Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů

Zaměstnavatele v příštím roce čeká zásadní úleva od dlouho kritizované administrativní zátěže spojené s pravidelným hlášením údajů o zaměstnancích a jejich mzdách, dosud často poskytovaných duplicitně celé řadě institucí.

Zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatelů (JMHZ) nahradí až 25 dosavadních formulářů. Účinnost zákona je stanovena na 1. ledna 2026, přičemž nové povinnosti se začnou uplatňovat od 1. dubna 2026.

Jednou z hlavních změn bude zrušení povinnosti zasílat výkaz pojistného (PVPOJ). Za měsíce leden až březen 2026 budou informace prostřednictvím JMHZ předány zpětně, a to do 20. 4. 2026, a následně budou data předávána prostřednictvím JMHZ měsíčně bez možnosti individuálního prodloužení či prominutí lhůty. Údaje uvedené v JMHZ se budou měsíčně elektronicky zasílat do 20. dne následujícího měsíce do informačního resortu Ministerstva práce a sociálních věcí (dále jen MPSV), které zároveň bude správcem těchto dat. Přijímání hlášení, kontrola formálních a logických chyb a uložení dat do integrovaného informačního systému MPSV bude vykonávat Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ). Dále kromě výkazu o výši měsíčního pojistného by JMHZ mělo nahradit i hlášení k dlouhodobým pracovním neschopnostem, evidenční list důchodového pojištění, ale také například hlášení k povinnému podílu zaměstnávání osob se zdravotním postižením, statistické výkazy ISPV nebo pro statistický úřad. Státní orgány si od této změny slibují získání velmi podrobných informacích nejen o příjmech zaměstnanců v reálném čase.

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele bude strukturováno do tří části:

• Souhrnná část obsahující identifikační údaje zaměstnavatele (IČO, název, sídlo), údaje o období, za které je hlášení podáváno a souhrnné finanční informace.
• Pojistná část obsahuje údaje o odvodech na sociální a zdravotní pojištění.
• Individualizovaná část bude poskytovat údaje o každém jednotlivém zaměstnanci a jeho pracovněprávního vztahu, datum nástupu do práce a ukončení pracovněprávního vztahu. V této části budou i informace o dočasné pracovní neschopnosti, rodičovské dovolené atd.

To, jaké konkrétní údaje budou prostřednictvím JMHZ sdělovány, bude stanoveno nařízením vlády v následujících měsících. Tyto údaje budou následně sdíleny mezi ostatní uživatele údajů – Ministerstvo práce a sociálních věcí, Českou správu sociálního zabezpečení, územní správu sociálního zabezpečení, Institut posuzování zdravotního stavu, Úřad práce České republiky, příslušný orgán Finanční správy České republiky, Ministerstvo financí, Český statistický úřad, Ministerstvo spravedlnosti a Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy.

Evidence zaměstnavatelů

Pro účely výkonu této agendy je zřízena jednotná evidence zaměstnavatelů, kterou bude spravovat ČSSZ. Zaměstnavatelé budou mít povinnost se do této evidence přihlásit nejpozději dva pracovní dny přede dnem, ve kterém má k výkonu práce nastoupit první zaměstnanec – občan ČR, nejdříve však 15 kalendářních dnů před tímto dnem. V případě zaměstnání zahraničních zaměstnanců je stanovena speciální lhůta přihlášení do evidence zaměstnavatelů, a to nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce tohoto zaměstnance.

Ve shodné lhůtě pro přihlášení do evidence zaměstnavatelů přináší zákon také povinnost zaměstnavatele přihlásit každou jeho mzdovou účtárnu včetně povinnosti uvedení okruhu zaměstnanců, pro které mzdová účtárna vede evidenci mezd a platů.

Změnu údajů zapsaných v evidenci zaměstnavatelů bude mít zaměstnavatel povinnost oznámit do osmi kalendářních dnů ode dne, kdy se o této změně dozvěděl.

V případě, že nastane situace, kdy se zaměstnavatel přihlásí do evidence zaměstnavatelů a zaměstnanec nenastoupí do výkonu práce, má zaměstnavatel povinnost tuto skutečnost oznámit do osmi kalendářních dnů ode dne, v němž měl zaměstnanec nastoupit k výkonu práce.

