jedna zakázka může být různě finančně i časově náročná. Může jít o sestavení výrobku podle specifik zákazníka, postavení domu, zhotovení webových stránek, sestavení finanční analýzy, konkrétního projektu atd.
Na začátku většinou stojí
cenová kalkulace pro zákazníka. Ve smlouvě mnohdy bývají stanovené
podmínky vyúčtování víceprací. Zvláště pokud jde o cenově významnější zakázku, vyplatí se sledovat náklady a výnosy na zakázku, abychom věděli, zda prvotní kalkulace byla spočítána správně a zda jsme skutečně
dosáhli plánovaného zisku ze zakázky.
Jak na to? Doporučuji ještě před prvním čerpáním nákladů
založit v programu POHODA novou zakázku. Přidělit jí kód (lze naprosto libovolný), název, a pokud víme, tak i zákazníka. Jakmile dostaneme přijatou fakturu na materiál na zakázku, vyplňujeme při zaúčtování pole
Zakázka. Pokud jedna faktura obsahuje materiál pro více zakázek, používáme položky faktury.
Každé položce lze přiřadit jinou zakázku.
Stejně tak členíme i
výdaje placené v hotovosti z pokladny. Doporučuji dosáhnout maximálního zařazení nákladů do zakázky. Pokud to lze, přiřazujeme do zakázky i režijní náklady (např. za poštovné). Některé náklady lze rozpočítat rovnoměrně či procentuálně.
Vhodné je sledovat i mzdy na zakázky. To znamená, sledovat, kolik hodin zaměstnanec odpracoval na jednotlivých zakázkách. K tomu můžeme použít např.
evidenci docházky. Osobní náklady zaměstnance (hrubou mzdu z účtu 521 a osobní náklady z účtu 524, případně benefity z účtů 527 a 528) sečteme a vydělíme počtem celkově odpracovaných hodin v daném měsíci. Tím získáme
hodinové náklady, které vynásobíme počtem hodin strávených na zakázce.
Rozúčtování provedeme v agendě
Interní doklady. Pokud zpracováváme a účtujeme mzdy v programu POHODA přímo z hotového interního dokladu na hrubé mzdy, můžeme to snadno provést pomocí funkce rozúčtování položek v účetním deníku.
Stejně můžeme pak postupovat u rozúčtování sociálního a zdravotního pojištění v agendě
Ostatní závazky. Zakázky pak přiřazujeme také vystaveným fakturám. Po ukončení zakázky nebo i v jejím průběhu pak v agendě
Účetní deník přes již zmíněnou
tiskovou sestavu Výsledovka po zakázkách analyticky můžeme sledovat ziskovost zakázky.
Členění po střediscích
Střediska se typicky používají ve větších výrobních firmách. Střediska tvoří buď jednotlivé etapy výroby (např. středisko lisovna, středisko montovna, středisko pokovování atp.), nebo jednotlivé závody.
Členění podle středisek je však vhodné i v jiných případech. Může jít třeba o situaci, kdy máme více místně oddělených provozoven a chceme sledovat hospodářské výsledky jednotlivých provozoven (může jít o prodejny, servisy, restaurace atp.).
Sledování středisek se hodí i na
různorodé provozy v rámci jedné firmy. Např. pokud máme autoservis a zároveň maloobchod s náhradními díly a chceme sledovat náklady a výnosy pro každé z nich. Nebo můžeme sledovat hospodářské výsledky kadeřnického a kosmetického salonu.
Pokud máme zaměstnance, kteří pracují v různých střediscích, můžeme implicitně středisko zaměstnanci přiřadit přímo v agendě
Mzdy/Personalistika. Při výpočtu mezd pak
POHODA sama rozúčtuje mzdové náklady mezi jednotlivá střediska. Použití středisek na fakturách a v pokladně je pak stejné jako u zakázek.
Členění po činnostech
Členění po činnostech se hodí v případě, že má firma víc různých činností a chce sledovat hospodářské výsledky z každé činnosti (např. servis aut, servis motocyklů a servis traktorů). U účetní firmy to mohou být činnosti: vedení účetnictví, daňové poradenství, lektorská činnost. Smyslem by mělo být nastavit si činnosti tak, jak potřebujeme sledovat ziskovost.
V reálu je pak praktické čas od času vyhodnotit, zda nám členění vyhovuje a má odpovídající vypovídací schopnost. Pokud ne, bude možná potřeba členění poupravit. Další použití je pak stejné jako u členění na zakázky.
Sledování činností nám může v dlouhodobém hledisku
pomoci identifikovat činnost, která pro nás není zisková, a změnit její charakter nebo ji dokonce úplně změnit. A naopak posílit rentabilní činnost.
Vhodně nastaveným používáním členění na zakázky, střediska a činnosti můžeme velmi podrobně sledovat, jak si naše firma stojí, identifikovat silné a slabé stránky, porovnávat výkony jednotlivých středisek a nastavit například hodnocení zaměstnanců, kontrolovat správně nastavené cenové kalkulace a mnoho dalšího.
Prakticky a správně fungující vnitropodnikové účetnictví je
základním kamenem finančního řízení každé firmy. Ať už malé nebo větší, zaběhnuté či začínající, výrobní, prodejní i té, která nabízí služby.
Článek byl připravený ve spolupráci s Účetnictvím bez starostí.