Právních předpisů týkajících se zaměstnanců a mezd je několik. V našem článku zmíníme ty nejdůležitější. Zákoník práce (zákon č. 262/2006 Sb.) upravuje pracovněprávní vztahy mezi zaměstnavatelem a zaměstnanci. Dále v něm najdeme např. informace o vzniku, změně a skončení pracovního poměru, druhy pracovněprávních vztahů, mzdy atd.
 
Z účetního hlediska je důležitý zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, a to zejména § 6 – Příjmy ze závislé činnosti.
 
Pro výpočet sociálního pojištění nebo nemocenské potřebujeme znát zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti. Zdravotní pojištění nám pak upravují dva zákony, a to zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění, a zákon č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění.

Evidence pracovníků

Problematiky mezd se také týká evidence pracovníků, kterou můžeme rozdělit na tři fáze, a to evidenci při nástupu zaměstnance, evidenci v průběhu zaměstnání a evidenci při ukončení pracovního poměru zaměstnance a jeho odchodu.
 
Při nástupu zaměstnance je potřeba:

• uzavřít se zaměstnancem pracovní smlouvu a vystavit platový výměr (pokud nejsou mzda nebo plat sjednány přímo v pracovní smlouvě),

• převzít osobní údaje pro zápis do mzdového listu,

• převzít zápočtový list od předchozího zaměstnavatele,

• přihlásit zaměstnance na místně příslušnou správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovnu,

• vyplnit Evidenční list důchodového pojištění,

• vyplnit Mzdový list.

 
V evidenci přijatých zaměstnanců je potřeba evidovat:

• pořadové číslo přijetí,

• jméno a příjmení přijímaného zaměstnance,

• datum a místo narození zaměstnance,

• číslo občanského průkazu a rodné číslo zaměstnance,

• bydliště zaměstnance,

• dosažené vzdělání (před zapsáním se zaměstnanec prokáže předložením vysvědčení, příp. jiného dokladu o nejvyšším dosaženém vzdělání),

• datum přijetí do pracovního poměru.

 
V průběhu zaměstnání je potřeba:

a) měsíčně:

• vypočítat výplatu a připravit výplatní pásky,

• zpracovat a archivovat mzdovou uzávěrku,

• doplňovat mzdový list,

• na účet správy sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovny odvést srážku za zaměstnance a zaměstnavatele,

• odvést zálohu na daň z příjmů ze závislé činnosti.

 
b) ročně:

• provést roční zúčtování sražených záloh,

• zajistit vyplnění formuláře Prohlášení k dani fyzických osob,

• vystavit Potvrzení o údajích na mzdovém listě na žádost zaměstnance,

• provést roční zúčtování jednotlivých zaměstnanců a zúčtovat přeplatek na dani,

• vyplnit za uplynulý rok Evidenční list důchodového pojištění.

 
Při odchodu zaměstnance je potřeba:

• převzít žádost o rozvázání pracovního poměru,

• odhlásit zaměstnance na zdravotní pojišťovně a na příslušné správě sociálního zabezpečení a také odevzdat evidenční list,

• vystavit Potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti a sražených zálohách,

• zhotovit a předat zápočtový list,

• předat zaměstnanci na základě jeho žádosti pracovní posudek.

 
V evidenci propuštěných zaměstnanců je potřeba evidovat:

• pořadové číslo propuštěného zaměstnance,

• jméno a příjmení zaměstnance,

• datum skončení pracovního poměru,

• důvod skončení pracovního poměru,

• případná adresa nového zaměstnavatele. 

Účtování mezd

V dnešní době účtujeme mzdy v příslušném účetním programu, který za nás provede všechny výpočty a zaokrouhlení. Nicméně v každém případě je důležité znát princip výpočtu.
 
Začneme výpočtem hrubé mzdy, k této mzdě připočteme sociální (25 %) a zdravotní (9 %) pojištění, které platí zaměstnanci zaměstnavatel. Tak získáme základ pro výpočet daně (superhrubá mzda). Výsledek, tzv. superhrubá mzda, se zaokrouhluje na stokoruny nahoru.
 
Nyní nastává výpočet daně, která činí 15 %.
 
Zároveň je důležité pamatovat na to, zda zaměstnanec podepsal Prohlášení k dani (tzv. růžový papír). Pokud ano, má zaměstnanec nárok na slevy na dani.
 
Od vypočtené daně odečteme slevu na poplatníka a dále ostatní slevy, pokud má na ně zaměstnanec nárok. Je-li sleva větší než daň, daň se rovná nule (odečítáme pouze do nuly). Pouze u určitých slev, např. sleva na dítě, pakliže je větší než daň, nastane tzv. bonus, který pak náleží zaměstnanci.
 
Následuje výpočet sociálního (6,5 %) a zdravotního (4,5 %) pojištění, které platí zaměstnanec. Zaokrouhluje se na celé koruny nahoru.
 
Zaměstnanci také mohou být pravidelně sráženy ze mzdy další částky, např. půjčky, úvěry, alimenty apod. Tuto skutečnost je také důležité při výpočtu zohlednit.
 
Výsledkem je pak čistá mzda.
 
Shrnutí:
Čistá mzda = hrubá mzda – zdravotní pojištění – sociální pojištění – daň po slevách – ostatní závazky zaměstnance + daňový bonus + náhrada mzdy za pracovní neschopnost.
 
