Účtování zálohových plateb

Dle občanského zákoníku § 498 se na to, co bylo dáno před uzavřením smlouvy některým účastníkem, hledí jako na zálohu. Obdobně v novém občanském zákoníku se má dle § 1807 za to, že co dala jedna strana druhé před uzavřením smlouvy, je záloha.
 
V rámci účetnictví však nejde pouze o závazky na straně jedné a pohledávku na straně druhé před uzavřením smlouvy – tedy o zálohy obchodní, ale i o zálohy z pracovně právních vztahů řízených zákoníkem práce a zálohy z titulu daní.
 
„Dobrovolné“ zálohy mohou být poskytnuté v různé výši. Hraje zde svoji úlohu důvěra a znalost platební morálky druhé strany. Zejména u plateb za zboží je historická zkušenost s placením limitující a spolu s většími pravidelnými odběry vede od nutnosti zálohovat až k fakturaci s prodlouženou splatností.
 
Poskytování záloh se liší v závislosti na odvětví podnikání a s tím související osobní znalost zákazníka – např. u školení či internetových obchodů je stoprocentní platba předem většinou pravidlem. Ve stavebnictví pak bývá záloha ve smlouvě o dílo mnohdy životní nutností pro dodavatelskou firmu, aby dokázala překlenout náklady, které jí vzniknou s dílem, které může trvat v řádech měsíců či let.

Rozdělení záloh z pohledu účtování

Co se účtování záloh týká, budeme tedy rozdělovat zálohy podle příjemce či poskytovatele, dále podle účelu a doby, po kterou jsou poskytnuté, následovně:

• zálohy poskytnuté
  • poskytnuté zálohy na dlouhodobý majetek (účtová skupina 05) vč. opravné položky k těmto zálohám (účet 095)
  • poskytnuté zálohy na zásoby (účtová skupina 15) vč. opravných položek k těmto zálohám (účty 197 až 199)
  • poskytnuté zálohy dlouhodobé i krátkodobé na služby (účet 314) vč. opravných položek k těmto zálohám (účet 391)
  • zálohy poskytnuté zaměstnancům (účet 335 pohledávky za zaměstnanci)
  • zálohy na daně (účty účtové skupiny 34)

• zálohy přijaté
  • krátkodobé provozní zálohy (účet 324)
  • dlouhodobé přijaté zálohy (účet 475)

Prvotní doklady k účtování o poskytnutých zálohách a jejich zaúčtování

V praxi vznikají občas problémy s doklady a jejich zaúčtováním, respektive s pochopením základního principu, co to záloha je a kdy se o ní účtuje. Okamžikem uskutečnění účetního případu je den poskytnutí či přijetí zálohy (srov. Český účetní standard č. 001 bod 2.4.3.).
 
Co se týká obchodních záloh dle dnešní legislativy – Českého účetního standardu č. 017, účtuje se o záloze přijaté nebo poskytnuté, čili o penězích, které byly připsány na účet, nebo v hotovosti na pokladnu. Jedinou výjimkou je účtování dle bodu 3.2.3. u pravidelně se opakujících zálohových plateb od uživatelů bytů a nebytových prostor, kde lze účtovat již o předpisu záloh.
 
Veškeré zálohové faktury, proformy, zálohové listy, avíza k platbě či pouze termíny záloh uvedené ve smlouvě jsou tedy pouze informací druhé smluvní strany, která nám tímto říká: Zaplaťte prosím zálohu. A o této skutečnosti nebudeme tedy účtovat, pouze si toto musíme zaevidovat a na příslušné účty zálohu zaúčtujeme až po jejím přijetí nebo poskytnutí, tedy při pohybu peněz.
 
