Podnikatelé či živnostníci neboli osoby samostatně výdělečně činné (OSVČ) často nevykonávají svou činnost pouze v místě svého pravidelného pracoviště, ale mohou také v rámci své podnikatelské činnosti uskutečňovat pracovní cesty jak v tuzemsku, tak i v zahraničí.
 
Místem pravidelného pracoviště poplatníků s příjmy podle § 7 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (dále jen „ZDP“), se rozumí sídlo podnikatele nebo místo výkonu jiné činnosti, ze které plyne příjem ze samostatné činnosti.
 
Podnikatelé tedy mohou uplatňovat cestovní náhrady pouze z cest mimo pravidelné pracoviště a tyto cesty musí mít zároveň souvislost s předmětem podnikání OSVČ. Může se jednat například o cestu za účelem sjednání smlouvy, vykonání sjednané práce u odběratele, cestu pro materiál či zboží, jednání na úřadech, školení apod.
 
Výdaje (náklady) na pracovní cesty upravuje ustanovení v § 24 odst. 2 písm. k) ZDP, a to v maximální výši stanovené v zákoníku práce (zákon č. 262/2006 Sb., dále jen „ZP“). Ve svých výdajích na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů může OSVČ uplatnit tyto cestovní náhrady:

• výdaje na ubytování,
• zvýšené stravovací výdaje (stravné),
• zahraniční stravné a kapesné,
• výdaje na pohonné hmoty spotřebované silničním motorovým vozidlem zahrnutým v obchodním majetku („OM“) poplatníka, či pořizovaným na finanční leasing nebo v nájmu,
• výdaje na dopravu vlastním silničním motorovým vozidlem nezahrnutým v OM poplatníka,
• výdaje na dopravu hromadnými dopravními prostředky,
• výdaje (nezbytné) spojené s pracovní cestou v prokázané výši.

Výdaje na ubytování

Výdaje na ubytování v rámci vícedenní pracovní cesty v tuzemsku či v zahraničí musí OSVČ doložit v prokázané výši, tedy dokladem za ubytování. Základní podmínkou je, že výdaje na ubytování vznikly v rámci podniknuté pracovní cesty, která úzce souvisí s předmětem podnikání OSVČ.
 
V zákoně není omezena výše uplatněného výdaje na ubytování, kterou může podnikatel zahrnout do svých daňově uznatelných nákladů. Je jenom na něm, jakou úroveň ubytovacího zařízení zvolí.
 
Pokud je součástí ceny za ubytování i snídaně (nelze-li koupit ubytování bez snídaně), uplatní podnikatel celou částku jako výdaj na ubytování, ale musí zkrátit své zvýšené stravovací výdaje (tzv. stravné) dle zákoníku práce.

Příklad 1

Podnikatel (OSVČ) pan Smolík, zabývající se výrobou kovových konstrukcí, s místem pravidelného pracoviště v Táboře, se dostavil na obchodní jednání v Praze ohledně potenciální zakázky na výrobu a instalaci kovových schodišť pro nově postavenou průmyslovou stavbu. Jednání bylo naplánováno na dva dny.
 
Podnikatel si zaplatil ubytování v hotelu na jednu noc, poskytnuté ubytování včetně snídaně (v ceně ubytování) ho stálo 2 000 Kč. Dále si podnikatel zaplatil hodinu v bazénu a masáž celkem za 1 500 Kč a zakoupil si večeři za 350 Kč. Také využil minibar na pokoji se spotřebou za 500 Kč.
 
Druhý den proběhlo jednání ohledně ceny a doby dodání, kdy se obchodní partneři nedohodli na vzájemných podmínkách, a ze smlouvy o dílo sešlo.
 
Ačkoliv se jednalo v podstatě o tzv. marnou pracovní cestu, kdy plánovaný obchod nebyl uzavřen, jsou výdaje za uskutečněnou pracovní cestu za podmínek stanovených zákonem daňově uznatelné. Jediným kritériem je účel cesty (nikoliv její výsledek), který musí úzce souviset s podnikatelskou činností poplatníka.
 
Podnikatel si může uplatnit ve svých daňových nákladech cenu za ubytování, jejíž součástí byla snídaně, ve výši 2 000 Kč. Výdaje za bazén, masáž, večeři a minibar nejsou součástí výdajů za ubytování a nejedná se ani o daňově uznatelné výdaje.

