Platební karta ve vnitřních podnikových směrnicích

Na úvod si dopřejeme trochu „suché právní teorie“. Vnitřní směrnice pro podnikatele jsou tvořeny na podkladě a v souladu:

• se zákonem o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb.),
• s vyhláškou č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o účetnictví, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli a které účtují v soustavě podvojného účetnictví,
• s Českými účetními standardy („ČÚS“) pro účetní jednotky, které účtují podle vyhlášky č. 500/2002 Sb.

Samozřejmě výše uvedené právní předpisy nejsou jediné, které bychom měli zohledňovat a aplikovat při tvorbě podnikových interních směrnic. Pouze tedy stručně uveďme další právní předpisy, relevantní pro tvorbu předmětných směrnic. Jedná se například o:

• zákon o daních z příjmů, zákon o DPH, zákon o dani silniční, zákon o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů,
• zákoník práce, občanský zákoník, zákon o obchodních korporacích,
• zákon o archivnictví a spisové službě,
• daňový řád atd.

A k tomuto všemu, výše uvedenému, by jistě bylo záhodno sledovat také:

• judikáty,
• pokyny GFŘ,
• závěry a doporučení vyplývající ze setkání např. zástupců profesních komor s finanční správou,
• závěry a doporučení Národní účetní rady.

Směrnice jsou povinné

Jak je vidno, vytvořit (a udržovat v aktuálnosti) kvalitní interní směrnice, na jejichž podkladě účetní jednotka postupuje, není vůbec jednoduché. Navíc je třeba zmínit, že účetní směrnice jsou svým významem mnohdy podceňovány. Toto podceňování se daňovému subjektu může vymstít především v případě, kdy u podnikatele jsou prováděny úkony správce daně ve vztahu ke kontrole daňových povinností podnikatelského subjektu.
 
I v roce 2016 (a dosti pravděpodobně i v následujících letech) trvá povinnost pro účetní jednotku mít vytvořené, pro vedení svého účetnictví, interní směrnice (vnitřní podnikové směrnice). Vlastní problematika interních směrnic byla na Portálu POHODA již několikrát zpracována, tudíž bych se zde více s dalšími základními obecnostmi již nezabýval. Přejdeme tedy rovnou k „platební kartě“.
 
Nejprve si položme otázku, zda je vůbec potřebné mít pro „platební kartu“ extra dílčí směrnici. Vnitřní směrnice rozhodně nesmí být (vy)tvořeny pouze v tom podání, že opíšeme texty právních předpisů. Vedle obecných konstatování (vycházejících právě z právních předpisů) se musí v interních směrnicích aplikovat konkrétnost. Platební karta je jistě konkrétnost, nicméně můžou nastat případy, kdy pro tuto konkrétnost nebudeme mít vlastní náplň.
 
Pokud účetní jednotka (např. mikro či malá) nebude disponovat s platebními kartami vůbec, a ani v budoucnu o platební kartě vedení společnosti neuvažuje, pak platební kartu jako dílčí účetní směrnici do svých interních směrnic nezařadí.
 
Otázkou na zvážení je, pokud ve firmě je (a i nadále bude) pouze jedna platební karta, kterou používá výhradně jednatel (který je zároveň společník) firmy, zda i v tomto případě se „vyplatí“ vytvářet interní směrnici v této věci. Rozhodně vytvořením interní směrnice i v tomto případě se nic nepokazí.

Povinnosti zaměstnavatele a zaměstnance

S používáním platební karty samozřejmě vznikají povinnosti jak pro zaměstnance, tak i pro zaměstnavatele. Můžeme si nyní shrnout některé základní povinnosti jednotlivých subjektů v souvislosti s používáním platební karty a její promítnutí do interní směrnice.
 
A) Zaměstnavatel je povinen zejména:

• určit osobu, která bude mít ve správě platební karty. Tato osoba bude komunikovat především s účtárnou (popř. s externí účetní kanceláří) a zaměstnanci, kterým bude platební karta přidělena. Zároveň tato pověřená osoba bude mít na starosti i např.:
  • řešení zablokování (odblokování) karty,
  • řešení poškození karty,
  • rušení karty,
  • vyřizování objednávky nových karet,
  • sledování platnosti jednotlivých karet,
  • udržování aktuálnosti seznamu platebních karet,
• vytvořit přehledný seznam všech platebních karet ve firmě, na tomto seznamu lze uvádět např.:
  • bankovní instituci, k níž je karta vázána,
  • číslo platební karty,
  • číslo bankovního účtu, z něhož se platba odepisuje,
  • typ platební karty (kreditní, debetní),
  • poznámka o bezkontaktnosti,
  • datum ukončení platnosti karty, nebo zda je zvolena automatická „obnova karty“,
  • jméno a příjmení zaměstnance, kterému byla karta přidělena (včetně údajů zachycujících období, kdy kartu měl zaměstnanec přidělenou, a stanovení disponibilního rozsahu použitelnosti – např. limit 20 000 Kč měsíčně apod.),

• vytvořit vzorový formulář pro zaměstnance, na kterém se budou zaznamenávat měsíční výdaje provedené platební kartou.

