Vnitropodnikové směrnice

Pravidla a řády v nás podvědomě vyvolávají z větší míry negativní emoce. To, že se něco „musí“ dodržovat, chápeme jako omezování osobní svobody. A to, že „musíme“ písemně vyjádřit tato ustanovení, nám připadá mnohdy zbytečné a obtěžující.
 
Kdo z nás by si nepamatoval na jeden z prvních řádů, se kterým jsme se seznámili – na školní řád – který nám hrozil sankcemi a jeho předčítání na začátku každého školního roku nám připadalo k uzoufání nudné.
 
Nicméně v lidské společnosti má každý jedinec svůj úhel pohledu. Chceme-li tedy fungovat jako větší či menší tým efektivně, pružně a zároveň eliminovat nedorozumění a chaos, není na to lepší recept, než vytvoření uceleného systému pravidel právě s touto funkčností.
 
Vnitropodnikové směrnice sestavené stručně, přehledně a vycházející ze zákonného rámce dovedou být v rukou moudrého manažera velmi užitečným nástrojem a jeho spolupracovníkům poskytnou potřebnou důvěru.

Základní funkce směrnic – proč je dobré je mít

Kvalitně sestavené vnitropodnikové směrnice v souladu s platnou legislativou mají následující funkce:

• směrnice jsou komunikačním nástrojem – jejich aplikace eliminuje nedorozumění, nejasnosti, kdo to jak myslel a proč to tak udělal, kdo je za co zodpovědný,

• směrnice standardizují postupy – když dva dělají totéž, není to totéž, proto je pro vedení velmi důležité dodržování stejných postupů v jednotlivých činnostech. To má neocenitelný přínos v přehlednosti, průhlednosti a zejména v zastupitelnosti jednoho pracovníka druhým, bez složitého sdělování hromady informací,

• směrnice pomáhají automatizovat postupy a dokáží zefektivnit práci tím, že dávají co nejjednodušší recept, jak vyřešit danou situaci,

• a v neposlední řadě mají směrnice funkci „obrannou“ – tj. v případě externího auditu (např. kontroly finančního úřadu) již samy o sobě hlásají a následně svou aplikací dokazují, že v této firmě vládne pořádek a mantinely jsou nastaveny dle zákonných požadavků.

Rozsah směrnic a jejich rozdělení

Jednotlivé organizace budou k vytváření a aplikaci směrnic přistupovat různě, neboť jiné směrnice bude potřebovat rodinná firma o třech zaměstnancích a jiné akciová nadnárodní společnost.
 
U větších společností nebo společností v některých segmentech trhu, které to vyžadují, se pak setkáme s normami ISO (jedná se o normy Mezinárodní organizace pro normalizaci, která jich vytvořila již přes 18 000). Má-li firma příslušnou normu certifikovanou, znamená to, že v dané oblasti dodržuje normalizované postupy.
 
Vzhledem k různosti firem, co do jejich velikosti, strukturovanosti a v neposlední řadě přístupu managementu k automatizaci procesů, je úkolem toho, kdo sestavuje směrnice, vybalancovat jejich složitost a rozsah tak, aby neobtěžovaly zbytečnými informacemi, ale zároveň poskytovaly odpovědi na otázky, které každodenní chod firmy přináší.
 
Zabývejme se tedy menšími organizacemi a podívejme se na téma norem z pohledu účetního oddělení. Z podstaty účetnictví, které by mělo sloužit k vytváření řádu, to pak bude právě ekonomický útvar, účetní či daňový poradce, který v organizaci bude vytvářet, měnit a aplikovat směrnice.
 
Dle jejich povahy si je pak můžeme jednoduše rozdělit dle nutnosti jejich tvorby do dvou skupin:

• směrnice, jejichž tvorba je nepřímo stanovena legislativou,

• směrnice, potřebné k usnadnění organizace a optimalizaci procesů v organizaci.

