Uchovávání účetních záznamů podle zákona o účetnictví

Mezi povinnosti podnikatelů při vedení účetnictví patří mimo jiné úschova účetních a daňových dokladů. Povinnost uchovávat účetní záznamy stanovuje podnikatelům zákon o účetnictví. Účetním záznamem je v podstatě každý dokument, jenž poskytuje informaci o předmětu účetnictví nebo s jeho vedením souvisí. Zákon pak určuje lhůty, po jakou dobu je nutné archivovat jednotlivé účetní záznamy podle jejich důležitosti.

Účetní jednotky mají povinnost uchovávat tyto účetní záznamy:

• účetní závěrka, výroční zpráva – úschova trvá 10 let,
• účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtové rozvrhy – úschova trvá 5 let,
• účetní záznamy, kterými je dokládána forma vedení účetnictví – úschova trvá 5 let.

Dojde-li k situaci, že společnost ukončí svou činnost, povinnosti při úschově výše uvedených dokladů přechází na právního nástupce, správce konkurzní podstaty či likvidátora společnosti. Pokud fyzická osoba, která vede účetnictví, zemře, přechází výše uvedené povinnosti na jejího dědice.

Před zánikem společnosti musí každá právnická osoba zajistit povinnosti spojené s úschovou účetních záznamů a informovat o tom státní archiv.

Účetní jednotka však musí dodržovat i jiné lhůty než ty, které plynou ze zákona o účetnictví. Některé účetní záznamy musí uchovávat i po lhůtách stanovených zákonem, a to v případě, že se jedná například o daňové doklady nebo mzdové listy. O daňových dokladech ještě bude řeč.

Účetní záznamy týkající se např. reklamací uchovává účetní jednotka tak dlouho, jak je třeba. To znamená, že pokud záruční nebo reklamační lhůty jsou delší než lhůty podle zákona o účetnictví, je v zájmu účetní jednotky respektovat ty delší.

Uchovávání daňových dokladů podle zákona o DPH

Zákon o DPH upravuje uchovávání daňových dokladů v § 35 a § 35a. Obecně lze říci, že povinnost uchovávat daňové doklady má osoba povinná k dani, která vystavila daňový doklad, nebo jejím jménem byl vystaven za uskutečněná plnění. A dále osoba se sídlem či provozovnou v tuzemsku, jde-li o daňové doklady za všechna plnění přijatá v souvislosti se sídlem či provozovnou v tuzemsku.

Daňové doklady jsou tyto subjekty povinny uchovávat 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Uchovatel dokladů se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku je povinen uchovávat i daňové doklady v tuzemsku, což se ale nevztahuje na situaci, kdy je umožněn nepřetržitý dálkový přístup.

Některé společnosti nebo fyzické osoby se mohou rozhodnout, že budou daňové doklady uchovávat v zahraničí. Takovou skutečnost však musí předem oznámit svému správci daně.

Elektronické daňové doklady

Dnešní moderní doba umožňuje převod daňových dokladů z listinné podoby do elektronické a naopak. Zákon umožňuje uchovávat daňové doklady rovněž v elektronické podobě. Uchovatel ale v takovém případě musí zajistit příslušné elektronické prostředky pro zpracování a uchovávání dat.

A rovněž musí být schopen uchovávat i data zaručující věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu. Tím se rozumí různé certifikáty zaručující pravost a neporušenost dokumentů, podpisové certifikáty, klíče a jiné šifrovací prostředky.

Uchovávání dokladů podle daňového řádu

Existuje ještě třetí instance, která upravuje úschovu dokladů. Představme si situaci, kdy jsme fyzická osoba, která není účetní jednotkou a není ani plátcem DPH. Pro účely zákona o daních z příjmů vedeme daňovou evidenci.

V takovém případě jsme povinni veškeré doklady vedené v daňové evidenci archivovat po dobu, po kterou může být doměřena daň z příjmů. Vycházíme z daňového řádu, který nám říká, že správce daně může vyměřit či doměřit daň po tři roky ode dne, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového přiznání, nebo v němž se daň stala splatnou (viz § 148 odst. 1).

Výjimečně může dojít k prodloužení lhůty v případě zahájení daňové kontroly, podání dodatečného daňového přiznání, případně zahájení řízení o mimořádném opravném prostředku.