V účetním programu POHODA pro zjednodušení práce doporučuji i při absenci zálohové faktury si do agendy Zálohových faktur zapsat příslušnou poskytnutou či vydanou zálohu, která nám prošla bankou či pokladnou. Pomůže nám to při následném vystavování dokladů na přijatou platbu pro účely DPH (vazba na interní doklad) a vyúčtování na finální faktuře, stejně tak na konci roku při uzávěrce, dokladové inventuře a kontrole salda účtů záloh.
 
Prvotními doklady o účtování o přijetí či poskytnutí zálohy jsou pro nás platba z bankovního účtu, pokladní doklad a v méně frekventovaných případech interní doklad, kde např. zálohu účtujeme na základě zápočtu minulých závazků a pohledávek subjektů, kde je dohodnuto takto zúčtovat rozdíl.
 
Celkový postup u poskytnuté zálohy např. na elektrickou energii bude pak následující:

Toto je nejjednodušší příklad, který však v praxi znesnadňuje skutečnost, že běžně se jedná o zálohy za dvě zdaňovací období (tedy např. od června minulého roku do května roku dalšího) a musíme do zúčtování zapojit i časové rozlišení nákladů (z účtu 502 odúčtujeme část připadající na dohad na energie minulého roku).
 
Záloh se ovšem více dotýká změna sazeb DPH, která se stále mění. Je tedy potřeba pečlivě dohlédnout na to, abychom odečetli zálohy se správnými sazbami DPH a následně si odkontrolovat uplatnění DPH z faktury na tiskové sestavě Podklady k dani z přidané hodnoty v agendě Přiznání DPH.
 
Zde by se částka DPH z příslušné faktury měla shodovat s vykázaným DPH z doplatku či nedoplatku na faktuře od elektrárny. Zúčtování faktury na energie tak může být bohužel poměrně časově náročnou záležitostí.
 
Platební kalendář, který nyní elektrárny začínají používat, je svým způsobem požehnáním, neboť na jeho základě můžeme nárokovat DPH průběžně během roku, neboť určitě znáte situaci, kdy vám zejména u drobných firem chyběly daňové doklady na poskytnutou platbu a pak jste u roční faktury řešili, které zálohy máte uplatněny a které ne a co s tím daňově uděláte.
 
Z mých zkušeností bych ještě ráda u poskytnutých záloh na služby upozornila na vyúčtování záloh na služby a energie u nájmů. Zde se i o zálohách, jak bylo výše uvedeno, účtuje předpisem (tedy např. na jednom dokladu je nájemné – účtujeme 518/321, a zálohy na služby – účtujeme 314/321).
 
Při vyúčtování pak nezřídka, zejména je-li pronajímatel obecní úřad, městská část či soukromá osoba, dostáváme pouze fakturu, na které je vyčíslen doplatek nebo nedoplatek a vyúčtování záloh je vágní či úplně chybí. Dostáváme se pak do nejistoty, která záloha byla zahrnuta do vyúčtování a která již ne, pokud se k tomu připojí i pozdní úhrady, je pak velmi problematické se dopočítat inventury záloh.
 
Nelze tedy než doporučit oboustranné odkontrolování záloh ve chvíli vyúčtování minulého období, případně důsledně požadovat na faktuře uvedení záloh, které byly zahrnuty do ročního zúčtování.
 
U záloh na dlouhodobý majetek účtujeme obdobně, pouze účet 314 nahradíme příslušnými účty skupiny 05. Stejně tak u záloh na zásoby účtujeme na účty účtové skupiny 15.

Problematické poskytnuté zálohy a jejich účetní řešení

Pokud nedojde k realizaci dohodnutého plnění, pro které byla poskytnuta záloha, mělo by dojít k vrácení nevyúčtované částky druhou stranou. V praxi se ovšem stává, že vrácení zálohy je v nedohlednu a nám chybí potřebné peníze. Nabízí se řešení naši pohledávku vymáhat a zde je jednou z možností postoupení pohledávky.
 