 
Tvořit budeme ty směrnice, pro které má účetní jednotka náplň a důvod. Interní směrnice, které vyplývají z legislativy, jsou zejména následující:

• základní vymezení účetnictví – systém zpracování účetnictví, účtový rozvrh, konsolidační pravidla,

• organizační pravidla – kompetence a podpisové vzory, oběh účetních dokladů, harmonogram účetní závěrky, inventarizace, archivace účetních dokladů,

• specifika účtování – dlouhodobý majetek, odpisový plán, zásady pro časové rozlišení nákladů a výnosů, kurzové rozdíly, cizí měny, zásoby, inventarizační rozdíly, opravné položky, pracovní cesty a poskytování cestovních náhrad, pracovněprávní záležitosti, pokladna, deriváty, rezervy, odložená daň.

 
Výše uvedené směrnice nemusí být vždy sestaveny jednotlivě, můžeme je propojovat, aby se zabránilo opakování. Ke každé normě se doporučuje připojit příslušný právní předpis, ze kterého vyplývá povinnost danou směrnici vytvořit, nebo jehož konkretizaci směrnice upravuje.
 
V praxi se mnohdy využívají vzory směrnic. Nejlepší by bylo z těchto směrnic vyjít a zpřesnit je pro potřeby dané organizace, vybrat pouze ty, které mají pro organizaci význam a vše doplnit o subjektivní potřeby firmy.
 
Pokud bychom chtěli sestavovat minimální interní směrnice, měli bychom zařadit následující oblasti:

• účtový rozvrh (ukládá zákon o účetnictví v § 14),

• hodnotová hranice pro stanovení dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku (§ 6 a § 7 vyhlášky č. 500/2002 Sb.),

• odpisový plán (ukládá zákon o účetnictví v § 28),

• účtování o zásobách – metoda A nebo B (vyhláška č. 500/2002 Sb., ČÚS – Zásoby),

• inventarizační rozdíly – technologické a technické ztráty, které se nepovažují za manko (zákon o účetnictví a ČÚS – Inventarizační rozdíly) a ztráty v rámci norem přirozených úbytků zásob,

• způsob přepočtu majetku v cizí měně na Kč (§ 24 zákona o účetnictví),

• časové rozlišení (doporučuji ve světle současných judikátů),

• organizační pravidla, zejména odpovědnostní záležitosti (hmotné odpovědnosti, podpisové vzory).

Zákonný rámec interních směrnic

Od doby, kdy vstoupily v platnost České účetní standardy a v letech 2003 a 2004 byly provedeny významné změny v zákoně o účetnictví, je účetním jednotkám poskytnuta daleko větší volnost, než tomu bylo předtím. Tím více vystupuje do popředí nutnost vymezení jednotlivých postupů a skutečností právě interními směrnicemi.
 
Ač zákony přímo neukládají jejich tvorbu, z jednotlivých ustanovení lze dovodit, že se vydání normy pro příslušnou oblast předpokládá (např. § 24 odst. 2 písm. j) zákona o daních z příjmů). Obecné předpisy mají být konkretizovány v reálné praxi organizace.
 
Účetnictví a daně se v praxi řídí mnoha zákony, vyhláškami a standardy. Uveďme alespoň základní legislativní rámec a prameny, které nám slouží k tvorbě směrnic:

• zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví,

• zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů,

• zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty,

• zákon č. 16/1993 Sb., o dani silniční,

• zákon č. 338/1992 Sb., o dani z nemovitostí,

• zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád,

• zákon č. 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně,

• zákon č. 284/2009 Sb., o platebním styku,

• zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník,

• zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník,

• zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce,

• České účetní standardy,

• vyhláška č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb.,

• pokyny MF ČR řady D,

• pokyny GFŘ řady D.

Hlavní zásady tvorby směrnic

Při tvorbě směrnic bychom měli mít na paměti, že se jedná o nástroj, který by měl usnadňovat práci všem zainteresovaným. Od toho se také odvíjí zásady, se kterými by směrnice měly být psány:

• důraz na přehlednost, logiku a stručnost – zjednodušujme, kde to jde, a dovolme, aby byla touto zásadou zajištěna intuitivnost orientace v normách,

• srozumitelnost – nemusíme se pyšnit tím, že umíme hromadu pojmů, cizích slov a paragrafů, více si nás naši spolupracovníci budou vážit za jednoduchost a „polopatická“ vyjádření,

• jednoznačnost – od normy se čeká, že řekne „jak“ se má situace vyřešit, ne „možná“ nebo „relativně“, čím přesnější budeme, tím méně vytvoříme chaosu,

• i přes stručnost vymezit postup – vodítkem by nám mohl být kuchařský recept, potřebujeme znát ingredience a vědět, co s nimi udělat,

• držet se legislativy – při tvorbě vycházíme z platného znění předpisů a neustále aktualizujeme.

