Jak se připravit na přechod k nové účetní firmě?

I když jsou firmy či živnostníci nespokojeni s osobou či firmou, která jim vede účetnictví, často konec spolupráce oddalují. A to hlavně kvůli obavám ohledně předání dokumentů či složitému procesu postoupení celého účetnictví nové firmě.
 
V tomto článku se vám budeme snažit poradit, jak tento proces nastavit a jak se na přechod k nové účetní či účetnímu připravit.
 
V první řadě by každá spolehlivá a kvalitní účetní firma měla splňovat tyto podmínky:
 

• Účetní firma by měla na trhu působit již nějakou dobu

Je to důležité proto, abyste si mohli u jejích stávajících klientů ověřit, jak jsou s prací a výsledky spokojeni, případně abyste si mohli o této firmě zjistit informace na webu a Facebooku. Ale tady pozor. Některé méně úspěšné firmy mohou na web dávat nepravdivé údaje, proto je důležité zjišťovat si informace hlavně u stávajících klientů.
 

• Účetní firma by měla být pojištěna proti chybě zaměstnanců

Chybovat je lidské, ale pro vás je důležité, pokud by přeci jen k nějaké účetní nebo daňové chybě došlo, aby finanční následky nedopadly na vás a vaši firmu, ale na účetní, která tuto chybu způsobila.
 

• Výhodou je, pokud se účetní firma neskládá pouze z jednoho zaměstnance

Pokud totiž tento jeden zaměstnanec onemocní, vaše firma se může dostat do problému, jestliže včas nepodá daňová přiznání a tvrzení. Navíc, jak se říká, víc hlav víc ví a v případě účetnictví a daní je velmi důležité mít s kým probrat aktuální problém a s kým se poradit.
 

• Výhodou je, pokud firma disponuje vlastním daňovým poradcem

Účetní nemusí nutně ovládat všechny daňové aspekty a v případě nejasností se může obrátit na firemního daňového poradce. Tím pádem vám odpadají další náklady za konzultaci u daňového poradce.
 

• Zaměstnanci účetní firmy a její prostory by měli působit příjemně

Pokud se máte s někým pravidelně stýkat a řešit s ním důležité věci (předávání dokladů, řešení účetních problémů), nechcete, abyste na schůzku šli s obavami nebo jinými nepříjemnými pocity.

Jak celý proces nastavit?

Nejdříve byste si měli zjistit kontakt na více účetních firem a domluvit si u nich nezávaznou schůzku. Při té zjistíte, jak na vás zaměstnanci a prostředí firmy působí a samozřejmě i to, co by vás jejich služby stály. V případě, že tento krok necháte až na poslední chvíli, se vám může stát, že z časových důvodů si budete nuceni najmout firmu, se kterou už po prvním jednání nebudete úplně spokojeni.
 
Pokud absolvujete tyto schůzky a firmu si vyberete, je důležité včas písemně vypovědět smlouvu stávající účetní firmě. Výpovědní doba je bod, který je v každé smlouvě stanoven jinak, a pokud byste tuto výpovědní dobu nedodrželi, riskujete, že vaše stávající účetní firma bude trvat na dodržení výpovědní lhůty a bude vám fakturovat i za období, které ale už nezpracovávala.
 
A zde musím upozornit, že právní nárok na to má a v případném soudním sporu by pravděpodobně vyhrála, i když to morálně v pořádku není. A vás a vaši firmu by to zbytečně finančně zatížilo.
 
Ideálním obdobím na změnu účetní firmy je právě listopad. Většina smluv má dvouměsíční výpovědní lhůtu, a protože prosinec se zpracovává až v lednu, stávající účetní firma by vám měla dodělat účetnictví za rok 2014 a rok 2015 by již začala zpracovávat nová účetní firma.

Předání záloh a tištěných sestav

V okamžiku přechodu k jiné účetní firmě je velmi důležité se stávající účetní firmou písemně domluvit, zda vám zpracuje přiznání k dani z příjmů a všechna ostatní daňová přiznání, která se zpracovávají v prvním čtvrtletí roku 2015.
 
Bohužel z vlastní zkušenosti vím, že bez písemného stvrzení vám může původní firma slíbit zpracování těchto přiznání a pak vám koncem března může oznámit, že to neudělá. Proto je velmi důležité mít vše písemně sjednáno i s datem, dokdy je firma povinna tato přiznání zpracovat a odevzdat na finanční úřad, případně předat vám.
 
V písemnosti bych opět trvala na tom, že zde bude uvedeno, o která konkrétní přiznání (daňová tvrzení) se jedná a kdo má povinnost je odevzdat na finanční úřad.
 
Při předávání daňových přiznání by vám měla stávající firma předat zálohu na CD nebo jiném elektronickém nosiči a vytištěné písemné sestavy potřebné k případné kontrole z finančního úřadu, okresní správy sociálního zabezpečení, zdravotních pojišťoven a ostatních kontrolních úřadů. Je dobré mít to předem písemně stanoveno.
 
Při přebírání zálohy a tištěných sestav je důležité nezapomenout na převzetí úplně všech účetních dokladů i z minulých let a jejich případné zálohy na elektronickém nosiči a tiskové sestavy, pokud vám vše nebylo již předáno v minulých letech.
 
S novou účetní firmou je potřeba se domluvit, které účetní sestavy bude potřebovat, na datu, dokdy je bude potřebovat a které sestavy si ponecháte u sebe v archivu pro případnou kontrolu.
 
Pokud má stávající firma plnou moc vás zastupovat na finančním úřadě a jiných úřadech, je opět dobré písemně stanovit, dokdy tato plná moc platí a s novou firmou domluvit, zda jí plnou moc dáte a pokud ano, odkdy.