B) Zaměstnanec je povinen zejména:

• při výběru peněz z bankomatu předat zaměstnavateli stvrzenku o výběru,
• provést vyúčtování nákupů provedených platební kartou (viz formulář výše) a toto vše předat zaměstnavateli (určené osobě) nejpozději k datu (ve lhůtě) stanoveném zaměstnavatelem.

Pozor na mimořádné situace a zápůjčky

Zaměstnavatel musí mít též předem vyřešenou situaci, jak postupovat v případě, že dojde k poškození, ztrátě či krádeži platební karty nebo k vyzrazení PIN kódu, a to i z hlediska úhrady nákladů vzniklých s některou z uvedených situací. Právě i v interní směrnici lze zachytit postup, kdy náklady bude hradit zaměstnanec, a v kterých případech náklady uhradí zaměstnavatel.
 
Zaměstnanec samozřejmě musí bez prodlení pověřenou osobu zaměstnavatele informovat o vzniklé mimořádné situaci.
 
Další otázkou je, zda si zaměstnanec bude moci firemní platební kartou hradit své privátní potřeby. Pokud zaměstnavatel soukromé výdaje nepovolí, pak zaměstnanec nesmí firemní platební kartu používat soukromě. V případě, že zaměstnavatel umožní zaměstnanci používání firemní platební karty i pro privátní potřeby, doporučuji si pak v této souvislosti přečíst např. článek Bezúročná zápůjčka pro zaměstnance – daňový režim na Portálu POHODA.
 
Platební kartou budou zřejmě celoročně disponovat ti zaměstnanci, u nichž z hlediska jejich pracovního zařazení a pracovních úkolů vyplývají povinnosti častých nákupů pro zaměstnavatele, které lze realizovat (provádět úhradu) platební kartou.
 
Další alternativou je, že platební kartou budou disponovat zaměstnanci pouze nárazově, a to na časově omezenou dobu – např. jen při pracovní cestě (tuzemské či zahraniční).

Jak na účtování (nejen) v programu POHODA

Naše účetní kancelář postupuje v Pohodě u zaúčtování transakcí provedených platební kartou v zásadě následovně:

1. Účtování provádíme v agendě Ostatní závazky.
2. Používáme účet 325.
3. Účet 261 používáme pouze v případě, kdy se účtuje výběr hotovosti z bankomatu do pokladny (tj. hotovostní dotace pokladny, popř. obráceně – z pokladny na běžný účet).

Velice důležité je zvolit správný postup ve vztahu k pohledávce za zaměstnancem v souvislosti s použitím platební karty. Jedna možnost je používat účet 335 vždy, tedy i v případě, kdy zaměstnanec vyúčtování o provedených karetních transakcích předloží ve chvíli, kdy ještě není k dispozici výpis z běžného účtu (nebo současně s bankovním výpisem).
 
Druhá možnost je, že účet 335 se použije pouze v okamžiku, kdy se účtují (likvidují) bankovní transakce na podkladě došlého bankovního výpisu a vyúčtování od zaměstnance za karetní transakce chybí.
 
Na bankovním výpisu je vždy u transakce, která je provedena platební kartou, uvedeno poslední čtyřčíslí platební karty (lze použít jako párovací znak). Z uvedených čísel je pak patrno, kdo transakci kartou provedl, resp. z jaké karty byla transakce provedena.
 
Příklady účtování:
 

 
Na závěr je třeba pro úplnost dodat, že kromě bankovních institucí vydávají platební karty i nebankovní instituce, např. se jedná o tzv. palivové (tankovací) karty. V případě potřeby se může daná vnitřní směrnice pojednávající o platební kartě rozdělit zvlášť na podmínky pro bankovní platební karty a zvlášť na podmínky pro „ostatní“ platební karty (samozřejmě pouze v případě, že je to účelné).