Jak účtujeme v účetnictví?

Jak se vypočítá „nemocenská“?

V prvé řadě je důležité rozlišit náhradu mzdy v době nemoci, kterou vyplácí zaměstnavatel, a dávky nemocenského pojištění, které vyplácí Česká správa sociálního zabezpečení.
 
Náhrada mzdy v době nemoci náleží zaměstnanci od 4. dne takovéto pracovní neschopnosti. Základem pro výpočet je průměrný výdělek, který se dále redukuje podle § 22 odst. 3 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění.
 
Základem pro výpočet dávek nemocenského pojištění je denní vyměřovací základ. Následně dochází také k redukci.
 
Dávky nemocenského pojištění, neboli obecně používaný pojem nemocenská, je možné pobírat nejdéle 380 kalendářních dnů ode dne vzniku dočasné pracovní neschopnosti.
 
Od roku 2014 došlo k některým větším či menším změnám v této oblasti. Například podle § 192 zákoníku práce se náhrada mzdy bude poskytovat za prvních 14 kalendářních dní, z čehož nenáleží za první tři dny. Nemocenská tedy bude vyplácena od 15. dne.
 
Zaúčtování

K jakým chybám může dojít

1. Zjišťování průměrného výdělku

Zjistit průměrný výdělek nepotřebujeme jen pro určení náhrady mzdy při dočasné pracovní neschopnosti, ale také při vyplácení náhrad za dovolenou, vyplácení příplatků, jako je práce přesčas, za svátek apod., anebo například pro potřeby úřadu práce.
 
V praxi však dochází k těmto chybám:

• Průměrný výdělek je počítán tak, že se souhrn příjmů za rozhodné období (zpravidla čtvrtletí) vydělí třemi.

• Hrubý příjem se vydělí počtem odpracovaných hodin. Tento příjem může zahrnovat náhradu mzdy za dovolenou, návštěvu lékaře atp. a dochází tak k nadhodnocení průměrného výdělku, protože proti těmto náhradám mzdy není žádná odpracovaná doba.

 
Jak se vypočítá průměrný výdělek, je uvedeno v zákoníku práce v § 356 odst. 2, kde je stanoveno:

„Má-li být uplatněn průměrný hrubý měsíční výdělek, přepočítá se průměrný hodinový výdělek na 1 měsíc podle průměrného počtu pracovních hodin připadajících na 1 měsíc v průměrném roce; průměrný rok pro tento účel má 365,25 dnů. Průměrný hodinový výdělek zaměstnance se vynásobí týdenní pracovní dobou zaměstnance a koeficientem 4,348, který vyjadřuje průměrný počet týdnů připadajících na 1 měsíc v průměrném roce.“
 
V případě, že zaměstnanec v rozhodném období neodpracoval alespoň 21 dnů, použije se pravděpodobný výdělek. Dále je nutné vzít v úvahu další okolnosti uvedené v § 351 až § 362 zákoníku práce.
 
2. Roční zúčtování záloh na daň z příjmů

Zaměstnanci často zapomínají na možnost využití různých slev na dani a odčitatelných položek, jako jsou např. životní pojištění, penzijní připojištění, hypoteční úvěr, úvěr ze stavebního spoření, dary, vzdělávání, odborové příspěvky atp.
 
Může se také stát, že mzdoví účetní je na to neupozorní (není to sice jejich povinnost, ale mohli by poradit), nebo jim je dokonce nechtějí uplatnit. I s takovými případy jsme se již setkali. Doporučujeme tedy se pečlivě seznámit se svými právy a trvat si na nich. Ve výsledku můžete ušetřit stovky korun měsíčně.
 
Za splnění podmínek, podle § 15 zákona o daních z příjmů, si zaměstnanec může snížit daňový základ daně z příjmů fyzických osob o darovanou částku. Pokud zaměstnanec nemá povinnost podávat daňové přiznání, může si nárokovat daňové zvýhodnění při ročním zúčtování záloh na daň z příjmů, které provádí zaměstnavatel. Je však potřeba mít potvrzení o poskytnutém daru.
 
Dále by si měl zaměstnanec pohlídat, zda mu mzdový účetní uplatnil slevu na manželku, splňuje-li k tomu podmínky. Tato sleva je však specifická v tom, že ji lze uplatnit pouze v rámci ročního zúčtování. Podmínku nepřekročení rozhodného limitu příjmu je totiž možné zjistit pouze po skončení zdaňovacího období.
 
Dále si zaměstnanec může uplatnit položky z oblasti životního pojištění, penzijního připojištění, úvěrů na financování bytových potřeb či dalšího vzdělávání apod.

Závěr

Závěrem lze tedy říci, že samotné účtování mezd je snadné, ale složitější je sledování zákonů a novinek. Mzdoví účetní mají na starosti také vyplňování nejrůznějších formulářů a evidencí. Velkou měrou jim pomáhají účetní softwary, ale někdy je důležité si výsledky výpočtů ověřit.
 
Jistě je užitečné, když firma rozdělí účetnictví mezi dvě účetní – finanční a mzdovou, protože obě oblasti jsou velmi rozsáhlé a je lépe mít na každou odborníka.