Problematiku cestovních náhrad řeší zákoník práce (dále jen „ZP“). V dnešním článku se podíváme na prokazování jednotlivých druhů cestovních náhrad. Cestovními výdaji (podle § 152 ZP), za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se rozumí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při:

• pracovní cestě,
• cestě mimo pravidelné pracoviště,
• mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
• přeložení,
• dočasném přidělení,
• přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,
• výkonu práce v zahraničí.

V praxi se nejčastěji vyskytují náhrady na pracovní cestě, kterými se dále budeme zabývat. Při pracovní cestě rozlišujeme náhrady:

• jízdních výdajů,
• jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,
• výdajů za ubytování,
• zvýšených stravovacích výdajů (dále jen „stravné“),
• nutných vedlejších výdajů.

Náhrady jízdních výdajů za použití dopravního prostředku dálkové dopravy

Náhrada jízdních výdajů za použití určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy (autobus, vlak, letadlo) a taxislužby přísluší zaměstnanci v prokázané výši.
 
Pokud zaměstnanec není schopen jízdní výdaje prokázat (například ztráta jízdního dokladu), nemá zaměstnavatel povinnost jízdní výdaje zaměstnanci uhradit.
 
Zaměstnavatel však může podle § 185 ZP proplatit cestovní náhrady v jím uznané výši. Náhradu je možné stanovit například na základě jízdenky spolucestujícího nebo zjištění ceny jízdného za určený hromadný prostředek.

Náhrada jízdních výdajů za použití vlastního silničního motorového vozidla

Náhrada jízdních výdajů za použití vlastního silničního motorového vozidla zaměstnance se skládá ze dvou částek. Zaprvé je to základní náhrada za 1 km jízdy. Minimální výše této náhrady je pro každý rok stanovena vyhláškou. Pro rok 2017 je to vyhláška č. 440/2016 Sb. (dále jen „vyhláška“). Pokud není výše náhrady sjednána, použije zaměstnavatel vyhláškovou náhradu, která je pro rok 2017 stanovena ve výši 3,90 Kč/km.
 
Zadruhé se jedná o náhradu za pohonné hmoty. Náhrada za spotřebovanou pohonnou hmotu se určí násobkem ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty. Cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou.
 
Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen.
 
Jestliže zaměstnanec cenu pohonné hmoty neprokáže, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu příslušné pohonné hmoty stanovenou vyhláškou. Spotřeba pohonné hmoty se určí z technického průkazu vozidla.

Náhrada jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy

Tato náhrada přísluší zaměstnanci opět v prokázané výši. Výjimkou je zde náhrada při použití místní hromadné dopravy v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce. V tomto případě zaměstnavatel poskytne náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty, aniž by zaměstnanec musel jízdní výdaje prokazovat.

Náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny

Náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny se řídí stejnými podmínkami jako výše uvedené náhrady jízdních výdajů. Jsou zde však stanoveny některá omezení a limity tak, aby nebyly na zaměstnavatele přenášeny výdaje zaměstnance, které nesouvisejí s jeho vysláním na pracovní cestu.

Náhrada výdajů za ubytování

Náhrada výdajů za ubytování je možná pouze na základě prokázaných výdajů zaměstnancem.

Stravné

Stravné, které hradí zaměstnavatel zaměstnanci, je stanoveno paušální náhradou v závislosti na délce pracovní cesty. Důvodem je skutečnost, že stravné má zaměstnanci kompenzovat zvýšené náklady na stravování v průběhu pracovní cesty, nikoliv jejich veškerou úhradu. Jelikož se jedná o paušální náhradu, není požadováno prokazování skutečných výdajů na stravování.

Nutné vedlejší výdaje

Zaměstnanci přísluší náhrada nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou (například letištní poplatky, poplatky za použití dálnic, poplatky za úschovu věcí apod.), a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, přísluší mu náhrada odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty.
 
Některé poplatky ani není možné prokázat (například hovory z telefonního automatu). Pak se takové poplatky prokazují například formou čestného prohlášení. Zaměstnavatel pak může úhradu poplatků stanovit na základě svých znalostí a zkušeností o cenách věcí a služeb. Nutné vedlejší výdaje však musí být zaměstnavatelem proplaceny vždy, což je rozdílné oproti náhradám jízdních výdajů, které zaměstnavatel proplácet nemusí, pokud nejsou prokázané.

Článek byl připraven ve spolupráci s Daňovou kanceláří Ing. Radek Bílý.