Faktury už dávno nejsou jen potištěné papíry, které se zakládají do šanonů. V digitální době jde o datové soubory, které mezi firmami putují napříč systémy, často bez lidského zásahu. A právě tady se začíná hlásit o slovo bezpečnost. Jak poznat, že s fakturou nikdo nemanipuloval? Že opravdu pochází od dodavatele, který je v záhlaví uvedený? A že si někdo „nepřikrášlil“ částku k úhradě?

Odpověď je překvapivě jednoduchá: elektronický podpis.

Co se v článku dočtete?

• Faktura, která mluví za sebe
• ISDOC + elektronický podpis = záruka důvěryhodnosti
• Podpis nebo pečet? Aneb co fakturu opravdu chrání
• Jak poznáte, že je faktura podepsaná?
• Na co si dát pozor

Faktura, která mluví za sebe

Když vám přijde faktura v datovém formátu ISDOC, máte v ruce víc než jen součet položek a částku k zaplacení. ISDOC je „chytrý“ soubor – obsahuje strukturovaná data, díky kterým ji účetní software přečte bez zbytečného opisování. A pokud je kromě toho ještě elektronicky podepsaná, pak dostáváme do rukou nástroj, který dokáže potvrdit, že:

• dokument vystavil opravdu ten, kdo jej elektronicky podepsal,
• po vystavení (a podpisu) do něj nikdo nezasahoval,
• faktura je z pohledu integrity dat důvěryhodná.

Z pohledu podnikatele je to neviditelný štít, který chrání nejen jeho, ale i jeho obchodní partnery.

ISDOC + elektronický podpis = záruka důvěryhodnosti

ISDOC jako datový formát umožňuje do sebe zapouzdřit elektronický podpis. Ať už fakturu vytváříte v účetním programu nebo ji přijímáte, elektronický podpis v ISDOCu slouží jako digitální pečeť – neviditelná, ale ověřitelná.

To oceníte hlavně v případech, kdy:

• posíláte faktury větším firmám nebo institucím, které vyžadují elektronický podpis jako podmínku přijetí,
• řešíte reklamaci nebo spor o platbu – podepsaná faktura může mít vyšší důkazní hodnotu,
• pracujete s citlivými údaji a chcete mít jistotu, že dokument nebyl pozměněn.

K ověření elektronického podpisu slouží nástroje jako například STORMWARE ISDOC Reader, který je součástí programu POHODA, používat ho však můžete i samostatně. Umožní vám zobrazit obsah ISDOC faktury i informace o platnosti podpisu. Uvidíte, zda je dokument opravdu elektronicky podepsaný, kdo jej podepsal a jestli je podpis stále důvěryhodný – bez nutnosti importu do účetního programu nebo ručního ověřování certifikátu.

Podpis nebo pečeť? Aneb co fakturu opravdu chrání

Existují dva způsoby, jak elektronicky ověřit pravost dokument, kromě elektronického podpisu se můžete setkat ještě s elektronickou pečetí. Rozdíl mezi nimi je jednoduchý:

• Elektronický podpis je navázaný na konkrétní osobu – fyzickou nebo právnickou.
• Elektronická pečeť je naproti tomu navázaná přímo na organizaci a používá se automaticky bez potřeby zásahu konkrétní osoby.

V praxi to znamená, že když vaši fakturu vystaví účetní software a opatří ji elektronickou pečetí, můžete tím prokázat její původ i integritu – tedy že opravdu pochází z vaší firmy a nikdo s ní po cestě nemanipuloval. A to bez toho, abyste museli ručně podepisovat každý dokument.

Program POHODA práci s elektronicky podepsanými ISDOC fakturami podporuje – u přijatých dokumentů podpisy rozpozná, zkontroluje jejich platnost a upozorní vás, pokud by s nimi bylo něco v nepořádku. U vydaných faktur to funguje stejně hladce: jakmile si v programu nastavíte elektronický podpis POHODA je bude do všech vystavených faktur připojovat automaticky.

Jak poznáte, že je faktura podepsaná?

Podepsaná faktura v ISDOCu obsahuje elektronický podpis přímo ve své struktuře – ale není to nic, co byste poznali pouhým okem. V praxi vám s tím pomůže účetní software nebo příslušný nástroj, který umí podpis ověřit.

Například v některých programech se rovnou při načtení zobrazí informace, zda je dokument elektronicky podepsán a jestli je podpis platný. Tím odpadá ruční kontrola a můžete se rovnou věnovat dalším krokům – třeba zaúčtování.

Na co si dát pozor

Elektronický podpis má svá pravidla. Tady jsou tři praktické tipy, jak s ním pracovat efektivně:

• Podepisujte správným certifikátem – používáte-li kvalifikovaný elektronický podpis, ujistěte se, že je vystavený na vaši firmu a stále platný.
• Zkontrolujte si platnost podpisu – při práci s ISDOC fakturami se vždy vyplatí ověřit, že je podpis platný a důvěryhodný. Software to zvládne za vás.
• Nezapomínejte vyřadit z použití staré nebo neplatné certifikáty – pokud certifikát zrušíte (např. při změně oprávněné osoby), faktury podepsané tímto certifikátem už nebudou při ověření vycházet jako důvěryhodné.

Závěrem

Bezpečnost v digitální komunikaci není otázkou náhody. Elektronický podpis u faktur v ISDOCu představuje efektivní způsob, jak posílit důvěru mezi obchodními partnery, předejít sporům a ochránit se před podvrženými dokumenty.

A pokud pracujete v programu POHODA, máte výhodu: elektronické podpisy v ISDOC fakturách se ověřují automaticky – vy se tak můžete soustředit na důležitější věci.