Archivace dokumentů z pohledu GDPR

Jak správně archivovat elektronické dokumenty?

Nejdůležitější je znát, jak dlouho je nutné jednotlivé typy dokumentů uchovávat. Ať už se jedná o papírové nebo elektronické verze, zákon stanovuje tzv. skartační lhůty, tedy minimální dobu, po kterou musí být dokumenty uchovány. Tato lhůta začíná běžet vždy od 1. ledna následujícího roku po tzv. spouštěcí události.

Délka uchování se liší podle typu dokumentu – některé stačí mít tři roky, jiné pět, deset, třicet nebo i déle. Po uplynutí těchto lhůt je nutné dokumenty zlikvidovat – v digitální podobě to znamená jejich nevratné smazání. Výjimkou jsou dokumenty, které mají historickou hodnotu a mohou být prohlášeny za archiválie. O tom rozhoduje příslušný oblastní archiv, který může požadovat jejich trvalé uchování. Týká se to například zakládacích listin firem, zápisů z valných hromad nebo jednacích řádů.

Při digitálním uchovávání dokumentů je klíčové zajistit jejich autenticitu a neměnnost. Dokumenty by měly být opatřeny kvalifikovaným časovým razítkem a uchovávány ve formátech schválených zákonem. Po uplynutí skartační lhůty je nutné dokumenty bezpečně odstranit, včetně všech metadat. V některých případech je ke skartaci potřeba souhlas příslušného archivu. Neoprávněné zničení dokumentů může vést k pokutám až 250 000 Kč, nebo až 3 % hodnoty aktiv firmy.

Jak si udržet přehled o skartačních lhůtách?

Vzhledem k množství dokumentů a různým lhůtám se vyplatí využívat specializované softwarové nástroje. Systém umožňuje kompletní správu dokumentů – od jejich vytvoření, přes schvalování a podepisování, až po archivaci a automatickou skartaci po uplynutí příslušné lhůty.

Archivace dokumentů s osobními údaji podle GDPR

Nařízení GDPR klade důraz na zajištění bezpečnosti a omezeného přístupu k dokumentům obsahujícím osobní údaje. Je nezbytné zabránit jejich zneužití, ztrátě nebo neoprávněné manipulaci a zároveň dodržet předepsané doby uchovávání. Elektronické dokumenty musí být chráněny proti změnám, například prostřednictvím časových razítek, zatímco papírové verze je nutné bezpečně uložit, ideálně do uzamykatelných prostor.

Základní principy a opatření

Zajištění bezpečnosti

• Fyzická ochrana: Dokumenty v tištěné podobě by měly být uchovávány v uzamčených skříních nebo zásuvkách, mimo dosah nepovolaných osob.
• Digitální ochrana: Elektronické soubory je třeba chránit před neoprávněnými zásahy a zajistit jejich autenticitu a neměnnost.
• Kontrola přístupu: Přístup k dokumentům by měli mít pouze oprávnění pracovníci.

Právní aspekty a žádosti subjektů

• Dokumenty musí být v případě právních sporů snadno dohledatelné; běžné zálohování nemusí být dostačující, protože nezaručuje ochranu proti změnám.
• Pokud subjekt údajů požádá o přístup ke svým údajům nebo jejich výmaz, je nutné reagovat bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů.
• Tuto lhůtu lze výjimečně prodloužit o další dva měsíce, přičemž je nutné žadatele o důvodech informovat.

Doporučené postupy pro elektronickou archivaci

Pro efektivní a bezpečné uchovávání dokumentů doporučujeme využívat digitální archivy, které umožňují přehlednou organizaci a snadný přístup. Aby byla zajištěna důvěryhodnost a ochrana obsahu, je vhodné dokumenty opatřit kvalifikovaným časovým razítkem, které potvrzuje jejich neměnnost v čase. Při odstraňování elektronických dokumentů je nezbytné zajistit jejich úplné a nevratné smazání, včetně všech souvisejících metadat, aby nedošlo k neoprávněnému obnovení nebo zneužití informací.

Článek byl připravený ve spolupráci se společností Orange Academy s.r.o.