Mnozí účetní a podnikatelé se zkraje neuchylují k nákupu drahého programu. Někdy si chtějí nejprve oťukat nové prostředí, než se do něj naplno ponoří. Jindy jde o menší účetní firmu nebo freelancera, který má pár klientů a nepotřebuje hned investovat větší částky. A pak jsou tu ti, kteří si říkají: „Co když mi free verze vlastně úplně stačí?“ A tak se začínají poohlížet po nejlepším účetním programu zdarma.

Při hledání bezplatného účetního programu je však potřeba myslet na to, že nulová investice bývá vykoupena určitými omezeními. V praxi se tak běžně setkáváme s pojmy jako demoverze, trial verze, free verze, start verze apod., které se pro zjednodušení často souhrnně označují jako „zkušební“. Každá bezplatná verze je přitom určena k jinému využití – víte, po které z nich sáhnout?

Na co se v článku zaměříme:

• Základní typy účetních programů zdarma a pro koho se hodí
• Rozhovor: Pravdy a mýty o účetních programech zdarma
• Příklad účetního programu zdarma: POHODA Start

Základní typy účetních programů zdarma a pro koho se hodí

Bezplatné účetní programy se nabízejí v různých formách, z nichž každá má svá specifika. Některé slouží jen k otestování funkcí před nákupem, v jiných zase můžete zdarma vést reálné účetnictví. Pojďme si nejpoužívanější formy přiblížit.

1) Demoverze – ukázka bez možnosti reálného využití

Demoverze bývá plně funkční, bezplatná verze programu, která vám umožní prohlédnout si jeho prostředí. Často však nemůžete pracovat s vlastními daty, třeba vytvářet faktury. V online prostředí navíc bývají data sdílena s ostatními uživateli demoverze.

Pro koho je demoverze vhodná? Pokud se chcete seznámit s rozhraním programu. Naopak není vhodná pro ty účetní, kteří by v ní chtěli vést reálné účetnictví.

2) Trial verze – plnohodnotný přístup, ale časově omezený

Trial verze umožňuje po omezenou dobu (obvykle 14 nebo 30 dní) využívat všechny funkce programu. Po uplynutí zkušební doby je uživatel vyzýván k přechodu na placenou verzi, jinak ztratí přístup ke svým datům.

Z toho také pramení častá obava uživatelů, kteří si myslí, že se užíváním trial verze automaticky zavazují k přechodu na placenou verzi. Trial verze od sofistikovaných tvůrců takový závazek nevyžadují a po skončení zkušebního období si sami zvolíte, zda si přejete pokračovat v placené verzi.

V každém případě se vyplatí dodržovat základní principy počítačové bezpečnosti:

• používejte trial verze od ověřených poskytovatelů,
• stahujte trial verze z oficiálních stránek jejich poskytovatelů,
• nezadávejte do trial verze údaje o své platební kartě a jiná citlivá data,
• přečtěte si podmínky užívání dané trial verze.

Pro koho je trial verze vhodná? Pokud si chcete na reálných datech ověřit, zda vám program vyhovuje. Naopak není vhodná pro firmy hledající trvalé bezplatné řešení.

3) Free verze – trvale zdarma, ale s omezeními

Free verze nebývají omezené časově, zpravidla je můžete užívat v řádu několika měsíců nebo let, a to navíc na reálných firemních datech. V čem je tedy háček?

Free verze mívají limity, do kterých je můžete používat zdarma – nejčastěji:

• množství dostupných funkcí – např. omezení exportu sestav,
• maximální objem zadaných dat – např. 20 záznamů v adresáři,
• maximální počet uživatelů či firem – např. 1 účetní jednotka.

Jaký je rozdíl mezi free verzí a freeware? Freeware je na rozdíl od free verze k dispozici zdarma a bez limitů po neomezenou dobu. Jako freeware se zpravidla nabízejí jen určité doplňky k účetnímu programu, třeba prohlížeč ISDOC dokumentů, ne program jako takový.

Pro koho je free verze vhodná? Vzhledem ke svým omezením může být ideální pro vedení účetnictví nebo daňové evidence malými podniky, které neevidují velký objem dat a nepotřebují pokročilé funkce. Rostoucí firmy ale narazí na její limity.

Své o tom ví třeba ve společnosti MOSS logistics, kde takto testovali ekonomický systém POHODA. „S účetním programem POHODA máme již 20 let zkušeností. V naší logistické firmě jsme jej začali používat v roce 2004 poté, co jsme celý předchozí rok zkoušeli free verzi,“ říká CFO společnosti MOSS logistics Miroslav Bula a dodává: „Jsme velice spokojeni i s operátory info linky, kteří vždy ochotně, rychle a srozumitelně reagují na naše dotazy.“

Rozhovor: Pravdy a mýty o účetních programech zdarma

Jak jsme si ukázali, s bezplatnými účetními programy se pojí celá řada omezení. Na nejčastější rizika a obavy uživatelů jsme se proto zeptali Ing. Radka Jonáše, CFO ve společnosti STORMWARE s.r.o.

Na jaká omezení bezplatných programů by si měli uživatelé dát pozor?