Evidence zaměstnanců

Další důležitou novinkou, která je součástí nové právní úpravy je, že od 1. července 2026 bude nutné registrovat občana ČR jako zaměstnance ještě před jeho nástupem do práce, cílem je ztížit nelegální zaměstnávání. Pro tyto účely bude zřízena současně s evidencí zaměstnavatelů i evidence zaměstnanců obstarávající údaje o zaměstnancích. Do evidence zaměstnanců bude zaměstnavatel přihlašovat zaměstnance nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce, nejdříve bude možné zaměstnance přihlásit ve lhůtě osm kalendářních dnů před předpokládaným dnem nástupu do zaměstnání. Pokud se nebude jednat o zahraničního zaměstnance, bude mít zaměstnavatel možnost přihlásit zaměstnance do evidence zaměstnanců i částečně.

V případě atypických vztahů mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, například v případě finanční náhrady od úrazových pojišťoven za pracovní úraz nebo nemoc z povolání je zaměstnavatel povinen přihlásit zaměstnance do osmi kalendářních dnů ode dne, kdy zaměstnavateli vznikla povinnost poskytovat příslušné plnění, nebo kdy zaměstnavatel toto plnění poskytl poprvé. Plnění může mít podobu jak peněžní, tak i nepeněžní. V těchto situacích nebude možné činit částečné přihlášení zaměstnance.

Z výše uvedeného vyplývá, že zaměstnavatel bude mít zákonný nárok požadovat údaje nutné k přihlášení do evidence zaměstnanců ještě před nástupem zaměstnance, tyto údaje však smí použít pouze pro tyto účely. Zaměstnavatel zároveň musí dodržovat veškeré povinnosti týkající se ochrany osobních údajů.

Pokud zaměstnanec, který je již přihlášen v evidenci zaměstnanců, nakonec k výkonu práce nenastoupí, je zaměstnavatel povinen tuto skutečnost oznámit bez zbytečného odkladu, nejpozději však do osmi kalendářních dnů od předpokládaného dne nástupu. Ve stejné lhůtě je zaměstnavatel povinen nahlásit i jakékoliv změny evidovaných údajů, a to ode dne, kdy se o této změně prokazatelně dozvěděl.

V případě ukončení zaměstnání, nebo pokud zaměstnavateli zanikne povinnost poskytovat tomuto zaměstnanci plnění nebo poskytování plnění ukončí, je zaměstnavatel povinen odhlásit daného zaměstnance z evidence zaměstnanců. Tuto povinnost musí splnit do 8 kalendářních dnů ode dne, kdy nastala některá z uvedených skutečností.

Sankce a přestupky

Zákon o JMHZ zavádí vlastní režim správních deliktů. Zaměstnavatel, který nesplní svou povinnost přihlásit sebe nebo zaměstnance do evidence, se dopouští přestupku, za který může být uložena pokuta až do výše 100 000 Kč. V případě porušení povinnosti podat včas jednotné měsíční hlášení, podání neúčinného hlášení zaměstnavatelem nebo nepodání opravného hlášení může být uložena pokuta ve výši až 5 000 Kč za každého dotčeného zaměstnance. Správní řízení bude příslušet územním správám sociálního zabezpečení. Tyto orgány mohou rozhodnout o uložení sankce i bez formálního zahájení řízení, pokud dojde k nápravě porušení.

Shrnutí

Zavedení jednotného měsíčního hlášení představuje významný milník v oblasti pracovněprávní, sociálněprávní i daňové agendy. Nový systém přináší zefektivnění a zrychlení komunikace mezi zaměstnavateli a příslušnými institucemi. Neméně důležitým přínosem je snížení chybovosti, která byla u roztříštěných procesů častým problémem, a posílení právní jistoty jak na straně zaměstnavatelů, tak i státu. Benefity vyplývající z jednotného měsíčního hlášení by měly být ku prospěchu i samotným zaměstnancům. Přínosem je plánované předvyplněné daňové přiznání Finanční správou nebo skutečnost, že úřady budou mít k dispozici údaje pro jejich žádost například v případě podpory v nezaměstnanosti nebo dávky státní sociální podpory.

Bohužel mnoho zkušených zaměstnavatelů snad ani tentokrát nepřekvapí skutečnost, že se projektu jednotného měsíčního hlášení nebudou účastnit zdravotní pojišťovny. Zaměstnavatelé tak budou nuceni i nadále podávat měsíční hlášení až sedmi různým zdravotním pojišťovnám a zachován zůstává i systém přihlášení či odhlášení zaměstnancům k jejich příslušným zdravotním pojišťovnám v odpovídajících termínech.