Pro začátek si uveďme pár obecných zásad inventarizace. Platí, že veškeré inventarizační rozdíly, ať už se jedná o manka, škody, ztráty, či přebytky, budou proúčtovány do účetního období, za které se inventarizace provádí.

Zásoby je nutné evidovat podle druhů. Při vypořádání inventarizačních rozdílů musíme v první řadě rozlišit manka od přirozených úbytků majetku. Manko nastává v situaci, kdy skutečný stav zjištěný při inventarizaci je nižší než v účetních záznamech společnosti. České účetní standardy pro podnikatele č. 007 rozlišují dva typy manka:

1. Manko do normy je ztrátou v rámci norem přirozených úbytků zásob, přičemž jde o ztráty způsobené např. odpařováním, vysycháním, prosakováním, táním apod. Tyto normy jsou stanoveny k prvnímu dni účetního období na celé období a nesmí být výrazně vyšší než u jiných podniků podobného typu.
2. Manka nad normu jsou zaviněná. Odpovědnost za ně nese vždy oprávněná osoba a vznikají např. odcizením nebo zanedbáním povinnosti ochrany a správy majetku. Přirozené úbytky zásob většinou účtujeme na vrub účtu 501 – Spotřeba materiálu nebo 504 – Prodané zboží, podle povahy zásob.

Kvalitní vnitropodnikové normy účetní jednotce usnadní mnoho práce, mimo jiné také při jednání s finančním úřadem v případě kontroly. Účetní jednotka tímto předpisem stanoví normy přirozených úbytků zásob a také rozhodne, o kterých druzích materiálu bude účtovat rovnou do spotřeby bez zaúčtování na sklad.

Škody mimořádného charakteru

Zvláštní pozornost zasluhují škody mimořádného charakteru. Těmi se rozumí takové, které nemají vztah k běžné činnosti účetní jednotky. Jak už název napovídá, jedná se skutečně o mimořádné situace, jako je např. požár, povodně, válečné a teroristické konflikty nebo škody způsobené politickými převraty. I o těchto typech škod však účtujeme na účtu 549 – Manka, škody a mimořádné provozní náklady.

Fyzické inventury a jejich výsledek

Fyzickými inventurami se rozumí skutečné zjišťování stavů, a to nejčastěji přepočítáváním, vážením, přeměřením, případně odborným odhadem, což se týká zejména sypkých materiálů. Při inventarizaci mohou nastat problémy při inventurách nedokončené výroby a polotovarů vlastní výroby, na místě je tedy velká obezřetnost. Nejlepším řešením je podrobný soupis nedokončené výroby podle jednotlivých stupňů rozpracovanosti.

Manka a přebytky zásob lze vzájemně vyrovnávat. To však platí pouze tehdy, jedná-li se o manka a přebytky zásob, které vznikly ve stejném inventarizačním období prokazatelně neúmyslnou záměnou jednotlivých druhů, u kterých je tato záměna možná vzhledem k charakteru druhů zásob, například u podobných obalů apod.

A) Manka a škody

Manka nad normu i škody zjištěné při fyzických inventarizacích účtujeme na vrub účtu 549 – Manka, škody a mimořádné provozní náklady. Nezáleží přitom, zda se jedná o zásoby nakupované, či zásoby vlastní výroby. Zrovna tak není podstatné, zda účtujeme o zásobách metodou A, nebo B.

Dalšími účty, které při účtování mank (i přebytků) používáme, jsou:

581 – Změna stavu zásob nedokončené výroby pro účet 121 – Nedokončená výroba

582 – Změna stavu polotovarů pro účet 122 – Polotovary vlastní výroby

583 – Změna stavu výrobků pro účet 123 – Výrobky

584 – Změna stavu mladých zvířat a ostatních zvířat a jejich skupin pro účet 124 – Mladá a ostatní zvířata a jejich skupiny

Na účtu 549 – Manka, škody a mimořádné provozní náklady účtujeme o těchto operacích:

• nezaviněná manka a škody na materiálu, které převyšují stanovené normy přirozených úbytků,
• zaviněná manka a škody,
• snížení ocenění zásob na cenu možného použití v důsledku neopravitelného poškození zásob,
• snížení ocenění zásob na cenu možného použití při fyzické likvidaci zásob,
• zásoby na skladě zničené při živelných pohromách a jiných nahodilých událostech.

B) Přebytky zásob

Přesuneme se nyní na opačnou stranu výsledovky a zaměříme se na přebytky zásob zjištěné při inventarizaci. K účtu 549 – Manka, škody a mimořádné provozní náklady analogicky použijeme účet 648 – Ostatní provozní výnosy pro zaúčtování přebytků zásob.

Ale pozor, tento účet použijeme pouze v případě, že se jedná o nakupované zásoby. Pokud dojde k přebytku zásob vyrobených vlastní činností, používáme účty skupiny 58X – Změna stavu zásob vlastní činnosti a aktivace.

Toto platí jak pro účtování způsobem A, tak i pro způsob B. Účet 648 – Ostatní provozní výnosy tedy použijeme v případech, kdy účtujeme o:

• nároku na náhradu manka a škody od fyzických/právnických osob (pokud nebyla do uzavření účetních knih zjištěna přesná výše náhrady, použijeme účet časového rozlišení),
• přebytcích nakoupených zásob zjištěných při inventarizaci.

A pak máme účty 581 – 584 a ty využijeme pro účtování o mankách a přebytcích u zásob vlastní výroby.

Na straně MD účtujeme:

• úbytky stavu nedokončené výroby / polotovarů / výrobků / zvířat,
• nezaviněný úhyn mladých a ostatních zvířat a jejich skupin (584/124).

Na straně DAL účtujeme:

• přírůstky nedokončené výroby / polotovarů / výrobků / zvířat,
• přebytek nedokončené výroby / polotovarů / výrobků / zvířat zjištěný při inventarizaci,
• snížení ocenění zásob nedokončené výroby / polotovarů / výrobků / zvířat v důsledku neopravitelného poškození při účtování způsobem B,
• snížení ocenění zásob nedokončené výroby / polotovarů / výrobků / zvířat při fyzické likvidaci v důsledku škod při účtování způsobem B,
• manka a škody zásob nedokončené výroby / polotovarů / výrobků / zvířat uplatněné vůči zaměstnancům / společníkům / jiným osobám,
• manka a škody zásob nedokončené výroby / polotovarů / výrobků / zvířat zaúčtované do nákladů,
• poskytnuté výrobky za účelem pohoštění, občerstvení a dary (513/583),
• bezplatné předání zásob nedokončené výroby / polotovarů / výrobků / zvířat (543/58X),
• přeřazení mladých a ostatních zvířat a jejich skupin do stavu dospělých zvířat a jejich skupin (026/584).