Formální stránka vnitropodnikových směrnic

Měli bychom mít na paměti, že důležitější než forma je obsah. Nicméně žijeme v době, kdy začínáme být s rozvojem všudypřítomné dokonalé grafiky citliví na vnější vizuální podněty. Když se nám podaří kvalitní obsah s logickou strukturou zabalit do líbivého obalu, bude takovéto sdělení rozhodně příjemnější pro naše spolupracovníky a bude se jim s ním lépe pracovat.
 
S tím jde ruku v ruce umístění norem a jejich forma. Domnívám se, že v dnešní společnosti, kdy většina produktivní populace disponuje mobilním telefonem a počítačem, bychom mohli interní směrnice sdílet s ostatními již pouze v elektronické podobě. Šetříme tím naše lesy a dostáváme do ruky nástroj, který lze snadno měnit, aktualizovat a rozšiřovat.
 
Co se názvu normy týče, setkáváme se s označením interní, vnitropodniková, vnitřní či organizační směrnice, rozhodnutí, metodický pokyn, oběžník, popř. pokyn nebo příkaz ředitele nebo hlavního účetního apod. Tyto názvy mívají ve větších podnicích různou váhu, některé jsou časově či věcně omezené. Jediné, co lze doporučit, je zvolit si název pro danou normu a dále se jím řídit.
 
Struktura každé směrnice by z hlediska přehlednosti měla být stejná. Směrnice by tedy měla obsahovat:

• záhlaví
  • hlavička s identifikačními údaji firmy – vyplývá z firemní kultury,
  • název písemnosti a název příslušné směrnice – opět bychom měli být struční, ale přesní, pozor na krkolomné názvy,

• hlavní text směrnice
  • odkázat na příslušné předpisy,
  • citovat stručně to, co by bylo zdržující hledat v zákonech,
  • vymezit specifika firmy, uvést hodnotová omezení (doporučuji zvýraznit, aby v textu upoutalo pozornost),
  • uvést, koho se daná směrnice týká, které směrnice ruší,

• zápatí
  • účinnost – zda na dobu neurčitou, do změny, nebo omezeně,
  • datum a místo vydání – zakotví nás v čase a místě,
  • schválení – kdo schválil směrnici (většinou statutární orgán),
  • počet stran a číslo stránky – usnadní orientaci v delších směrnicích.

 
Toto členění je pouze doporučením a vychází jednak z korespondenčních zvyklostí a jednak z formy, jakou jsou psány zákony.

Závěrem

Interní směrnice každé organizace jsou velmi individuální záležitostí. Nelze je jednoduše zobecnit, a i proto by měly být vytvořeny přímo na míru příslušné firmy co do obsahu i formy.
 
Tím, že zaměříme svoji péči a pozornost na sestavení norem dané společnosti, nečiníme pouze něco formálního a nutného, ale vytváříme součást její firemní kultury, orientujeme ji v prostoru a času, pomáháme udržovat firmu fungující a živou.
 
Proto nesmíme dopustit, aby informace zakotvené v pravidlech a směrnicích zastaraly a ztratily svoji aktuálnost. Toto platí jak pro účetní směrnice, tak pro pravidla tvořená ve firmách obecně.
 
Uvítejme názory lidí kolem nás, prověřujme, kde již norma neplní svoji funkci a stává se pouhým formálním předpisem, který již nikdo nebere vážně. Pravidelně zeštíhlujme a doplňujme o nové. Zejména daňová legislativa nás udržuje stále ve střehu.
 
A v neposlední řadě – dejme si pozor na gramatické chyby. Je to opravdu velké „faux pas“.