Za každým výplatním lístkem, který zaměstnanci obdrží, se skrývá obsáhlá mzdová agenda. Mzdové účetnictví je komplexní proces, který zahrnuje nejen výpočet mzdy, ale také veškeré související zákonné povinnosti, jako je odvod pojistného na zdravotní pojištění a sociální zabezpečení a daně příslušným státním institucím. Mzdové účetnictví zároveň představuje klíčové spojení mezi zaměstnancem, zaměstnavatelem a státními institucemi.

1. Nástup zaměstnance a vznik pracovněprávního vztahu

Okamžikem nástupu nového zaměstnance do práce vzniká pracovněprávní vztah mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Tento vztah je založen buď na základě pracovní smlouvy, nebo jmenováním do funkce a zakládá vzájemná práva a povinnosti obou stran. Zaměstnavatel je povinen vyplácet mzdu, zpracovávat příslušnou agendu, zajistit bezpečné pracovní podmínky a dodržovat zákoník práce.

S nástupem nového zaměstnance souvisí řada povinností. Nejpozději v den nástupu se musí uzavřít pracovní smlouva. Po uzavření pracovní smlouvy je zaměstnavatel povinen přihlásit zaměstnance do 8 dnů k příslušné zdravotní pojišťovně a k České správě sociálního zabezpečení. Pokud chce zaměstnanec uplatňovat slevy na dani, je třeba podepsat Prohlášení poplatníka daně z příjmů. Pokud zaměstnavatel přijímá svého prvního zaměstnance, musí se ve lhůtě 8 dnů registrovat jako plátce daně z příjmů ze závislé činnosti u místně příslušného finančního úřadu. Zároveň je povinen uzavřít pojištění odpovědnosti za pracovní úrazy a nemoci z povolání, a to výhradně u pojišťovny Kooperativa, která je ze zákona jediným poskytovatelem tohoto typu pojištění v ČR.

Formy zaměstnání v rámci pracovněprávního vztahu

Existuje několik forem zaměstnání, přičemž každá má specifická pravidla.

Hlavní pracovní poměr

Jedná se o nejběžnější formu zaměstnání, je sjednávaná na dobu určitou či neurčitou. Standardní týdenní pracovní doba činí 40 hodin, ovšem je možné sjednat i zkrácený úvazek.

Dohoda o pracovní činnosti (DPČ)

Vhodná pro méně rozsáhlé pracovní činnosti vykonávané dlouhodobě. Průměrná pracovní doba by neměla přesáhnout 20 hodin týdně. V roce 2025 platí, že pokud hrubá měsíční odměna nepřesáhne 4 499 Kč, nevzniká povinnost odvádět pojistné na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění.

Dohoda o provedení práce (DPP)

Umožňuje odpracovat maximálně 300 hodin ročně pro jednoho zaměstnavatele. Je ideální pro krátkodobé nebo příležitostné práce. Při hrubé měsíční odměně pod hranicí 11 500 Kč nevzniká povinnost odvádět sociální a zdravotní pojištění.

2. Zpracování mezd a odvodové povinnosti

Proces zpracování mezd zahrnuje nejen samotný výpočet mzdy, ale i plnění zákonných povinností zaměstnavatele vůči státním institucím. Mzdová účetní při tomto procesu vypočítává hrubou mzdu zaměstnance, provádí zákonné srážky a zajišťuje správné odvody pojistného a daní.

Mezi klíčové kroky patří:

• sledování docházky zaměstnanců, evidování přesčasů a dalších složek pracovní doby,
• zohlednění veškerých nároků zaměstnance, jako je dovolená, dočasná pracovní neschopnost, ošetřovné či jiné překážky v práci,
• výpočet hrubé mzdy, provedení zákonných srážek a stanovení čisté mzdy,
• zpracování výplatních pásek a zajištění zákonného výkaznictví vůči příslušným institucím.

Zálohová a srážková daň z příjmu

Způsob zdanění příjmů ze závislé činnosti závisí na tom, zda má zaměstnanec podepsané Prohlášení poplatníka daně z příjmů či nikoliv. Pokud má zaměstnanec podepsané prohlášení k dani (tzv. růžový formulář), zaměstnavatel mu z příjmu odvádí zálohovou daň, která zohledňuje uplatněné daňové slevy. Tuto daň lze na konci roku zahrnout do ročního zúčtování.

Naopak pokud zaměstnanec prohlášení nepodepsal, jeho příjem je zdaňován srážkovou daní – typicky u dohod o provedení práce (DPP) s výdělkem do 11 500 Kč měsíčně nebo u dohod o pracovní činnosti (DPČ) do 4 500 Kč. Jakmile ale výdělek přesáhne tyto limity, uplatňuje se zálohová daň.

Sociální a zdravotní pojištění

Z hrubé mzdy jsou odváděny zákonem stanovené platby na sociální a zdravotní pojištění, které hradí jak zaměstnanec, tak zaměstnavatel.

Odvody zaměstnavatele a povinnosti při zúčtování mezd

Zaměstnavatel nese odpovědnost za správné a včasné odvedení zákonem stanovených plateb. Veškeré tyto platby musí být uhrazeny nejpozději do 20. kalendářního dne následujícího měsíce.

• Zdravotní pojištění – odvádí se jako souhrn části hrazené zaměstnancem a části hrazené zaměstnavatelem na účet příslušné zdravotní pojišťovny.
• Sociální pojištění – rovněž zahrnuje složky za zaměstnance i zaměstnavatele a odesílá se na účet příslušné okresní správy sociálního zabezpečení.
• Zálohová daň z příjmů – je odváděna místně příslušnému finančnímu úřadu

3. Povinnosti mzdové účetní na konci roku

Po skončení kalendářního roku je zaměstnavatel povinen provést řadu kroků, které souvisejí jak se mzdovou agendou, tak s daňovou a evidenční povinností.

Zaměstnavatel musí pro své zaměstnance zpracovat roční mzdové listy, které je povinen následně 45 let archivovat.

Pokud zaměstnanec splňuje podmínky pro provedení Ročního zúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti, je nutné, aby o to požádal zaměstnavatele nejpozději do 15. února následujícího roku prostřednictvím vyplněné a podepsané Žádosti o roční zúčtování záloh a daňové zvýhodnění. Nejpozději k tomuto datu musí zaměstnanec podepsat Prohlášení poplatníka na aktuální období, pokud chce u daného zaměstnance i nadále uplatňovat slevy na dani. Pokud zaměstnanec požádá o Roční zúčtování záloh na daň z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti, musí být připraveno nejpozději do 31. března. Pokud zaměstnanec podává daňové přiznání, je mu zaměstnavatel povinen poskytnout do 10 dnů od žádosti Potvrzení o zdanitelných příjmech.

Nejpozději do 30. dubna musí zaměstnavatel zaslat evidenční listy důchodového pojištění na ČSSZ a druhý stejnopis předat zaměstnanci.

Dále musí zaměstnavatel provést Vyúčtování daně z příjmu fyzických osob ze závislé činnosti, a to buď do dvou měsíců po skončení kalendářního roku v listinné podobě, nebo elektronicky do 20. dubna.

Do 1. dubna následujícího roku podává zaměstnavatel Vyúčtování daně z příjmu fyzických osob vybírané srážkou. Toto se týká například zaměstnanců, kteří pracovali na DPP a jejich příjem podléhal srážkové dani.

Článek byl připravený ve spolupráci se společností EKP Advisory, s.r.o.