V dnešní době je automobil užitečným pomocníkem, a to obzvláště platí pro podnikatele. Těm použití automobilu může urychlit práci a tím i zvýšit zisk. Pokud však používáte své vozidlo k podnikání, vede to také k povinnostem a jednou z nich může být vedení knihy jízd.
 
Kdo by měl knihu jízd vést a hlavně jak by měla správně vypadat? Právě o tom bude následující článek. Jen pro upřesnění – pod pojmem podnikatel je v článku myšlena osoba samostatně výdělečně činná („OSVČ“) a článek se soustředí zejména na OSVČ.

Co je kniha jízd?

Kniha jízd je vlastně účetní doklad, kde jsou zaznamenány údaje o jednotlivých jízdách vozidla v obchodním majetku či soukromého vozu používaného k podnikání. V praxi se můžeme setkat s tím, že se kniha jízd vede buď elektronicky, nebo v papírové podobě. Každý ze způsobů má své výhody a nevýhody.
 
Tzv. papírová kniha jízd má výhodu v tom, že ji lze vozit stále při ruce a zaznamenávat do ní údaje ihned po uskutečnění jízdy. Nemusíte tak myslet na to, že až přijdete do kanceláře nebo domů, máte si poznamenat veškeré nutné údaje. Nevýhodou papírové formy je to, že je poté potřeba dělat součty a de facto tyto údaje psát nadvakrát. Nicméně na možnosti a způsob vedení knihy jízd se zaměříme podrobněji dále v článku.
 
A jak je to s legislativou? Daňové zákony neurčují povinnost vést knihu jízd přímo. Je ale potřeba vzít v úvahu několik předpisů a další fakta, která se dozvíte ještě níže v článku. K nejdůležitějším předpisům patří např. Pokyn GFŘ D-6 k zákonu o daních z příjmů k § 24 odst. 2 bodu 23, kde je stanoveno, že poplatník vede evidenci jízd tak, aby takto vynaložené výdaje mohl prokázat.
 
Další oblastí je bezpečnost práce. To, zda OSVČ musí vést denní evidenci o době řízení a době čerpání bezpečnostních přestávek, je poněkud složitější právní otázka. Odpověď lze hledat například v těchto předpisech:

• Zákon č. 309/2006 Sb., o zajištění dalších podmínek bezpečnosti a ochrany zdraví při práci:
  • § 12 písm. b) – zde je stanoveno, že „na právní vztahy týkající se zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při činnosti nebo poskytování služeb mimo pracovněprávní vztahy, jde-li o fyzickou osobu, která provozuje samostatně výdělečnou činnost podle zvláštního právního předpisu, se vztahuje § 101 odst. 1 a 2, § 102, 104 a 105 zákoníku práce.“
  • § 13, kde je uvedeno: „Tam, kde se v zákoníku práce nebo v části první uvádí zaměstnavatel nebo zaměstnanec, rozumí se tím osoba uvedená v § 12.“
• Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, § 102 odst. 2 zase stanoví, že „prevencí rizik se rozumí všechna opatření vyplývající z právních a ostatních předpisů k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a z opatření zaměstnavatele, která mají za cíl předcházet rizikům, odstraňovat je nebo minimalizovat působení neodstranitelných rizik.“
• Nařízení vlády č. 168/2002 Sb., kterým se stanoví způsob organizace práce zaměstnavatele při provozování dopravy.

Z těchto předpisů vyplývá, že také OSVČ musí plnit opatření bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. To může být překvapivé zjištění, nicméně není radno jej opomíjet.

Kdo musí a kdo nemusí vést knihu jízd?

O tom, kdo má povinnost a kdo naopak nemá povinnost knihu jízd vést, se vedou již dlouhou dobu vášnivé debaty. A to jak mezi podnikateli samotnými, tak i v tzv. odborné sféře. Jak to tedy je?
 
V úvodu lze říci, že knihu jízd nemusí vést ti, kteří auto či auta pro podnikání používají osobně (ne jejich zaměstnanci) a nebudou žádat odpočet na pohonné hmoty jako plátci DPH. Ti, kdo si chtějí nárokovat odpočet DPH z pohonných hmot, knihu jízd vést naproti tomu musí.
 
Knihu jízd je nutné mít též kvůli bezpečnosti práce. Vedeme ji také, když potřebujeme prokázat daňovou uznatelnost výdajů na pohonné hmoty například v případě, že výdaje uplatňujeme podle dokladů, nebo uplatňujeme paušál podle kilometrů u vlastního automobilu, nebo v jiných případech.

Dva důvody, proč vést knihu jízd

Důvody, proč vést knihu jízd, můžeme rozdělit do dvou větších skupin. Prvním důvodem jsou finanční důvody, druhým je již zmiňovaná bezpečnost práce. Obě hlediska jsou velmi významná, proto je nutné tuto oblast prozkoumat globálně, nikoli pouze z jedné strany.
 
Pokud bychom totiž tuto věc zohlednili pouze zčásti, mohly by se vytratit důležité principy, které možná spolu na první pohled nesouvisí, ale při bližším zkoumání, zejména legislativních otázek, je nutné vzít obě hlediska v potaz.
 

1. Kniha jízd vedená pro finanční důvody

Tato oblast se týká zejména daní a uznatelnosti výdajů. Pro podnikatele je tato sféra velmi důležitá, neboť právě možnost daňového odlehčení je pro řadu firem, ale i větších obchodních společností, velmi důležitá. Pokud auto používáme při své podnikatelské činnosti, je potřeba tuto skutečnost dokázat a pro tyto účely je doporučeno vést podrobnější evidenci.
 