Zvýšené stravovací výdaje (stravné)

Podnikatelé s příjmy podle § 7 ZDP mají nárok na stravné při tuzemských pracovních cestách delších než 12 hodin v kalendářním dnu a na zahraniční stravné a kapesné při zahraničních pracovních cestách, a to maximálně do výše náhrad vymezených pro zaměstnance v § 6 odst. 7 písm. a) ZDP (tedy do maximální výše náhrady pro státní zaměstnance uvedené v § 109 odst. 3 ZP).
 
Sazby stravného jsou pro rok 2015 stanoveny vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí č. 328/2014 Sb.
 

Pokud však podnikatel v rámci své pracovní cesty obdrží „bezplatnou stravu“, například v podobě ubytování, kdy součástí ceny za ubytování je vždy i snídaně, nebo ve formě školení, kdy je v ceně zahrnuto také poskytnutí oběda, je povinen výdaje na stravné krátit, a to za každé bezplatně poskytnuté jídlo dle ustanovení v § 163 odst. 2 ZP.
 

Příklad 2

Pan Smolík vyjel ze sídla svého podnikání na jednání ve čtvrtek již v 5:00, následně si prohlédl stavbu a seznámil se s projektem, odpoledne vypracoval návrh na zhotovení díla a cenovou nabídku. Druhý den v pátek ráno podnikatel posnídal v hotelu, kde přenocoval (snídaně byla součástí ceny za ubytování). Po neúspěšném obchodním jednání se obchodní partneři rozešli v 11:00 a do sídla svého podnikání se podnikatel vrátil v 13:00.
 
Čtvrtek: Na pracovní cestě podnikatel strávil celkem 19 hodin (od 5:00 do 24:00) a může si nárokovat stravné ve výši 195 Kč. Stravné krátit nebude, jelikož neobdržel žádnou bezplatnou stravu.
 
Pátek: Na pracovní cestě podnikatel strávil 13 hodin (od 0:00 do 13:00) a může si nárokovat stravné ve výši 125 Kč. Jelikož však obdržel bezplatnou snídani, je nucen stravné krátit za každé takto poskytnuté bezplatné jídlo o 35 %. Výše stravného, které si může OSVČ uplatnit ve svých daňových nákladech, je tedy 81,25 Kč.

Zahraniční stravné a kapesné

Podnikatel je oprávněn při zahraniční pracovní cestě uplatnit ve svých výdajích zahraniční stravné, jehož sazby jsou pro rok 2015 stanovené vyhláškou Ministerstva financí č. 242/2014 Sb. Ve vyhlášce je uvedena vždy jedna sazba pro daný stát.
 
V tabulce uvádíme několik příkladů zahraničního stravného pro rok 2015:
 

Výše stravného závisí na době, kterou podnikatel strávil na pracovní cestě v daný den v zahraničí, a také na skutečnosti, zda podnikateli vznikl v daný den nárok i na tuzemské stravné (strávil v tuzemsku na pracovní cestě více než 12 hodin).
 

 
Z důvodu odděleného sledování nároku na tuzemské a na zahraniční stravné je potřeba znát okamžik přechodu státní hranice.
 

V případě bezplatně poskytnutého stravování je podobně jako v tuzemsku podnikatel na zahraniční pracovní cestě povinen krátit výši zahraničního stravného podle § 170 odst. 5 ZP.
 

Při zahraniční pracovní cestě mohou podnikatelé do daňových nákladů zahrnout i kapesné ve výši 40 % z nároku na stravné (nepřihlíží se již ke krácení stravného z důvodu poskytnutí bezplatných jídel).

Příklad 3

Podnikatel letěl v úterý na zahraniční pracovní cestu v rámci své podnikatelské činnosti do Itálie. Ještě před odletem týž den absolvoval podnikatel pracovní cestu v tuzemsku, na které strávil 11,5 hodiny. Letadlo odlétalo z ČR v úterý ve 23:10 a zpět podnikatel přiletěl na letiště v ČR ve čtvrtek v 11:00. V rámci obchodního jednání podnikatel obdržel ve středu bezplatně oběd. Ubytování bylo zajištěno v hotelu včetně snídaně.
 
Úterý: Podnikateli nevznikl v tuzemsku nárok na tuzemské stravné, měl by tedy nárok na zahraniční stravné již po jedné hodině strávené na pracovní cestě v zahraničí. Okamžik zahájení zahraniční cesty je okamžik odletu letadla z letiště v ČR, které odlétalo ve 23:10. To znamená, že daný den v zahraničí podnikatel strávil méně než hodinu (50 minut) a nárok na zahraniční stravné mu nevznikl. Proto se doba strávená v zahraničí přičte k době pracovní cesty strávené v tuzemsku:
 
11 hodin a 30 minut + 50 minut = 12 hodin a 20 minut.
 