Jestliže se nám nedaří vymoci vrácení poskytnuté zálohy, měli bychom přikročit dle principu opatrnosti k tvorbě opravné položky k zálohám. Tyto opravné položky nelze vytvářet jako zákonné položky dle zákona o rezervách, a jsou proto bohužel daňově neuznatelné. V případě, že k vrácení zálohy nedojde a pohledávka se promlčí, nezbude nám než pohledávku zcela odepsat do nákladů, a to opět nedaňově.

Zálohy poskytnuté zaměstnancům

Zaměstnancům společnosti jsou poskytovány především tyto zálohy:

• záloha na mzdu – jedná se o plnění před výplatním termínem organizace a je zúčtována ve výplatní pásce zaměstnance (pozor na možný konflikt se srážkami ze mzdy z titulu exekucí apod. dle občanského soudního řádu),

• záloha na cestovné (zaměstnancem by měla být vyúčtována na cestovním příkaze),

• zálohy na hotové výdaje, placené zaměstnancem pro společnost, které by měly podléhat pravidelnému vyúčtování a doložení příslušnými doklady (doporučuji zejména u vyšších záloh dohodu o hmotné odpovědnosti).

Zálohy z titulu daní

Na rozdíl od všech výše uvedených záloh je zálohová povinnost z titulu daní dána příslušnými daňovými zákony. Jedná se o následující zálohy:

• záloha na daň z příjmů – účtujeme na účtu 341, doporučila bych zvážit, zda vytvářet předpis 591/341, který nám pomůže věrohodně zobrazovat výsledky hospodaření v průběhu roku v případě, že jsou ekonomické výsledky společnosti meziročně konstantní. Nicméně u menších firem, nebo u firem, kde dochází k meziročním výkyvům ve velikosti daňového základu, bych se přikláněla k účtování záloh 341/211, 221 a teprve k rozvahovému dni bych proúčtovala skutečně zjištěnou daň z příjmů na základě daňového přiznání.

• záloha na daň z příjmů ze závislé činnosti a funkčních požitků – tj. odvod daně, případně pohledávka z titulů daňových bonusů převyšující daň za zaměstnance celé firmy. Budeme účtovat následovně:

• záloha na silniční daň – účtuje se čtvrtletně dle skutečně používaných a vlastněných vozidel. Za první tři čtvrtletí účtujeme vždy předpisem k poslednímu dni čtvrtletí 531/345, za říjen a listopad k 31. 11. stejným předpisem a k 31. 12. doplatek za prosinec, čímž bychom měli mít vše vyrovnané a zálohy by měly odpovídat daňové povinnosti. Případný rozdíl zjištěný při sestavování daňového přiznání k dani silniční zúčtujeme k 31. 12. roku, za který odvádíme daň silniční. 

Přijaté zálohy

Přijaté zálohy jsou našimi pasivy. Tedy částkami, které budeme muset buď vyúčtovat, nebo je v případě neuskutečnění plnění vrátit. Zde rozlišujeme na zálohy:

• krátkodobé (účet 324) – na období kratší než jeden rok, a

• dlouhodobé (účet 475) – na období delší než jeden rok.

 
Vzhledem k tomu, že dle § 21 odst. 1 zákona o dani z přidané hodnoty má plátce povinnost přiznat daň na výstupu ke dni přijetí úplaty, pokud nastane před uskutečněním zdanitelného plnění – tedy za zálohy, je potřeba důsledně identifikovat veškeré platby, které přišly na bankovní účty a do pokladen společnosti a následně je zdanit v příslušném zdaňovacím období, kdy byly přijaty, to znamená vystavit daňový doklad na přijatou platbu.
 
Nezdaňujeme zálohy, kde výsledné zdanitelné plnění bude v režimu přenesení daňové povinnosti (viz článek Zálohy a dílčí plnění v režimu přenesení daňové povinnosti).
 
Celkový postup u přijaté zálohy (např. z titulu smlouvy o dílo na zakázkový software) bude pak následující:

Související článek:
Zálohy ve vztahu k DPH