Zajištění věrohodnosti původu, neporušenosti obsahu a čitelnosti daňových dokladů

Bez ohledu na skutečnost, zda jde o daňový doklad vystavený v listinné nebo elektronické podobě, musí být (dle § 34 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty – ZDPH) od okamžiku jeho vystavení do konce lhůty pro jeho uchovávání zajištěna:

• věrohodnost původu daňového dokladu,

• neporušenost jeho obsahu a

• dále jeho čitelnost.

Věrohodnost původu daňového dokladu – zaručení autenticity

Vždy musí být zaručena totožnost osoby, která plnění uskutečňuje, nebo totožnost osoby, která daňový doklad oprávněně vystavila.
 
Osoba povinná k dani může k vystavení daňového dokladu zmocnit osobu, pro kterou se plnění uskutečňuje, nebo třetí osobu. Pokud je zmocnění uděleno elektronicky, musí být podepsáno uznávaným elektronickým podpisem (§ 28 odst. 5 ZDPH).

Neporušenost obsahu daňového dokladu – zaručení integrity

Neporušeností obsahu daňového dokladu se rozumí skutečnost, že obsah daňového dokladu, požadovaný podle zákona o DPH, nebyl změněn. Obsahem daňového dokladu se rozumí náležitosti daňového dokladu ve smyslu § 29 a násl. ZDPH (§ 29a – náležitosti daňového dokladu skupiny, § 30a náležitosti zjednodušeného daňového dokladu aj.).
 
Pokud zákonem předepsané náležitosti daňových dokladů vymezených v § 29 až § 33a zákona o DPH nebudou v průběhu jeho „života“ (tj. od doby jeho vystavení až do konce lhůty pro jeho uchovávání) změněny, bude takový daňový doklad považován za neporušený.
 
Dodatečné informace (např. údaje o předkontaci, o archivaci, razítka „došlo dne…“ apod.) by od 1. 1. 2013 neměly být na daňový doklad z důvodu zachování neporušenosti obsahu daňového dokladu po celou dobu jeho „života“ doplňovány.
 
Daňový subjekt by měl případné dodatečné informace (údaje) zaznamenat buď v evidenci pro účely daně z přidané hodnoty, kterou je povinen vést ve smyslu ustanovení § 100, popř. § 100a ZDPH, případně jiným způsobem, kterým neporuší původní obsah daňového dokladu.
 
Nicméně pokud budou přesto na daňový doklad doplněny údaje nad rámec povinných náležitostí daňového dokladu, přičemž obsah daňového dokladu požadovaný podle zákona o DPH doplněním těchto údajů zůstane nezměněn, bude takový daňový doklad považovaný za neporušený.
 
Doplněné údaje však nesmí pozměňovat povinné náležitosti daňového dokladu vymezené v ustanovení § 29 a násl. ZDPH a z dokladu musí být patrné, že jde o doplnění údajů oproti původnímu obsahu.

Čitelnost obsahu daňového dokladu

Čitelností obsahu se rozumí skutečnost, že s obsahem daňového dokladu je možno se seznámit přímo, nebo prostřednictvím technického zařízení. Čitelnost daňového dokladu je nutné zajistit od okamžiku jeho vystavení až do konce doby jeho uchovávání.
 
Na toto je třeba pamatovat nejen u elektronických dokladů (z pohledu zajištění příslušného softwaru nutného pro zobrazení obsahu v čitelné podobě), ale též u listinných dokladů (např. zcela nevyhovující jsou tzv. termotisky).

Způsob zajištění vlastností daňových dokladů

Věrohodnost původu daňového dokladu, neporušenost jeho obsahu i čitelnost musí nezávisle na sobě zajistit jak pořizovatel zboží či příjemce služby, tak i dodavatel zboží či poskytovatel služby. A to po celou dobu „životnosti“ daňového dokladu – to je od okamžiku jeho vystavení/přijetí až do konce doby pro jeho uchovávání.
 
Zajištění věrohodnosti původu daňového dokladu a neporušenosti jeho obsahu lze v souladu s ustanovením § 34 ZDPH dosáhnout prostřednictvím kontrolních mechanismů procesů vytvářejících spolehlivou vazbu mezi daňovým dokladem a daným plněním.
 
Pro zajištění věrohodnosti původu daňového dokladu by tak měla každá účetní jednotka vytvářet spolehlivou auditní stopu tím, že bude uchovávat související účetní záznamy či dokumenty (např. objednávky, doklady o platbách, smlouvy, příjemky či výdejky materiálu apod.), a to po celou dobu stanovenou pro uchovávání daňových dokladů.
 
Podle vysvětlivek ke Směrnici 2010/45/EU lze v rámci účetnictví auditní stopu popsat jako zdokumentovaný tok plnění od zahájení, zdrojového dokumentu (například objednávky) až po ukončení (například konečný záznam v roční účetní závěrce) a naopak, který propojuje různé dokumenty v rámci procesu.
 
V souladu s ustanovením § 26 odst. 1 ZDPH je daňovým dokladem písemnost, která splňuje podmínky stanovené tímto zákonem. Pokud u daňového dokladu nejsou zajištěny všechny zákonem požadované vlastnosti ve smyslu ustanovení § 34 ZDPH (tj. není zajištěna věrohodnost původu daňového dokladu, neporušenost jeho obsahu a jeho čitelnost), nelze takový doklad považovat za daňový doklad ve smyslu zákona o DPH.

Související články:
Možné způsoby zajištění věrohodnosti, neporušenosti a čitelnosti daňového dokladu v listinné podobě
Možné způsoby zajištění věrohodnosti, neporušenosti a čitelnosti daňového dokladu v elektronické podobě