Jak již bývá zvykem, od ledna nás v oblasti daní a účetnictví čeká nespočet změn – a ani cestovní náhrady nejsou výjimkou. Od 1. 1. 2013 platí nové sazby stravného i průměrné ceny pohonných hmot.

Cestovní náhrady upravuje vyhláška č. 472/2012 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad.

Cestovní náhrady tvoří několik složek:

• stravné,

• pohonné hmoty,

• náhrada za využití soukromého vozidla,

• kapesné a

• nutné vedlejší výdaje.

Cestovní náhrady zaměstnanců

Za každý kalendářní den pracovní cesty poskytne zaměstnavatel zaměstnanci stravné podle § 163 odst. 1 zákoníku práce (zaměstnanci v podnikatelské sféře) nejméně ve výši:

• 66 Kč (trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin),

• 100 Kč (trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin),

• 157 Kč (trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin).

Za každý kalendářní den pracovní cesty poskytne zaměstnavatel zaměstnanci stravné podle § 176 odst. 1 zákoníku práce ve výši:

• 66 Kč až 79 Kč (trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin),

• 100 Kč až 121 Kč (trvá-li pracovní cesta více než 12 hodin, maximálně však 18 hodin),

• 157 Kč až 188 Kč (trvá-li pracovní cesta více než 18 hodin).

Zaměstnavatel musí dodržet spodní hranici stravného, chce-li svým zaměstnancům dopřát vyšší stravné a překročí horní hranici, bude se jednat o nedaňový náklad. Případně může stravné nad limit zahrnout do mzdy zaměstnance, v tom případě se však bude jednat o složku mzdy, která podléhá zdanění a sociálnímu a zdravotnímu pojištění.

Zaměstnanci, kterému byla při pracovní cestě trvající 5 až 12 hodin poskytnuta 2 bezplatná jídla, nebo při pracovní cestě trvající 12 až 18 hodin 3 bezplatná jídla, stravné nenáleží.

V roce 2013 k žádným změnám v krácení stravného nedochází. V případě, že je zaměstnanci na pracovní cestě bezplatně poskytnuta strava (například formou snídaně, oběda či večeře v rámci ubytování), je stravné kráceno za každé toto jídlo o:

• 70 % u pracovní cesty trvající 5 až 12 hodin,

• 35 % u pracovní cesty trvající 12 až 18 hodin a

• 25 % u pracovní cesty nad 18 hodin.

Pokud zaměstnanec (samozřejmě se souhlasem zaměstnavatele) použije na pracovní cestě svůj soukromý automobil, náleží mu za každý kilometr cesty náhrada amortizace ve výši 3,60 Kč. (Použije-li svůj motocykl Kč 1,-/km, nákladní automobil nebo autobus Kč 7,20/km).

Dále má nárok na náhradu pohonných hmot (PHM), a to buď ve skutečné výši dle dokladu, nebo ve výši průměrných cen, které jsou pro rok 2013 následovné:

• 36,10 Kč pro benzin natural 95 oktanů

• 38,60 Kč pro benzin natural 98 oktanů

• 36,50 Kč pro naftu

Sazby jsou dané na jeden litr pohonných hmot, spotřeba se použije průměrná dle technického průkazu vozidla.

Použije-li zaměstnanec dopravní prostředky veřejné dopravy, nebo má-li jiné vedlejší výdaje nutné pro pracovní cestu (ubytování, parkovné, vstupné apod.), má samozřejmě nárok na proplacení těchto výdajů ve skutečné výši na základě předložených dokladů.

Přidělí-li zaměstnavatel zaměstnanci firemní vozidlo, píše zaměstnanec počet ujetých kilometrů, vede knihu jízd a předkládá doklady o tankování. Zaměstnavatel pak uplatňuje náklady na vozidlo v obchodním majetku (viz níže).

Cestovní náhrady podnikatelů (OSVČ)

Pro podnikatele (OSVČ) platí obdobná pravidla jako pro zaměstnance s následujícími rozdíly.

Stravné jako daňově uznatelný náklad dle zákona o daních z příjmů mohou podnikatelé uplatnit ve výši:

• 100 Kč až 121 Kč (trvá-li pracovní cesta více než 12 hodin, maximálně však 18 hodin),

• 157 Kč až 188 Kč (trvá-li pracovní cesta více než 18 hodin).

Náhrada za využití soukromého vozidla Kč 1,-/km u jednostopých vozidel, u všech ostatních Kč 3,60/km. Průměrné ceny pohonných hmot jsou stejné jako u zaměstnanců, pokud nepoužije skutečné náklady doložené doklady.

Využívá-li podnikatel firemní vozidlo (zahrnuto v obchodním majetku), uplatňuje skutečné náklady na PHM, parkovné, opravy a udržování, odpisy a pojištění, nebo má možnost využít paušálních výdajů PHM a parkovného na vozidlo, které činí Kč 5 000,-/měsíc, případně Kč 4 000,-/měsíc. Používá-li podnikatel (OSVČ) vozidlo také k soukromým účelům, v tomto případě ostatní náklady na vozidlo krátí 80 %. Tyto paušální výdaje může podnikatel využít maximálně u tří automobilů.

Zahraniční stravné

Zaměstnancům i podnikatelům (OSVČ) náleží zahraniční stravné za dobu, kterou na pracovní cestě stráví mimo území České republiky. Stravné se poskytuje v zahraniční měně a v sazbě toho státu, kde zaměstnanec stráví nejvíce času v daném dni. Základní sazby zahraničního stravného jsou dány vyhláškou Ministerstva financí ČR č. 392/2012 Sb.

Zaměstnancům a podnikatelům náleží stravné ve výši:

• 1/3 základní sazby, jestliže pracovní cesta trvá 12 hodin a méně, avšak alespoň 1 hodinu, nebo déle než 5 hodin, pokud zaměstnanci vznikne za cestu na území ČR právo na tuzemské stravné,

• 2/3 základní sazby, jestliže pracovní cesta trvá déle než 12 hodin, nejvýše 18 hodin,

• celé základní sazby, jestliže cesta trvá déle než 18 hodin.

Pokud doba strávená mimo území ČR nečiní alespoň jednu hodinu, zahraniční stravné se neposkytuje. Byla-li zaměstnanci bezplatně poskytnuta strava, krátí se stravné stejně jako v tuzemsku. Zaměstnavatel dále může zaměstnancům poskytnout kapesné až ve výši 40 % základního zahraničního stravného.

Tabulka: Vybrané sazby zahraničního stravného

Zdroj: Ministerstvo financí ČR

Sazby zahraničního stravného ve všech zemích naleznete na webu Ministerstva financí.

Související článek:
Cestovní náhrady v roce 2013 v příkladech

Chcete pohodlně vést knihu jízd pro neomezený počet vozidel a účetních jednotek a zpracovávat tuzemské i zahraniční cestovní příkazy? Vyzkoušejte GLX – program, který ocení nejen firmy, ale i živnostníci.