Účtování o spotřebě energií

Většina podnikatelů potřebuje ke své činnosti nějakou nemovitost. Ať už pronajatou, či vlastní. A s provozem nemovitosti souvisí i nutnost platit za spotřebované energie – elektrickou energii, vodu, plyn, teplo atd. V článku si ukážeme, jak účtovat o spotřebě energií z pohledu nájemce i pronajímatele.
 
V případě podnikání v pronajaté nemovitosti je nutné v nájemní smlouvě konkretizovat, jak bude probíhat přeúčtování spotřebované energie.
 
V praxi jsou nejčastější tyto dva přístupy:
 

Energie zahrnutá v nájmu

Jedná se o jednodušší případ, protože se neplatí zálohy a nedělá vyúčtování spotřeby. Dokladem pro účtování o daňovém nákladu u nájemce/zdanitelném výnosu u pronajímatele je nájemní smlouva.
 
Pro účely DPH je třeba vystavit daňový doklad, kterým může být běžný daňový doklad (faktura), nebo platební kalendář vystavený na celý rok. Spotřeba energie je účtována během roku rovnou do nákladů/výnosů podle nájemní smlouvy zpravidla měsíčně.
 
Účtování u nájemce:
 

Datum	Text	MD	D
31.1.	Faktura přijatá za nájemné + energii: - nájemné - energie - DPH	518 502 343	321
10.2.	Úhrada faktury přijaté	321	221

Účtování u pronajímatele:
 

Datum	Text	MD	D
31.1.	Faktura přijatá za nájemné + energii: - nájemné - energie - DPH	311	602.1 602.2 343
10.2.	Úhrada faktury přijaté	221	311

Zálohy na energie

V průběhu roku platí nájemce nájemné na základě daňového dokladu, které je účtováno do nákladů/do výnosů u pronajímatele. Zaplacené zálohy jsou účtovány na účet 314/324 a pronajímatel má povinnost vystavovat daňový doklad k přijaté záloze. Nájemce má právo si na základě tohoto daňového dokladu uplatnit nárok na DPH. Spotřeba energie je účtována do nákladů/výnosů až na základě faktury za vyúčtování skutečné spotřeby energií.
 
Na konci účetního období je třeba vytvořit dohadnou položku ve výši předpokládané spotřeby energie za dané období.
 
V praxi se často chybuje v tom, že pronajímatel slučuje do jednoho daňového dokladu (faktury) nájemné a zálohu na energie. Ovšem v případě zálohy na energie se nevystavuje daňový doklad na zálohu. Zálohová faktura není daňový doklad. Daňový doklad se vystavuje až po úhradě zálohy, a to daňový doklad k přijaté záloze.
 
Dalším častým omylem je, že pronajímatel (plátce DPH) nevystavuje daňový doklad k přijaté záloze a neodvádí DPH. DPH pak přiznává až v okamžiku vyúčtování spotřeby energií.
 
A v neposlední řadě občas dochází, tentokrát spíše na straně nájemce, k té chybě, že zaplacené zálohy na energie účtuje rovnou do nákladů a při obdržení faktury – daňového doklady za vyúčtování účtuje pouze o nedoplatku na energiích.
 
Účtování u nájemce:
 

Datum	Text	Částka	MD	D
31.5.2013	Faktura přijatá za nájemné: - nájemné - DPH	12 100 10 000 1 210	518 343	321
10.6.2013	Úhrada faktury přijaté	12 100	321	221
31.5.2013	Přijatá zálohová faktura na energie	3 000	neúčtujeme	neúčtujeme
10.6.2013	Úhrada zálohové faktury na energie	3 000	314	221
11.6.2013	Přijetí daňového dokladu k zaplacené záloze: - základ daně - daň	2 479,34 520,66	314 343	314 314
31.12.2013	Dohadná položka na spotřebovanou energii	25 000	502	389
1.6.2014	Faktura přijatá za spotřebovanou energii od 31.5.2013 do 1.6.2014: - energie za období 31.5.2013 až 31.12.2013 - energie za období 1.1. až 1.6.2014 - DPH - odečet zaplacené zálohy základ daně - odečet zaplacené zálohy DPH - nedoplatek – základ daně - nedoplatek – DPH	20 000 15 000 7 350 29 752,08 6 247,92 5 247,92 1 102,08	389 502 343 321 321 neúčtujeme neúčtujeme	321 321 321 314 343 neúčtujeme neúčtujeme
1.6.2014	Zúčtování nevyčerpané dohadné položky na energie	-5 000	502	389

Účtování o placených zálohách a vyúčtování od dodavatele energií bude u pronajímatele obdobné jako u nájemce, a to včetně tvorby dohadné položky pasivní.

Účtování u pronajímatele:
 

Datum	Text	Částka	MD	D
31.5.2013	Faktura vydaná za nájemné: - nájemné - DPH	12 100 10 000 1 210	311	602.1 343
10.6.2013	Úhrada faktury vydané	12 100	221	311
31.5.2013	Vydaná zálohová faktura na energie	3 000	neúčtujeme	neúčtujeme
10.6.2013	Úhrada zálohové faktury na energie	3 000	221	324
12.6.2013	Úhrada zálohové faktury dodavateli energií	5 000	314	221
11.6.2013	Vystavení daňového dokladu k přijaté záloze: - základ daně - daň	2 479,34 520,66	324 324	324 343
13.6.2013	Přijetí daňového dokladu k zaplacené záloze: - základ daně - daň	4 132,23 867,77	314 343	314 314
31.12.2013	Dohadná položka na spotřebovanou energii k přeúčtování nájemci	25 000	388	602.2
31.12.2013	Dohadná položka na spotřebovanou energii	40 000	502	389
1.6.2014	Faktura přijatá za spotřebovanou energii od 31.5.2013 do 1.6.2014 od dodavatele energií: - energie za období 31.5.2013 až 31.12.2013 - energie za období 1.1. až 1.6.2014 - DPH - odečet zaplacené zálohy základ daně - odečet zaplacené zálohy DPH - nedoplatek – základ daně - nedoplatek – DPH	30 000 20 000 7 350 29 752,08 6 247,92 5 247,92 1 102,08	389 502 343 321 321 neúčtujeme neúčtujeme	321 321 321 314 343 neúčtujeme neúčtujeme
1.6.2014	Faktura vydaná za spotřebovanou energii od 31.5.2013 do 1.6.2014: - energie za období 31.5.2013 až 31.12.2013 - energie za období 1.1. až 1.6.2014 - DPH - odečet zaplacené zálohy základ daně - odečet zaplacené zálohy DPH - nedoplatek – základ daně - nedoplatek – DPH	20 000 15 000 7 350 29 752,08 6 247,92 5 247,92 1 102,08	311 311 311 324 343 neúčtujeme neúčtujeme	388 602.2 343 311 311 neúčtujeme neúčtujeme
1.6.2014	Zúčtování nevyčerpané dohadné položky na energie	-10 000	502	389
1.6.2014	Zúčtování nevyčerpané dohadné položky na energie	-5 000	388	602.2

Článek byl připravený ve spolupráci s Účetnictvím bez starostí.