Cestovní náhrady v roce 2014

Od roku 2007 upravuje poskytování cestovních náhrad zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce („ZP“), a to nejenom v jeho sedmé části, ale i v dalších ustanoveních. Poskytování cestovních náhrad, které řeší ZP, můžeme rozdělit na cestovní náhrady pro zaměstnance zaměstnavatelů, kteří jsou uvedeni v § 190 odst. 3 („státní a příspěvková sféra“ nebo i „nepodnikatelská sféra“), a cestovní náhrady pro zaměstnance zaměstnavatelů, kteří nejsou uvedeni v § 190 odst. 3 („podnikatelská sféra“).
 
Dále se ustanoveními pro cestovní náhrady řídí i fyzické osoby – podnikatelé, pokud si chtějí do svého základu daně z příjmů fyzických osob zahrnout cestovní náhrady. Daňová uznatelnost těchto nákladů se potom řídí ustanoveními § 24 odst. 2 písm. k) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů („ZDP“), pro podnikatele fyzické osoby a § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP pro zaměstnavatele.
 
Zaměstnancům ve státní a příspěvkové sféře může být poskytnuto stravné v rozpětí, které je uvedeno v § 176 odst. 1 ZP:

• 67 až 80 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

• 102 až 123 Kč, trvá-li pracovní cesta 12 až 18 hodin,

• 160 až 191 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin

 
Pro podnikatelskou sféru je na základě ustanovení § 163 odst. 1 ZP stanoveno stravné ve výši nejméně:

• 67 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

• 102 Kč, trvá-li pracovní cesta 12 až 18 hodin,

• 160 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

 
Pokud by zaměstnavatel nestanovil nejpozději před vysláním na pracovní cestu výši stravného, přísluší zaměstnanci stravné v minimální výši uvedené ve vyhlášce Ministerstva práce a sociálních věcí.
 
Pokud by v podnikatelské sféře poskytl zaměstnavatel stravné vyšší než je horní sazba příslušného rozpětí platného pro státní a příspěvkovou sféru, je rozdíl částkou, která je příjmem dle § 6 ZDP a součástí vyměřovacího základu pro pojistné na všeobecné zdravotní pojištění a pojistného na sociální zabezpečení.
 
Stravné se stanoví vždy za každou pracovní cestu a každý kalendářní den této pracovní cesty samostatně. Pokud pracovní cesta trvá více jak 5 hodin, má zaměstnanec na stravné zákonný nárok a tohoto nároku se nemůže žádným způsobem zbavit.
 
Při pracovní cestě, která je kratší než pět hodin a na které se zaměstnanec nemůže stravovat obvyklým způsobem, může zaměstnavatel poskytnout na základě svého rozhodnutí stravné ve výši rozpětí stravného platného pro pracovní cestu trvající 5 až 12 hodin.
 
Bylo-li zaměstnanci, bez jeho finančního přispění, poskytnuto během pracovní cesty jídlo charakteru snídaně, oběda nebo večeře, přísluší zaměstnanci v podnikatelské sféře stravné snížené, a to podle § 163 odst. 2 ZP za každé bezplatně poskytnuté jídlo při pracovní cestě trvající:

• 5 až 12 hodin až o hodnotu 70 % stravného,

• 12 až 18 hodin až o hodnotu 35 % stravného,

• déle než 18 hodin až o hodnotu 25 % stravného.

 
Jestliže zaměstnavatel nesjedná nižší než uvedenou maximální hodnotu snížení stravného za bezplatně poskytnuté jídlo, přísluší zaměstnanci stravné snížené o uvedenou maximální hodnotu za jedno takové jídlo.
 
Kromě toho je v § 176 odst. 4 ZP stanoveno, že zaměstnanci nepřísluší žádné stravné, pokud mu během pracovní cesty, která trvá:

• 5 až 12 hodin, byla poskytnuta 2 bezplatná jídla,

• 12 až 18 hodin, byla poskytnuta 3 bezplatná jídla.

Doba pracovní cesty

Pokud chce zaměstnavatel vyslat zaměstnance na pracovní cestu, je povinen písemně stanovit podmínky jejího konání, a to zejména:

• dobu a místo nástupu a ukončení pracovní cesty,

• místo plnění pracovních úkolů,

• způsob dopravy,

• způsob ubytování, pokud pracovní cesta trvá více než jeden den,

• případně další podmínky.

 
Dobou pracovní cesty se rozumí doba od nástupu na pracovní cestu v určeném místě, až do doby návratu z pracovní cesty na místo, které bylo určeno jako ukončení pracovní cesty. To znamená, že do doby pracovní cesty se počítá i doba jízdy do místa, kde má zaměstnanec vykonat práci, doba přípravy na práci, samotný výkon práce, odpočinek i doba cesty zpět.

Náhrada jízdních výdajů

Náhrada jízdních výdajů je zaměstnanci poskytnuta za použití dopravního prostředku, který zaměstnavatel určil pro použití při pracovní cestě. Při využití je zaměstnanec povinen výši těchto výdajů prokázat, tj. doložit příslušný doklad.
 