Kniha jízd by pro každou jízdu měla obsahovat:

• datum – měl by být také uveden začátek a konec cesty (v časovém vyjádření),
• cíl cesty – pokud je po cestě více cílů, je potřeba je uvést,
• účel cesty – dobré je uvést jméno klienta, ke kterému byla cesta vykonána,
• počet ujetých kilometrů – stav tachometru při začátku jízdy a na konci jízdy.

Dále by kniha jízd měla obsahovat následující údaje:

• typ vozidla,
• SPZ,
• stav tachometru k 1. 1. a 31. 12.,
• zahájení činnosti a zahájení používání vozidla,
• ukončení činnosti a ukončení provozu vozidla,
• průměrná spotřeba dle velkého technického průkazu.

Dále pak záznamy o:

• provozu vozidla,
• době řízení,
• bezpečnostních přestávkách (nutno uvést přesný čas) a době odpočinku,
• tom, kdo je řidičem (například jestli je to zaměstnanec či spolupracující osoba),
• čerpání a spotřebě pohonných hmot.

Záznamy je lepší zapisovat pokud možno hned po vykonání cesty, o tom už jsme se krátce zmínili v úvodu. Sice vám to kratší chvilku zabere, ale vyhnete se zdlouhavému dopisování po měsíci či dokonce po roce a složitému vzpomínání, kam která jízda byla a dopočítávání ujetých kilometrů.
 
Pomocníky pro vedení knihy jízd nám mohou být například různé programy určené na vedení knihy jízd či formuláře určené pro tyto účely. Pozor však na GPS systémy a technická zařízení, nemusí plnit všechny zákonné požadavky. Například některé z nich neumí přesně doložit dobu řízení a neuvádí důvod stání.
 
Jednotlivé záznamy musí být chronologicky uspořádány a musí na sebe navazovat. Pokud máte tištěnou verzi knihy jízd, neměl by chybět podpis řidiče. Máme samozřejmě na výběr, zda forma knihy jízd bude tzv. online, prostřednictvím nějakého k tomu určeného softwaru, v papírové podobě, či vytvořená námi samotnými – např. v Excelu.
 
Obecně lze doporučit elektronickou knihu jízd, protože nám šetří práci i čas a údaje jsou zde připravené pro budoucí použití, jednotlivé výstupy či vytištění. Například program automaticky vypočítá a doplní ujeté kilometry. Ideální kombinací je možnost elektronicky zaznamenat údaje okamžitě, pokud tato možnost však není možná, nezapomeňte si údaje poznamenat např. do tabletu, chytrého telefonu či do sešitu, abyste je mohli následně vyplnit do příslušného softwaru.
 
Elektronickou knihu jízd si můžete pořídit také jako součást účetního softwaru. Například účetní program POHODA nabízí agendu Deník jízd, respektive Jízdy. Ulehčuje práci zejména v případě, kdy jsou pro podnikání využívána také soukromá vozidla, kde je zapotřebí kromě evidence jízd souvisejících s podnikatelskou činností vypočítávat také náhrady za jejich použití.
 
Dále je možno využít nejrůznějších aplikací elektronických knih jízd, a to například:

• AUTOPLAN Kniha jízd – vede evidenci a vyhodnocení provozu firemních i soukromých vozidel,
• Kniha jízd 3.1 – což je jednoduchá kniha jízd s generováním náhrad,
• Kniha jízd – Speedy 6.40, která také obsahuje GPS záznamník.

Samozřejmě výčet není úplný, každému navíc vyhovuje něco jiného. Pokud se nemůžete rozhodnout a jste spíš pro to si nejdříve jednotlivé typy vyzkoušet, není nic jednoduššího, než si stáhnout např. demoverze z internetu a zkusit si je „osahat“, která vám bude nejvíce vyhovovat.
 

2. Kniha jízd vedená kvůli bezpečnosti práce

Nejedná se úplně o klasickou knihu jízd, spíše jde o zaznamenání doby řízení a doby čerpání bezpečnostních přestávek. Podkladem pro tuto povinnost je nařízení vlády č. 168/2002 Sb. Je stanovena též forma evidence, a to tím způsobem, že se musí vést v listinné formě nebo prostřednictvím technického zařízení a záznamy se musí vést denně.
 
Vzhledem k výše uvedenému vedeme evidenci tedy buď v listinné formě, nebo prostřednictvím technického zařízení. Evidence musí být denní, nelze ji dopisovat zpětně např. po týdnu ani na konci pracovního dne.

Shrnutí

Vedení knihy jízd je důležité zejména pro prokázání uznatelnosti daňových výdajů na spotřebu pohonných hmot a také pro případnou kontrolu z finančního úřadu. Finanční úřad kontroluje podle knihy jízd, zda jsou vozidla používána i pro soukromé jízdy zaměstnanců a zda jsou plněny všechny zákonné daňové povinnosti (např. 1 % z pořizovací ceny vozidla jako nepeněžní příjem zaměstnance, odvod DPH ze soukromé spotřeby pohonných hmot, případné krácení nákladů atd.).
 
Pokud by kniha jízd nebyla vedena, musely by se skutečnosti prokázat jinak, což by bylo komplikované. Z výše uvedeného vyplývá, že knihu jízd by měli vést plátci DPH nebo ti neplátci, kteří si do nákladů pro potřeby daně z příjmů chtějí započítat spotřebu pohonných hmot a nepoužívají paušál. A dále ti, kdo ji potřebují vést kvůli bezpečnosti práce.

Chcete pohodlně vést knihu jízd pro neomezený počet vozidel a účetních jednotek a zpracovávat tuzemské i zahraniční cestovní příkazy? Vyzkoušejte GLX – program, který ocení nejen firmy, ale i živnostníci.