Pozor na datové schránky

Všem právnickým osobám zapsaným do obchodního rejstříku budou po nabytí účinnosti tohoto zákona automaticky a bezplatně zřízeny Ministerstvem vnitra datové schránky, a to nejpozději do 90 dnů ode dne nabytí účinnosti zákona o elektronických úkonech, tedy nejpozději do 1. října 2009. Ministerstvo vnitra bude tyto osoby o zřízení datové schránky písemně informovat, a statutárnímu orgánu dané právnické osoby zašle přístupové údaje.

Po zpřístupnění datové schránky budou orgány veřejné správy (např. soudy, správní orgány) zásadně doručovat dokumenty právnické osobě zapsané do obchodního rejstříku (případně jiným osobám, které si zřídí datovou schránku dobrovolně, nebo pokud jim bude ze zákona povinně zřízena) prostřednictvím datové schránky.

Doručení do datové schránky bude jako doručení do vlastních rukou

Co to znamená? Zjednodušeně řečeno – v případech, kdy dnes soud či správní úřad odesílá určité dokumenty poštou, tak do budoucna již zpravidla nic poštou zasílat nebude a bude zasílané dokumenty pouze ukládat do datové schránky. Ignorování datové schránky pak bude mít v podstatě stejné účinky, jako když dnes pošta vyrozumí adresáta o uložení doporučeného dopisu na poště a adresát si ho nevyzvedne.

Dokument, který bude dodán do datové schránky, bude doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu. Pokud se daná osoba do datové schránky nepřihlásí ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byl dokument dodán do datové schránky, bude takový dokument považován za doručený, a to posledním dnem této lhůty (to neplatí v případě, kdy je vyloučeno náhradní doručení jiným právním předpisem, např. občanským soudním řádem).

Doručení dokumentu tímto způsobem bude mít stejné účinky jako doručení do vlastních rukou. V případě, že by v této lhůtě nebyla datová schránka vyzvednuta, pak za stanovených podmínek je možné žádat o prominutí zmeškání úkonu, a to do 15 dnů ode dne, kdy překážka, která ve vyzvednutí bránila, pominula. Typicky může jít o případ, kdy adresát si nemohl pro dočasnou nepřítomnost nebo z jiného vážného důvodu bez svého zavinění uloženou písemnost ve stanovené lhůtě vyzvednout.

Příklad 1

U soudu prvního stupně je projednáván spor o zaplacení částky 1 000 000 Kč mezi společností A a společností B. Soud v dané věci vydá rozsudek, kterým uloží společností A povinnost žalovanou částku společnosti B zaplatit a tento rozsudek doručí dne 17. října 2009 oběma společnostem do jejich datových schránek.

Vzhledem k tomu, že společnost A se do své datové schránky nepřihlašuje, bude dne 27. října 2009 rozsudek doručen a počne běžet patnáctidenní lhůta k podání odvolání. Jejím marným uplynutím nabude rozsudek právní moci a společnost B bude moci navrhnout výkon rozhodnutí či exekuci na majetek společnosti A za účelem vymožení přisouzené částky.

Fyzické osoby datovou schránku mít nemusí

Fyzické osoby, ať již podnikající nebo nepodnikající (s výjimkou advokátů, daňových poradců* a insolvenčních správců), jakož i právnické osoby nezapsané do obchodního rejstříku, nemusí mít datovou schránku zřízenu, nicméně mohou si ji nechat zřídit, a to na vlastní žádost. Ministerstvo vnitra datovou schránku zřídí těmto osobám bezplatně na jejich žádost, a to do tří pracovních dnů ode dne podání žádosti.

Osoby oprávněné k přístupu do datové schránky

Zákon o elektronických úkonech stanoví okruh osob, které mají oprávnění k přístupu do datové schránky. U fyzických osob (ať již podnikajících, tak i nepodnikajících) má tento přístup jen ta fyzická osoba, pro niž byla datová schránka zřízena.

U právnických osob pak má přístup do datové schránky statutární orgán právnické osoby (např. jednatel společnost s ručením omezeným), člen statutárního orgánu právnické osoby (např. člen představenstva akciové společnosti) nebo vedoucí organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, pro něž byla datová schránka zřízena.

