ISDOC: Tajná zbraň vaší PDF faktury, o které jste (možná) nevěděli

Elektronická fakturace je v posledních letech stále skloňovanějším termínem – nejen kvůli digitalizaci veřejné správy, ale i díky potřebě firem zefektivnit své účetní a administrativní procesy. Možná jste proto v tomto kontextu slůvko ISDOC už slyšeli. A není potřeba se ho bát – je to nenápadný, ale velmi užitečný nástroj, který proměňuje obyčejnou PDF fakturu v inteligentní součást elektronické fakturace. Pojďme se na něj podívat trochu více zblízka:

• Co je to ISDOC (a co není)?
• ISDOC jako přirozená součást fakturace?
• Jaké výhody vám ISDOC přinese?
• Mám ISDOC i ve svém účetním programu?

Co je ISDOC (a co není)?

Nejdříve trochu teorie. ISDOC je český standard pro elektronickou fakturaci, který sjednocuje různé typy elektronických dokladů na jeden jediný. Umožňuje přenášet fakturační údaje mezi účetními systémy rychle, automatizovaně a bez chyb. Technicky vzato jde o strukturovaný XML soubor, který může účetní software automaticky načíst a zpracovat.

Co je ale důležité. ISDOC nenahrazuje klasické PDF, ale doplňuje ho. Běžně se tak posílají faktury v kombinaci: PDF pro čtení a jeho příloha ISDOC pro účetní software. Pracovní postupy se tedy nijak nemění – jen dostanou chytrou podporu navíc.

ISDOC jako přirozená součást elektronické fakturace

Máte obavy, že práce s formátem ISDOC bude technicky složitá? Je to úplně naopak, e-fakturace s ISDOC je jednoduchá a téměř bezpracná – vše stačí jen jednou v účetním programu nastavit a od té chvíle se už o nic nemusíte starat. Zkrátka, obavy jsou v tomto případě zbytečné.

• Bezpečný a ověřený formát
  ISDOC existuje už od roku 2009 a je oficiálně doporučený i pro komunikaci se státní správou.
• Bez nutnosti školení nebo složitých nastavení
  Většina účetních programů v Česku ISDOC umí načíst i vytvořit automaticky. Uživatel často ani nepozná, že s ním pracuje.
• Nemění zaběhlý způsob fakturace
  Pořád můžete posílat PDF. Jen k němu váš účetní program přidá datovou přílohu, která šetří práci účetním.

Jaké výhody vám ISDOC přinese?

ISDOC opravdu není jen „další soubor navíc“. Jak už jsme zmínili, jde o nástroj, který v pozadí odvádí spoustu práce, aniž byste museli měnit svůj pracovní postup. Díky tomu přináší řadu praktických výhod, které ocení účetní, administrativní pracovníci i podnikatelé v terénu:

• Úspora času

Přijatý ISDOC soubor se automaticky načte do účetního programu, včetně všech důležitých údajů. Ruční přepisování z PDF mizí.

• Minimalizace chyb

Při ručním zadávání se snadno spletete. Strukturovaná data z ISDOCu přecházejí přesně tak, jak byla vystavena – bez překlepů.

• Snazší archivace a vyhledávání

Díky přesně dané struktuře lze ISDOC snadno filtrovat, vyhledávat a třídit. A to se hodí při kontrolách nebo auditu.

• Soulad s legislativou

ISDOC podporuje elektronický podpis a je doporučeným formátem pro fakturaci vůči státním institucím.

Mám ISDOC i ve svém účetním programu?

ISDOC je v Česku všeobecně podporovaný, je proto víc než pravděpodobné, že váš účetní program si s tímto formátem elektronické fakturace rozumí také. Například v ekonomickém systému POHODA stačí jedno rychlé nastavení, na základě kterého bude program ke všem generovaným PDF fakturám přidávat i ISDOC přílohu. Z obyčejné faktury se tak během pár okamžiků stane faktura elektronická, kterou dokážou přečíst v podstatě všechny české účetní programy. Je tak jedno, jestli váš odběratel nebo dodavatel používají také Pohodu, nebo některý z dalších programů na trhu.

„Naší prioritou je, aby účetní program nebyl pro uživatele jen nástrojem, ale spolehlivým partnerem při podnikání. A elektronická fakturace je v tomto směru přirozeným krokem vpřed. I proto POHODA podporuje ISDOC v podstatě od jeho vzniku a výrazně tím ulehčuje práci nejen účetním, ale i samotným podnikatelům.“

– Eva Neubauerová, produkt manažer programu POHODA

ISDOC navíc není omezen jen na kancelářské prostředí. S aplikací mPOHODA můžete e-faktury vytvářet a odesílat i přímo z mobilu nebo tabletu – třeba na cestách nebo rovnou u zákazníka. To znamená, že i když pracujete v terénu, neztrácíte výhodu automatizovaného přenosu dat ani časovou úsporu, kterou ISDOC přináší.

Závěrem: ISDOC je klíčem k efektivní elektronické fakturaci

V době, kdy digitalizace a automatizace hrají čím dál větší roli, je ISDOC přirozeným krokem vpřed. Nevyžaduje velké změny, přesto přináší výraznou úsporu času, snížení chybovosti i větší přehlednost. Prostě značka ideál. 🙂