Změny v odhláškách zaměstnanců od 1. 4. 2022

Dle § 94 zákona o nemocenském pojištění je zaměstnavatel povinen oznámit okresní správě sociálního zabezpečení („OSSZ“) v elektronické podobě na elektronickou adresu určenou touto správou na předepsaném tiskopisu kromě nástupu i den skončení doby zaměstnání se zaměstnancem. A to do 8 kalendářních dnů ode dne skončení doby zaměstnání.

Zákonem č. 248/2021 Sb. se do tohoto zákona zavádí s účinností od 1. 4. 2022 nová povinnost, která změní stávající mzdovou praxi při ukončování zaměstnání a která má vazbu na administraci podpory v nezaměstnanosti úřadem práce.

Součástí oznámení o dni skončení doby zaměstnání se zaměstnancem budou totiž nově i údaje podle § 42 odst. 3 zákona o zaměstnanosti potřebné pro přiznání a poskytování podpory v nezaměstnanosti. Od 1. 4. 2022 tak bude v platnosti nový elektronický formulář na odhlášku zaměstnance při ukončení zaměstnání.

Nové náležitosti odhlášky

Nově budou součástí odhlášky pro OSSZ též následující údaje, které bude úřad práce získávat pro přiznání a poskytování podpory v nezaměstnanosti právě z informačních systémů vedených Českou správou sociálního zabezpečení podle zákona o nemocenském pojištění:

• druh zaměstnání,
• doba trvání zaměstnání,
• doba důchodového pojištění,
• výše průměrného nebo pravděpodobného měsíčního čistého výdělku zjištěného podle příslušných právních předpisů,
• výše nároku na odstupné, odbytné, odchodné, včetně informace, zda bylo vyplaceno, a
• způsob a důvod skončení zaměstnání.

Do 31. 3. 2022 tak budeme zaměstnancům, kteří ukončí pracovní poměr a půjdou na úřad práce, vystavovat potvrzení pro účely posouzení nároku o podporu v nezaměstnanosti, případně potvrzení o vyplacení odstupného.

Od 1. 4. 2022 již budeme povinně tyto údaje vyplňovat pouze v odhlášce, zasílané na OSSZ, a to u všech zaměstnanců, kteří ukončí pracovní poměr, neboť tyto údaje budou povinnou součástí odhlášky. V zákoně o zaměstnanosti je pak přejata tatáž lhůta, která figuruje v zákoně o nemocenském pojištění, tj. odhláška se všemi novými náležitostmi musí být odeslána do 8 kalendářních dnů ode dne skončení doby zaměstnání odchozího zaměstnance.

Česká správa sociálního zabezpečení pak sdělí již přímo úřadu práce veškeré údaje, potřebné pro přiznání a poskytování podpory v nezaměstnanosti, které načerpá z odhlášky zaměstnance. Tyto údaje sdělené zaměstnavatelem a potřebné pro přiznání a poskytování podpory v nezaměstnanosti pak budou v registru pojištěnců, jehož správcem je Česká správa sociálního zabezpečení, vedeny po dobu 15 let následujících po roce, v němž byly tyto údaje zapsány do registru pojištěnců.

Sankce za nepodání odhlášky ve lhůtě

Lhůta pro podání odhlášky při ukončení zaměstnání je stanovena na 8 kalendářních dnů ode dne skončení zaměstnání. Nepodáním správně vyplněné odhlášky zaměstnance včas se tak zaměstnavatel nově vystavuje sankci nejen dle zákona o nemocenském pojištění, ale i dle zákona o zaměstnanosti. Může jej tak pokutovat nejen správa sociálního zabezpečení, ale též mu může být uložena pokuta dle zákona o zaměstnanosti. Přestupky podle zákona o zaměstnanosti projednává Státní úřad inspekce práce nebo oblastní inspektoráty práce.

Nově mohou být uloženy následující pokuty:

• pokuta do 20 000 Kč za přestupek dle zákona o nemocenském pojištění, a to za neoznámení OSSZ skončení doby zaměstnání se zaměstnancem – tj. za nepodání odhlášky,
• pokuta do 100 000 Kč za přestupek dle zákona o nezaměstnanosti, a to za nesplnění oznamovací povinnosti podle tohoto zákona, tj. pokud nebude ohláška podána vůbec nebo bude podána, ale nebude obsahovat nově požadované údaje.

Změna v procesech zúčtování mzdy při odchodu zaměstnance

Zejména na základě výše uvedených hrozících pokut je tedy potřeba vzít na vědomí, že osmidenní lhůtu bude dobré dodržovat, což nepochybně bude znamenat zintenzivnění práce mzdových účetních.

Do 8 dnů po ukončení zaměstnání zaměstnance tak budou muset nejen o této situaci vědět, ale mít dostatečné informace pro stanovení výše průměrného nebo pravděpodobného měsíčního čistého výdělku zjištěného podle příslušných právních předpisů. Též budou muset být informovány o výši nároku na odstupné, odbytné, odchodné, včetně informace, zda bylo vyplaceno, a o způsobu a důvodu skončení zaměstnání.

V praxi bude pravděpodobně nejvíce činit problémy právě stanovení průměrného měsíčního čistého výdělku. Průměrný výdělek se vypočítá vždy k 1. dni kalendářního měsíce následujícího po rozhodném období – nejčastěji tedy k prvnímu dni kalendářního čtvrtletí (1. 1., 1. 4., 1. 7., 1. 10.). Takto vypočtený průměrný výdělek se následně používá k výpočtu náhrad a příplatků až do konce příslušného čtvrtletí.

Čtyřikrát v roce tak při ukončení pracovního poměru budeme muset mít pro účely výpočtu průměrného měsíčního čistého výdělku vypočtenou i mzdu za předchozí měsíc. Osm kalendářních dní se tedy může jevit jako poměrně krátká doba a je potřeba mít pro tyto účely možnost pomocí účetních a mzdových softwarů zpracovat mzdu odchozích zaměstnanců i přednostně před ostatními.
 

Personální a mzdový systém PAMICA i ekonomický a účetní program POHODA budou na tuto novinku včas připraveny. Zaktualizujeme tiskopis Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání) a do agendy Podání ONZ přidáme nový řádek pro údaje rozhodné pro stanovení nároku a výpočet podpory v nezaměstnanosti. Aktualizaci programu s touto funkčností budete mít k dispozici v druhé polovině března.

Taktéž je vhodné nastavit lépe procesy ve firmách co se sdílení informací a případné zastupitelnosti týká, aby nedocházelo ke zbytečným prodlevám ve zpracování a zaměstnavatelé se vyhnuli riziku sankcí.

Jak v programech POHODA a PAMICA vytvořit a elektronicky odeslat Oznámení o nástupu do zaměstnání pro zaměstnance s datem odchodu od 1. 4. 2022, se dozvíte v našich nových videonávodech.