Povinnosti mzdové účetní ke konci roku

Jaké povinnosti tedy má mzdová účetní po skončení kalendářního roku?

1. Zpracovat mzdové listy, rekapitulace mezd a odvodů za jednotlivé měsíce

V první řadě bychom měli zpracovat mzdové listy za každého zaměstnance, který byl ve společnosti v daném roce zaměstnán. Mzdové listy slouží jako podklad pro roční zúčtování daně, o kterém hovoříme níže.

Podle zákona o daních z příjmů je plátce daně povinen vést mzdové listy pro poplatníky s příjmy podle § 6 téhož zákona. Kopie mzdového listu náleží zaměstnanci.

2. Shromáždit podklady pro roční zúčtování záloh a následně provést na žádost zaměstnance roční zúčtování záloh na daň z příjmů ze závislé činnosti a z funkčních požitků

O roční zúčtování záloh si může požádat každý zaměstnanec, který nemá povinnost podávat daňové přiznání. Činí tak písemně, vyplněním a podpisem části III Prohlášení, o kterém ještě bude řeč. Termín pro podání žádosti a současně dodání potřebných podkladů pro vyhotovení zúčtování je nejpozději do 15. února následujícího kalendářního roku.

Nedodá-li zaměstnanec potřebné podklady, mzdová účetní roční zúčtování záloh a daňového zvýhodnění neprovede. Je samozřejmě v zájmu zaměstnanců potřebné doklady mzdové účetní dodat, ne vždy se tak ale děje.

Vyúčtování zpracuje mzdová účetní nejpozději v březnových mzdách následujícího roku. Vzniknul-li zaměstnanci přeplatek na dani vyšší než 50 Kč, je zaměstnavatel povinen mu tento přeplatek vrátit. V opačném případě se nedoplatek poplatníkovi nesráží.

3. Vyhotovit a podat místně příslušnému finančnímu úřadu vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti a vyúčtování daně vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně z příjmů fyzických (právnických) osob

Pro podání vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti jsou stanoveny dvě lhůty. Termín pro odevzdání se liší v závislosti na tom, má-li subjekt datovou schránku. Pokud ano, podává elektronické vyúčtování, a potom je lhůta pro podání do 20. 3. následujícího roku.

Pokud datovou schránku daný subjekt nemá, podává vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti do dvou měsíců po uplynutí předchozího kalendářního roku.

V případě vyúčtování daně vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně z příjmů fyzických (právnických) osob často dochází k pochybením. Jak již nadpis tiskopisu napovídá, vyúčtování lze podat za fyzické nebo právnické osoby. A právě při zatrhávání této kolonky dochází k chybám.

Pokud se jednalo o zdanění příjmů srážkovou daní vyplacených právnické osobě a sražená daň byla odvedena na účet daňové správy s předčíslím 7712, tedy daň z příjmů právnických osob vybíraná srážkou podle zvláštní sazby, zaškrtneme „právnické osoby“.

Pokud byla sražena srážková daň fyzickým osobám a odvedena na účet s předčíslím 7720, tedy daň z příjmů fyzických osob vybíraná srážkou podle zvláštní sazby, zaškrtneme „fyzické osoby“.

Nejčastějšími případy jsou v tomto případě srážky z dohod o provedení práce, srážky z odměn členů orgánů právnických osob a srážky z příjmů autorů (např. honoráře). Pokud došlo v uvedeném roce k oběma případům, podáváme obě vyúčtování odděleně.

Lhůta pro podání vyúčtování daně vybírané srážkou je oproti předchozímu případu jednotná a nezáleží na tom, zda podávají subjekty vyúčtování elektronicky, či nikoliv. Vyúčtování musí být podáno do třech měsíců po skončení kalendářního roku.

4. Vystavit zaměstnancům Potvrzení o zdanitelných příjmech

Zaměstnanec, který si sám podává přiznání k dani z příjmů fyzických osob, požádá svého zaměstnavatele o vystavení „Potvrzení o zdanitelných příjmech“. Ten je povinen mu toto potvrzení vystavit do 10 dnů od podání žádosti, a to za období, za které byla vyplácena či zúčtována mzda. Jistě nemusíme zdůrazňovat, že kopii potvrzení je třeba uschovat.

5. Vystavit potvrzení o úhrnu vyměřovacích základů za kalendářní rok, z nichž bylo sraženo pojistné na zdravotní a sociální zabezpečení

Zaměstnavatel je povinen na žádost zaměstnance písemně potvrdit úhrn vyměřovacích základů za kalendářní rok, z nichž bylo za zaměstnance odvedeno pojistné. Potvrzeními jednotlivých zaměstnavatelů následně zaměstnanec doloží svoji písemnou žádost o vrácení přeplatku na pojistném.

