Uzavřením pracovní smlouvy, dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti vzniká pracovněprávní vztah mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Důsledkem, který vyplývá z tohoto kroku, je zpracování osobních údajů zaměstnanců, které se shromažďují v rámci osobního spisu zaměstnance.
 
V tomto osobním spisu zaměstnance jsou obsaženy údaje, které slouží ke zpracování dat v několika oblastech – mzdách, daních, zdravotním, důchodovém a nemocenském pojištění.
 
Tyto údaje zaměstnavatel zpracovává na základě ustanovení zákonů, které mu tyto povinnosti ukládají. Mezi tyto zákony patří zejména:

• zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení,

• zákon č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění,

• zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění,

• zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů,

• zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce.

 
Zaměstnavateli tak vzniká zákonná povinnost zpracovávat osobní údaje zaměstnanců, které jsou nezbytné pro dodržení zákonných povinností uložených mu zvláštními zákony.
 
Mnoho zaměstnavatelů často podává na Úřad pro ochranu osobních údajů oznámení o zpracování osobních údajů, které provádějí v rámci personální a mzdové agendy. Oznamovací povinnost se ale nevztahuje na zpracování osobních údajů, které jsou uloženy zvláštními zákony nebo jsou tyto osobní údaje potřebné pro uplatnění práv a povinností vyplývajících ze zvláštního zákona.
 
Na zpracovávání osobních údajů zaměstnanců v rámci uzavírání pracovního vztahu a dále pro zpracování personální a mzdové (platové) agendy se vztahuje výjimka z oznamovací povinnosti. Je však vhodné zdůraznit, že absence této oznamovací povinnosti nezbavuje zaměstnavatele ostatních povinností při zpracování osobních údajů stanovených zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů (ZoOU).

Osobní spis zaměstnance

Osobní spis zaměstnance, nebo také personální spis, je možné charakterizovat jako soubor zcela nebo částečně standardizovaných dokumentů odpovídajících právním normám a zaznamenávajících průběh a výsledky jednotlivých personálních činností.
 
Zakládá se zároveň s nástupem nového zaměstnance do pracovního poměru. O rozsahu v personální evidenci rozhoduje zaměstnavatel s ohledem na své povinnosti. V souladu se zákoníkem práce však do spisu může umístit jen písemnosti, které jsou nezbytně nutné pro výkon práce v pracovněprávním vztahu.
 
Spis obvykle obsahuje například osobní dotazník, profesní životopis zaměstnance, doklady o dosaženém vzdělání, zápočtový list od předchozího zaměstnavatele nebo potvrzení od Okresní správy sociálního zabezpečení pro osoby samostatně výdělečně činné, přehled o odborné praxi, lékařský posudek o zdravotní způsobilosti pro výkon sjednaného druhu práce, pracovní smlouvu, mzdový výměr, pokud není součástí pracovní smlouvy, či jmenovací dekret.
 
Je ale vhodné upozornit, že je nutná jistá opatrnost v případě, že zaměstnavatel do osobního spisu ukládá kopie různých dokladů. Vzhledem k ustanovením ZoOU není možné veškeré požadované informace dokládat kopiemi všech požadovaných dokladů. Na druhé straně je povinností zaměstnance doložit správnost a úplnost uvedených skutečností.
 
Nelze však pořizovat kopie např. rodného listu, protože obsahuje i údaje o třetích osobách, které nejsou pro zaměstnavatele nezbytné. Proto je obvyklou praxí (a pro doložení skutečností zcela postačující) uvést v osobním spisu poznámku, kdo a na základě jaké listiny tyto údaje ověřil (dle dokladu, smlouvy, rodného listu číslo…, vydaného kdy a kým).
 
Uložit do osobního spisu lze jen ty dokumenty, které obsahují pouze osobní údaje zaměstnance nezbytné pro zaměstnavatele na základě ustanovení právních předpisů, nebo se souhlasem zaměstnance.
 
Do osobního spisu mohou nahlížet vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni. Právo nahlížet do osobního spisu má orgán inspekce práce, úřad práce, Úřad pro ochranu osobních údajů, soud, státní zástupce, policejní orgán, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby.
 
Nahlížet do svého osobního spisu má právo také zaměstnanec. Může si z něho dělat výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených, a to na náklady zaměstnavatele.
 
Osobní údaje, které jsou zpracovávány zaměstnavatelem, můžeme rozdělit do tří kategorií:

Zpracování citlivých osobních údajů

Zvláštní pozornost musí zaměstnavatelé věnovat zpracování citlivých osobních údajů, které jsou zvláštní kategorií a jejich zpracování upravuje ZoOU, konkrétně § 9 písm. d). Z tohoto ustanovení vyplývá, že zpracování citlivých osobních údajů je možné pouze v případě, že je to nezbytně nutné pro dodržení povinností a práv správce, který je odpovědný za zpracování těchto údajů v oblasti pracovního práva, což mu stanovuje zvláštní zákon (zákoník práce).
 
Toto ustanovení zakazuje vyžadovat od zaměstnance informace, které nesouvisí s výkonem práce a pracovněprávním vztahem. Těmito informacemi jsou informace o národnosti, těhotenství, rodinných a majetkových poměrech, sexuální orientaci, původu, členství v politických stranách nebo odborových organizacích, příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti.
 
Informace o zdravotním stavu zaměstnance (potvrzení lékaře o tom, zda zaměstnanec je či není schopen vykonávat svoji práci) není dle ZoOU považována za citlivý údaj o zdravotním stavu.
 
Další oblastí, která si zaslouží pozornost zaměstnavatele, je problematika osobních spisů dlouholetých zaměstnanců, které byly založeny ještě dlouho před vznikem ZoOU. Tzv. kádrování provázelo v minulosti každého pracovníka. Jejich osobní spisy jsou proloženy kádrovými posudky a kopiemi různých osobních dokladů. Na tuto oblast není vůbec jednoduchý pohled a jednoduché není ani řešení. Je důležité snažit se vycházet z právní úpravy ochrany osobních údajů platné v současné době, ale i v minulosti.
 
Zaměstnavatelé by si měli uvědomit, že materiály vedené v osobním spisu zaměstnance slouží výhradně pro interní potřebu zaměstnavatele. Zaměstnavatel je povinen zajistit ochranu osobních údajů zaměstnance před neoprávněným přístupem nepovolaných osob nebo zneužitím.
 
Zaměstnanci, kteří příslušná data zpracovávají nebo s nimi přicházejí do styku, se musí řídit podmínkami, které jejich zaměstnavatel stanovil. Mají povinnost mlčenlivosti, a to i po skončení zaměstnání a příslušných prací.

Související články:
Povinnosti zaměstnavatele při příchodu nového zaměstnance
Povinnosti zaměstnavatele při ukončení pracovního poměru