Podnikateli tedy v úterý vznikl nárok na tuzemské stravné ve výši 125 Kč. Na kapesné mu nárok v tuzemsku nevznikl.
 
Středa: Podnikatel v Itálii strávil 24 hodin, to znamená, že má nárok na stravné ve výši 45 EUR. Jelikož má zajištěné ubytování se snídaní v ceně a ještě týž den obdržel na obchodní schůzce oběd, musí stravné krátit o tato dvě bezplatná jídla.
 
Nárok na stravné pokrátil o 2 x 25 % ze 45 EUR. Skutečné stravné, které si může uplatnit do výdajů, tedy činí 22,5 EUR. K tomu má nárok na kapesné ve výši 40 % ze 45 EUR, tedy 18 EUR.
 
Čtvrtek: Podnikatel strávil v zahraničí 11 hodin. Stravné se stanoví jako 1/3 ze 45 EUR, tedy 15 EUR. Protože měl podnikatel jedno bezplatné jídlo (snídani), musí pokrátit vypočtené stravné ještě o 70 %.
 
15 EUR – (15 EUR x 0,7) = 4,5 EUR. Výše stravného tedy činí za daný den 4,5 EUR a k tomu má nárok na kapesné ve výši 40 % z 15 EUR, tedy 6 EUR.

Výdaje na pohonné hmoty

Výdaje na pohonné hmoty spotřebované silničním motorovým vozidlem zahrnutým v OM poplatníka, či pořizovaným na finanční leasing nebo v nájmu, poplatník prokazuje skutečnou spotřebou pohonných hmot (doklady za nákup paliva).

Příklad 4

Pan Smolík (neplátce DPH) použil k pracovní cestě motorové vozidlo zahrnuté v OM a skutečná spotřeba pohonných hmot doložená dokladem byla 600 Kč včetně DPH. Zároveň pracovní cestu motorovým vozidlem průkazně zaznamenal do evidence jízd.
 
Uplatněný výdaj na pohonné hmoty může podnikatel uplatnit jako daňově uznatelný náklad.

Výdaje na dopravu vlastním silničním motorovým vozidlem

Výdaje na dopravu vlastním silničním motorovým vozidlem nezahrnutým v OM poplatník uplatní ve výši sazby základní náhrady a náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty.

Výdaje na dopravu hromadnými dopravními prostředky

Výdaje je vždy nutné prokázat dokladem, v závislosti na použitém dopravním prostředku se může jednat o:

• jízdenku (MHD, vlak, autobus),
• účtenku (taxi),
• letenku + ústřižek palubního lístku (letadlo),
• lodní lístek, trajektový lístek (loď, trajekt).

Nezbytné výdaje spojené s pracovní cestou

Jedná se o nezbytné výdaje, které poplatník musel vynaložit k dosažení úspěšného uskutečnění cíle v rámci své pracovní cesty. Tyto výdaje nejsou zákonem definovány a jejich charakter závisí na průběhu pracovní cesty.
 
Mezi nezbytné výdaje spojené s pracovní cestou lze zahrnout:

• parkovné,
• Wi-Fi připojení v hotelu,
• očkování při cestě do rizikových oblastí,
• cestovní pojištění u zahraniční pracovní cesty,
• úschova zavazadel,
• vstupné na výstavu či veletrh.

Příklad 5

Pan Smolík si na pracovní cestě zaplatil parkovací místo u hotelu, kde byl ubytovaný, ve výši 100 Kč za jednu noc. Při zpáteční cestě z obchodního jednání podnikatel překročil v obci povolenou rychlost a zaplatil pokutu ve výši 1 000 Kč.
 
Parkovné ve výši 100 Kč je daňově uznatelný náklad v rámci pracovní cesty podnikatele. Zaplacenou pokutu však nelze považovat za nezbytný výdaj, jedná se o daňově neuznatelný náklad.

 
Oblast cestovních náhrad OSVČ je poměrně rozsáhlá a občas komplikovaná zejména v oblasti stanovení stravného v kombinaci s tuzemskou a zahraniční pracovní cestou v jeden den. Je důležité si uvědomit úzké propojení ustanovení § 24 odst. 2 písm. k) ZDP a zákoníku práce, na který v uvedeném ustanovení zákon o daních z příjmů velice často odkazuje.