Většina podnikatelů potřebuje ke své činnosti nějakou nemovitost. Ať už pronajatou, či vlastní. A s provozem nemovitosti souvisí i nutnost platit za spotřebované energie – elektrickou energii, vodu, plyn, teplo atd. V článku si ukážeme, jak účtovat o spotřebě energií z pohledu nájemce i pronajímatele.
 
V případě podnikání v pronajaté nemovitosti je nutné v nájemní smlouvě konkretizovat, jak bude probíhat přeúčtování spotřebované energie.
 
V praxi jsou nejčastější tyto dva přístupy:
 

Energie zahrnutá v nájmu

Jedná se o jednodušší případ, protože se neplatí zálohy a nedělá vyúčtování spotřeby. Dokladem pro účtování o daňovém nákladu u nájemce/zdanitelném výnosu u pronajímatele je nájemní smlouva.
 
Pro účely DPH je třeba vystavit daňový doklad, kterým může být běžný daňový doklad (faktura), nebo platební kalendář vystavený na celý rok. Spotřeba energie je účtována během roku rovnou do nákladů/výnosů podle nájemní smlouvy zpravidla měsíčně.
 
Účtování u nájemce:
 

Účtování u pronajímatele:
 

Zálohy na energie

V průběhu roku platí nájemce nájemné na základě daňového dokladu, které je účtováno do nákladů/do výnosů u pronajímatele. Zaplacené zálohy jsou účtovány na účet 314/324 a pronajímatel má povinnost vystavovat daňový doklad k přijaté záloze. Nájemce má právo si na základě tohoto daňového dokladu uplatnit nárok na DPH. Spotřeba energie je účtována do nákladů/výnosů až na základě faktury za vyúčtování skutečné spotřeby energií.
 
Na konci účetního období je třeba vytvořit dohadnou položku ve výši předpokládané spotřeby energie za dané období.
 
V praxi se často chybuje v tom, že pronajímatel slučuje do jednoho daňového dokladu (faktury) nájemné a zálohu na energie. Ovšem v případě zálohy na energie se nevystavuje daňový doklad na zálohu. Zálohová faktura není daňový doklad. Daňový doklad se vystavuje až po úhradě zálohy, a to daňový doklad k přijaté záloze.
 
Dalším častým omylem je, že pronajímatel (plátce DPH) nevystavuje daňový doklad k přijaté záloze a neodvádí DPH. DPH pak přiznává až v okamžiku vyúčtování spotřeby energií.
 
A v neposlední řadě občas dochází, tentokrát spíše na straně nájemce, k té chybě, že zaplacené zálohy na energie účtuje rovnou do nákladů a při obdržení faktury – daňového doklady za vyúčtování účtuje pouze o nedoplatku na energiích.
 
Účtování u nájemce:
 

Účtování o placených zálohách a vyúčtování od dodavatele energií bude u pronajímatele obdobné jako u nájemce, a to včetně tvorby dohadné položky pasivní.

Účtování u pronajímatele:
 

Článek byl připravený ve spolupráci s Účetnictvím bez starostí.