„Zásadním omezením je podle mě počet záznamů či dokladů, které můžete do bezplatného programu vložit. Někdy je možné počet dokladů rozšířit registrací, ale i tak je tato možnost vhodná spíše jen pro vyzkoušení programu nebo vedení daňové evidence, resp. účetnictví firmy, která je malá ve smyslu počtu dokladů. Práce může být omezena i tím, že některé funkce – typicky exporty, importy dat, automatizační funkce – jsou v bezplatné verzi nedostupné. Pro uživatele může být navíc matoucí označení tohoto druhu programu, kdy se používají termíny jako demoverze, trial verze, free verze nebo jejich kombinace, třeba demoverze na 30 dnů zdarma.“

Někdy se uživatelé obávají registrovat si bezplatnou verzi. Co je k tomu vede?

„V rámci registrace uživatelé většinou uvádějí svoje kontaktní údaje (např. mailovou adresu), které nechtějí předem poskytnout. Program chtějí nejprve otestovat a údaje poskytnout teprve tehdy, až se rozhodnou, že ho budou používat. Zde bych doporučil registraci využít, aby uživatelé mohli otestovat všechny dostupné funkce na více datech. Ale případné obavy z poskytnutí kontaktních údajů bych zmírnil tím, že uživatel použije svůj sekundární e-mail, který má zřízený speciálně pro tyto účely.“

Co byste doporučil těm, kteří váhají využít bezplatnou verzi kvůli špatným zkušenostem ostatních?

„Ideální je předem si pročíst recenze a zkušenosti dalších uživatelů s konkrétním programem a na základě toho zvážit, jestli je to správné řešení pro mě. Pokud to však s účetním programem myslím vážně a mám v plánu ho v budoucnu využívat, určitě bych si ho měl vyzkoušet a otestovat, abych zjistil, jak mi vyhovuje a zdali obsahuje všechny agendy a funkce, které potřebuji.“

Kde mohou uživatelé bezplatné verze v případě potřeby hledat pomoc?

„To je další úskalí, se kterým se často setkávám – nedostupná či omezená zákaznická podpora, která bývá zrovna u účetního programu zásadní. Někdy poskytovatel daného programu nabízí alespoň startovní balíček podpory, třeba v podobě kurzů pro začátečníky, FAQ nebo nápovědy. S omezenou podporou pak souvisí i připravenost produktu na aktuální legislativu. Zkušební či bezplatné verze jsou většinou vydávány jednou či dvakrát ročně, a nemohou tak pružně reagovat na změny legislativy, které jsou u nás poměrně časté.“

Jaký je ve skutečnosti smysl bezplatných účetních programů?

„Bezplatná verze nebo demoverze slouží především k nezávaznému vyzkoušení funkčnosti před vlastním nákupem daného programu. Tak tomu bylo již od doby, kdy vznikaly první komerční programy, a je tomu tak dodnes. Jedná se o běžnou praxi firem, které poskytují nehmotné produkty (software), aby si je uživatel mohl před koupí tzv. ,osahat’.“

Pokud bychom to měli shrnout, kdy je podle Vás vhodné bezplatnou verzi zvážit a kdy se nevyplatí?

„Bezplatná verze se vyplatí v případě, že jste malý podnikatel a vystavujete pár dokladů měsíčně, potřebujete jen základní evidenci příjmů a výdajů nebo si chcete program nezávazně vyzkoušet, než investujete do plné verze. Na limity bezplatné verze narazíte v případě, že plánujete rozšiřovat své aktivity a rychle tak překročíte omezený počet záznamů/dokladů. Dále nedoporučuji bezplatnou verzi, když potřebujete zákaznickou podporu, která je většinou dostupná jen u placených verzí, nebo když hledáte dlouhodobé řešení. Platnost bezplatné verze totiž bývá omezena časově i obsahově, kdy nereaguje okamžitě na aktuální legislativní změny.“

Ing. Radek Jonáš
CFO ve STORMWARE s.r.o.

Příklad účetního programu zdarma – POHODA Start

POHODA je nejrozšířenější účetní program v ČR pro podnikatele, malé a střední firmy, účetní firmy a maloobchodníky. Najdete v ní vše pro vedení účetnictví i daňové evidence. Na výběr máte ze 7 placených a 1 bezplatné verze POHODA Start.

Ovládání programu je snadné a intuitivní. A pokud byste si přesto nevěděli rady, můžete nahlédnout do nápovědy programu, videonávodů, příruček nebo FAQ. POHODA Start vám navíc zajistí potřebné soukromí a bezpečí při každodenní účetní práci. Díky tomu, že si ji instalujete do svého počítače, záleží pouze na vás, komu povolíte přístup k zadaným datům a zálohám. A pomůže vám i s GDPR. Kdykoliv přitom můžete přejít na některou placenou verzi Pohody, přenést data a účtovat bez limitů.

Potřebujete do placené verze programu POHODA přenést data z jiného účetního programu? Technici programu POHODA vás provedou celým převodem od poptávky po předání přenesených dat ke kontrole – standardně to zabere jen 3 dny. A pokud máte jiné obavy z přechodu, přečtěte si náš dřívější článek – Mýty o přechodu na nový účetní program.