Pokud by takový doklad zaměstnanec nedoložil, může zaměstnavatel rozhodnout o proplacení jízdních výdajů podle § 185 ZP (zaměstnavatel může poskytnout tuto náhradu v jím uznané výši, která odpovídá určeným podmínkám, pokud tento zákon nestanoví jinak).
 
Pokud zaměstnanec na základě žádosti zaměstnavatele použije při pracovní cestě své soukromé vozidlo, přísluší mu základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty. Náhrada za použití soukromého vozidla zaměstnanci nepřísluší, pokud by zaměstnanec použil svoje vozidlo z vlastní vůle bez žádosti zaměstnavatele.
 
Náhrada jízdních výdajů by ale neměla být zaměstnanci proplacena ani v případě, že pro účely pracovní cesty byl jako způsob dopravy zvolen např. autobus a zaměstnavatel by dal poté zaměstnanci souhlas s použitím soukromého vozidla. V tomto případě by zaměstnanci měla být poskytnuta náhrada jízdních výdajů ve výši ceny jízdného autobusem.
 
Zaměstnavatel by měl před souhlasem s použitím soukromého vozidla zkontrolovat, zda má platnou technickou prohlídku, měření emisí škodlivin a platnou zelenou kartu. Havarijní pojištění není podmínkou pro povolení k užití soukromého osobního automobilu.
 
Sazba základní náhrady dle § 157 odst. 4 ZP za 1 km jízdy činí nejméně:

• u jednostopých vozidel a tříkolek 1,00 Kč,

• u osobních silničních motorových vozidel 3,70 Kč.

 
Základní náhrada u nákladních automobilů, autobusů nebo traktorů přísluší zaměstnanci nejméně ve výši dvojnásobku sazby 3,70 Kč.

Podobně se postupuje i v případě užití soukromého osobního automobilu pro pracovní cestu do zahraničí.
 
Výše průměrné ceny za 1 litr pohonné hmoty podle § 158 odst. 3 věty třetí ZP činí:

• 35,70 Kč u benzinu automobilového 95 oktanů,

• 37,90 Kč u benzinu automobilového 98 oktanů,

• 36,00 Kč u motorové nafty.

Náhrada za nutné vedlejší výdaje

Náhrada za nutné vedlejší výdaje přísluší zaměstnanci, pokud mu tyto vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to v prokázané výši. Pokud by zaměstnanec nebyl schopen prokázat výši těchto výdajů, přísluší mu náhrada ve výši odpovídající ceně věcí nebo služeb v době a místě konání pracovní cesty.
 
Za nutné vedlejší výdaje nelze v žádném případě uznat výdaje, které mají soukromý charakter. Mezi takové výdaje se řadí např. pokuta za porušení pravidel silničního provozu, špatné parkování, konzumace nápojů v ubytovacím zařízení atp.
 
Kapesné patří mezi jiné cestovní náhrady, které může poskytnout dle § 166 odst. 2 ZP zaměstnavatel v podnikatelské sféře. Zákoníkem práce přitom není omezena výše tohoto kapesného a toto poskytnuté kapesné je daňově uznatelným nákladem.
 
Pokud však bude toto kapesné vyšší, než může být za stejných podmínek poskytnuto zaměstnanci ve státní a příspěvkové sféře, je rozdíl v částce předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti a vyměřovacím základem pro zdravotní a sociální pojištění.
 
Další povinností, která vyplývá pro zaměstnavatele v souvislosti s poskytováním cestovních náhrad, je poskytnutí zálohy na cestovní náhrady až do jejich předpokládané výše, pokud se se zaměstnancem nedohodne tak, že záloha poskytnuta nebude.
 
Vzhledem k tomu, že pro formu této dohody nestanoví ZP žádná pravidla ani postupy, nemusí být tato dohoda písemná. Pokud zaměstnanec na pracovní cestu odjede bez poskytnutí zálohy, má se za to, že s touto dohodou souhlasil. Ani forma poskytnutí zálohy není zákonem stanovena. Může tak být vyplacena v hotovosti, může mu být zapůjčena firemní platební karta, vypsán cestovní šek, nebo může být částka převedena na účet zaměstnance.

Dokdy cestu vyúčtovat?

Zaměstnanec má povinnost do 10 pracovních dnů po skončení pracovní cesty, nebo v jiné dohodnuté lhůtě, předložit zaměstnavateli všechny doklady potřebné pro vyúčtování pracovní cesty a případně vrátit nevyúčtovanou zálohu. Každou cestu by měl zaměstnanec vyúčtovat samostatně.
 
Po předložení vyúčtování pracovní cesty zaměstnancem je zaměstnavatel povinen do 10 pracovních dnů, není-li dohodnuta jiná lhůta, vypořádat všechny zákonné nároky zaměstnance. Pokud by nebyla dodržena desetidenní (či jiná dohodnutá) lhůta, neznamená to zánik práva zaměstnance na poskytnutí cestovních náhrad.

Zahraniční stravné

Výše zahraničního stravného byla pro rok 2014 stanovena vyhláškou č. 354/2013 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2014.