Daňová uznatelnost výdajů je tím základním, v čem by se měl orientovat každý podnikatel, který si sám vede daňovou evidenci nebo účetnictví. I v případě, že máme profesionální účetní, měli bychom mít o těchto výdajích alespoň trochu přehled. Je pak snadnější optimalizovat si daňový základ a dosáhnout tak nižší daně.
 
V žádném případě však nesmíme zapomenout na zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů („ZDP“), který se také zaměřuje na výdaje, které není možné uplatnit. Definuje samozřejmě i nějaké výjimky.
 
Každý, kdo řeší vedení účetnictví, by měl mít na paměti, že jestliže mají být výdaje prokázány jako daňově uznatelné, musí splnit čtyři základní pravidla:

• souvisí s dosažením příjmů,

• jsou evidovatelné,

• jsou prokazatelné,

• nejsou vyloučené zákonem o daních z příjmů.

Kdy můžeme uplatnit daňové výdaje?

Ne u všech výdělečných činností můžeme uplatnit daňový výdaj. Daňové výdaje v plném rozsahu, za splnění zákonných podmínek, můžeme uplatnit pouze u příjmů:

• z podnikání a jiné výdělečné činnosti dle § 7 ZDP,

• z příjmů z pronájmu dle § 9 ZDP.

 
U příjmů ze závislé činnosti a funkčních požitků dle § 6 ZDP a příjmů z kapitálového majetku dle § 8 ZDP nelze uplatnit žádný daňový výdaj. U ostatních příjmů dle § 10 ZDP můžeme uplatnit pouze výdaje související s dosažením daného příjmu.
 
Některé daňové výdaje vymezené v § 24 ZDP:

• zřizovací výdaje

• výdaje na auto

• paušálem,

• dle dokladů.

• stravné při pracovních cestách

• reklamní předměty

• je opatřený naší obchodní firmou,

• jeho hodnota nepřesahuje 500 Kč,

• není předmětem spotřební daně (s výjimkou tichého vína, což je víno jiné než šumivé).

• odpisy hmotného majetku

• zůstatková cena hmotného majetku

• pojistné na zdravotní a sociální pojištění placené za zaměstnance

• nájemné

Některé nedaňové výdaje vymezené v § 25 ZDP:

• vyplácené podíly ze zisku,

• penále, úroky z prodlení a pokuty, přirážky k sociálnímu a zdravotnímu pojištění,

• sociální a zdravotní pojištění, které si platí OSVČ (dále také pojištění hrazené veřejnou obchodní společností za společníky, komanditní společností za komplementáře, poplatníkem, který má příjem z pronájmu),

• manka a škody přesahující náhrady,

• výdaje na reprezentaci – výdaje na pohoštění, občerstvení a dary (za dar se nepovažuje reklamní nebo propagační předmět – viz výše),

• exekuční náklady,

• pořízení dlouhodobého hmotného majetku a technické zhodnocení (uplatní se postupnými odpisy),

• výdaje na osobní spotřebu OSVČ (včetně výdajů vynaložených na opravu, údržbu nebo technické zhodnocení majetku sloužícího k podnikání, který OSVČ nezařadila do obchodního majetku).

Částečné či postupné uplatnění výdajů

Výdaje sloužící zároveň pro dosažení příjmu i pro osobní spotřebu (počítač, papíry do tiskárny, telefon atd.), můžeme uplatnit jen poměrnou částí připadající na podnikání.
 
Některé výdaje můžeme uplatnit pouze částečně nebo postupně, je však potřeba splnit zákonné podmínky. Jedná se například o leasing, cenné papíry, směnky, úroky z úvěru či likvidaci zásob. Náklady vzniklé v důsledku prokazatelně provedené likvidace zásob materiálu, zboží, nedokončené výroby, polotovarů a hotových výrobků jsou daňově uznatelné pouze, pokud je nelze uvádět dále do oběhu.

Náležitosti účetního dokladu

Ať už vedeme účetnictví, nebo daňovou evidenci, je potřeba všechny výdaje doložit účetními doklady. Účetní doklady musí splňovat náležitosti stanovené zákonem o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb.).
 
Účetní doklad musí dle § 11 tohoto zákona obsahovat:

• označení účetního dokladu,

• obsah účetního případu a jeho účastníky,

• peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření o množství,

• okamžik vyhotovení účetního dokladu,

• okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu,

• podpisový záznam podle § 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.

 
Náležitosti účetního dokladu je nezbytné dodržovat, přestože vedete jen daňovou evidenci. Účetní jednotky jsou povinny vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi zachycují, a to tak, aby bylo možno určit obsah každého jednotlivého účetního případu.