Toto potvrzení je zaměstnavatel povinen vystavit do osmi dnů od podání žádosti.

6. Písemně oznámit příslušné krajské pobočce úřadu práce plnění povinného podílu zaměstnávání osob se zdravotním postižením

Povinnost zaměstnávat osoby se zdravotním postižením má každý zaměstnavatel, který zaměstnává více než 25 zaměstnanců v pracovním poměru. Povinný podíl činí 4 %. Tuto povinnost mohou firmy plnit třemi způsoby.

Buď zaměstnají osoby se zdravotním postižením, nebo odebírají výrobky či služby od zaměstnavatelů, kteří zaměstnávají více než 50 % osob se zdravotním postižením, nebo odvedou příslušnou částku plnění do státního rozpočtu. Oznámení je nutné podat do 15. února následujícího roku.

7. Připravit Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti na další období

Zaměstnavatel musí umožnit svým zaměstnancům podepsat příslušné prohlášení k dani, díky kterému zaměstnanec uplatňuje nejen základní slevu na poplatníka, ale i další, jako např. slevu na invaliditu, slevu na studenta apod. Tyto skutečnosti samozřejmě musí zaměstnavateli doložit příslušnými potvrzeními.

Prohlášení podepisují zaměstnanci nejpozději 15. února následujícího roku. V praxi je velice časté, že zaměstnanci o tomto prohlášení vědí pouze to, že jde o jakýsi „růžový formulář“, který podepisují každý rok, ale řada z nich neví, co to pro ně znamená. Jistě tedy ocení, když jim laskavá mzdová účetní poradí, na které slevy mají nárok a jaké podklady musí doložit.

8. Vyplnit Evidenční list důchodového pojištění – tzv. ELDP

ELDP překládá zaměstnavatel České správě sociálního zabezpečení a musí tak učinit nejpozději do 30. dubna následujícího roku. Zde je bezpodmínečně nutné vyhotovit tři kopie, jedna se předkládá příslušné správě sociálního zabezpečení, druhou obdrží zaměstnanec a třetí musí zaměstnavatel uschovat po dobu tří kalendářních let po období, kterého se týká.

9. Zkontrolovat, zkompletovat a zajistit archivaci veškerých mzdových podkladů, případně doplnit chybějící dokumenty (přehledy pro potřebu organizace, vyúčtování mezd, podepsané dohody apod.)

Zejména s archivací dokladů v oblasti mezd bývá obtíž, protože např. mzdové listy jsou zaměstnavatelé povinni uschovávat po dobu 30 let! V dnešní době již prakticky všechny účetní programy umí převod dokumentů do PDF či jiného formátu, je tedy určitě dobré zřídit jakýsi PDF archiv, kde bude mít mzdová účetní vše přehledně pojmenováno a seřazeno.

Při případné kontrole pak jako když najde. Odpadnou tím skříně plné šanonů s chuchvalci prachu. Určitě doporučujeme vše dobře zazálohovat na několik cest formou externích disků, flashdisků, vypálených CD apod.

Stát se může naprosto cokoliv a zákon schválnosti funguje spolehlivě. Neexistuje větší adrenalin, než když před případnou kontrolou „klekne“ počítač se všemi dokumenty, které v něm máme uložené (a z úsporných důvodů je nemáme vytištěné).

10. Zpracovat příslušné statistické výkazy pro ČSÚ a odeslat je do povinného data

Tento bod patří bezesporu k nejméně populárním činnostem všech účetních, ať už mzdových, či finančních. Řada z nich si tuto nemilou povinnost nechává až naposledy, což je způsobeno zejména tím, že zde nehrozí sankce v případě pozdního podání výkazů.

Pracovnice ČSÚ naštěstí mívají obvykle pochopení a nezřídka se s nimi dá dohodnout posunutí termínu dodání výkazů na příznivější dobu. Pokora a slušné chování bývá zárukou úspěchu.

Na závěr je dobré říci, že řada výše uvedených povinností se dá naštěstí připravit s velkým předstihem. V podstatě jakmile jsou hotové poslední mzdy kalendářního roku, tak se můžeme pustit do práce. Nezbývá tedy, než všem mzdovým účetním popřát pozitivní mysl při zpracování všech podkladů a jistě také mnoho trpělivosti se zaměstnanci.