K přístupu do datové schránky ovšem mohou výše vyjmenované osoby pověřit jinou fyzickou osobu a stanovit jí rozsah takového pověření. Pokud by pověřená osoba měla mít přístup i k dokumentům určeným do vlastních rukou adresáta, je třeba to v pověření výslovně stanovit.

Využívání datových schránek vůči orgánům veřejné moci

Datové schránky budou povinně zřízeny i orgánům veřejné moci. Osoby, které budou mít zpřístupněnu svou datovou schránku, pak budou moci (ale nebude to povinné) prostřednictvím této datové schránky provádět vůči orgánům veřejné moci úkony, jejichž povaha to umožňuje. Takový úkon pak bude mít stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže by jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požadoval společný úkon více těchto osob.

Příklad 2

Vyjdeme-li z výše uvedeného příkladu, pokud by se společnost A do své datové schránky řádně přihlásila a s rozsudkem se seznámila, může prostřednictvím datové schránky vůči příslušnému soudu podat odvolání, aniž by jej musela tisknout a odesílat prostřednictvím pošty nebo jej posílat e-mailem opatřený zaručeným elektronickým podpisem. Bude-li společnost A posílat odvolání prostřednictvím datové schránky, není elektronický podpis zapotřebí.

Datová schránka nefunguje jako e-mail

Prostřednictvím datové schránky se nelze obracet na jednotlivé úředníky, ale pouze na celý úřad. Datovou schránku není ani možné využívat ke komunikaci mezi jednotlivými fyzickými či právnickými osobami. Slouží zásadně k posílání a přijímání úředních dokumentů v elektronické podobě ve vztahu k orgánům veřejné moci.

Doručování do datové schránky by mělo fungovat tak, že v případě, kdy bude do datové schránky dodán nový dokument, pak se buď oznámení o tom doručí na mobilní telefon adresáta (to bude pravděpodobně zpoplatněno), anebo do jeho e-mailové schránky (což by mělo být zdarma). Záleží na tom, jaký způsob oznámení si daná osoba zvolí. Jde o určitou obdobu upozornění o uložení listovní zásilky, které ale již nebude vhazováno do poštovních schránek, ale bude doručováno prostřednictvím e-mailu nebo mobilního telefonu.

Pozor na smazání dokumentů

Zprávy, které budou do datové schránky doručeny, v ní budou k dispozici až do okamžiku jejich vyzvednutí. Pokud si zprávy nebudete vybírat, tak mějte na paměti, že v datové schránce zůstanou pouze devadesát dnů. Po uplynutí této lhůty budou smazány. Protože půjde leckdy o velmi důležité dokumenty, které je vhodné archivovat, bude třeba si dát na toto pozor a zprávy si ukládat.

Na závěr

Jste-li právnickou osobou zapsanou do obchodního rejstříku, pak po nabytí účinnosti zákona o elektronických úkonech a po zřízení datové schránky bude třeba tuto schránku používat a pravidelně se do ní přihlašovat. Nepřihlašování do datové schránky může mít zásadní dopady zejména v tom smyslu, že do ní budou doručovány dokumenty ze strany orgánů veřejné moci a po uplynutí deseti dnů od dodání dokumentu do datové schránky budou tyto dokumenty považovány za doručené.

Může Vám tak být např. doručeno rozhodnutí, proti němuž poběží ode dne doručení lhůta k podání opravného prostředku, a tato lhůta v důsledku „nevybírání“ datové schránky marně uplyne. Důsledky s tím spojené spočívají zpravidla v nabytí právní moci doručeného rozhodnutí bez možnosti se proti němu již jakkoliv bránit.  
 

* Advokátům a daňovým poradcům bude datová schránka zřízena až prvním dnem prvního kalendářního měsíce třetího roku pod ni nabytí účinnosti tohoto zákona. To samozřejmě neplatí v případě, že je advokacie či daňové poradenství vykonáváno prostřednictvím právnické osoby zapsané do obchodního rejstříku.