Mzdové účetnictví, resp. zpracování mezd a s tím spojená evidence je oblastí, která doznává poměrně častých legislativních změn. Je kontrolována periodicky státní správou a nese s sebou velkou míru zodpovědnosti za správnost vypočítané čisté mzdy, která má být každému zaměstnanci vyplacena.
 
Když se máme zaobírat chybami ve mzdové praxi, je vhodné odrazit se od jednotlivých kontrolních mechanismů, které tyto chyby v reálu odhalují a zakládají pak povinnost jejich odstranění, v horším případě ukládají sankce.
 
Zpětnou vazbu, která nám ukazuje jednotlivé vady, tvoří na úseku mezd tyto instituce:

• inspektorát práce, resp. úřad práce,

• správa sociálního zabezpečení,

• zdravotní pojišťovny,

• finanční úřad,

• exekutorské úřady a insolvenční správci.

 
Dále musí být mzdoví účetní schopni vysvětlit a objasnit, proč jsou ze mzdy prováděny jednotlivé srážky a zdůvodnit správnost výpočtu jak před zaměstnancem, tak před jeho zaměstnavatelem.
 
Postupně se tedy podíváme z pohledu jednotlivých institucí na nejčastější opomenutí a nedostatky mzdových specialistů při výpočtu mezd a odvodů. Vycházím při tom především z praktických zkušeností.

Inspektorát práce, úřad práce

Tyto instituce kontrolují především nedodržování zákoníku práce (zákon č. 262/2006 Sb.) a zákona o zaměstnanosti (zákon č. 435/2004 Sb.). Z tohoto pohledu pak záleží na jednotlivých fázích pracovního poměru, při kterých mají být tyto legislativní normy dodržovány.
 
Jedná se o:

• vznik pracovního poměru (náležitosti pracovní smlouvy, cizinci a pracovníci ze zemí EU),

• jeho průběh (minimální mzda, příplatky),

• ukončení pracovního poměru (dokumentace, cizinci).

 
Při vzniku pracovního poměru by si mzdoví účetní měli zkontrolovat pracovní smlouvu (pokud ji sami nechystají), zda obsahuje základní náležitosti dané zákonem (viz § 34 zákoníku práce). Z nich pak zejména místo výkonu práce. Dle § 34a zákoníku práce, není-li v pracovní smlouvě sjednáno pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, platí, že pravidelným pracovištěm je místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě, to pak nesmí být určeno šířeji než jedna obec.
 
Nesjednáme-li tedy speciálně pro cestovní náhrady pravidelné pracoviště, měla by pracovní smlouva obsahovat místo výkonu práce omezené obcí, nikoli tedy pouze „celá ČR“, jak se ještě pořád v mnohých pracovních smlouvách objevuje.
 
Další povinností, která je limitována zákonem, je povinnost zaměstnavatele nejpozději v den nástupu zaměstnance, který je občanem EU (pozor, mnohdy nás to nenapadne, ale do této kategorie patří i Slováci), do zaměstnání písemně informovat o této skutečnosti příslušný úřad práce dle místa výkonu práce, a to formou tiskopisu „Informace o nástupu do zaměstnání – o vyslání k výkonu práce“ (informační karta).
 
Mnohé inspektoráty práce poměrně striktně kontrolují dodržování podání informační karty nejpozději v den nástupu. Tato povinnost se pak vztahuje nejen na zaměstnance v pracovním poměru, ale i na dohody o provedení práce a o pracovní činnosti. Připomeňme, že informační kartu lze doručit příslušnému úřadu práce osobně, poštou, faxem, datovou schránkou nebo jako přílohu e-mailem.
 
U zaměstnávání cizinců ze zemí mimo Evropskou unii je situace složitější. Navíc dne 9. 6. 2014 byl ve Sbírce zákonů vyhlášen zákon, kterým se mění zákon o pobytu cizinců na území ČR (zákon č. 326/1999 Sb.) a zákon o zaměstnanosti a další související zákony s účinností od 24. 6. 2014. Pokud se vás tato oblast týká, novely jsou zapracovány do informací na webových stránkách Ministerstva práce a sociálních věcí.
 
V průběhu pracovního poměru, kdy provádíme výpočet mezd, sleduje inspektorát práce především její výši a proplacení veškerých nárokových složek mzdy dle zákoníku práce. U výše mzdy vychází především z nařízení vlády č. 567/2006 Sb., o minimální mzdě, o nejnižších úrovních zaručené mzdy, o vymezení ztíženého pracovního prostředí a o výši příplatku ke mzdě za práci ve ztíženém pracovním prostředí.
 
Dodnes žije spousta podnikatelů v omylu, že může jakémukoli zaměstnanci provádějícímu jakkoli složitou práci dávat minimální mzdu 8 500 Kč. Uvedené nařízení ovšem rozděluje práce do osmi skupin podle jejich náročnosti a každá skupina má přidělenu svoji minimální zaručenou mzdu. To znamená, že menší odměnu nelze se zaměstnancem, který takovou práci vykonává, sjednat.
 
V příloze k nařízení pak jsou jednotlivé skupiny popsány včetně zařazení dle jednotlivých oborů podnikání. Např. mzdová účetní patří do 5. skupiny, a bude-li tedy pracovat na plný úvazek, je její minimální zaručená mzda ve výši 12 600 Kč měsíčně. Při změně minimální mzdy od 1. 1. 2015 bude třeba pamatovat i na zvýšení minimálních zaručených mezd.
 
Podkladem pro kontrolu dalších složek mzdy je pro kontrolní orgán docházka zaměstnance. Pozor na neproplácení přesčasů, práci o víkendu, práci ve svátek apod. Zejména u obchodů či restauračních zařízení, kde je dána otevírací doba, se může lehce stát, že po vás inspektor bude chtít doložit, kdo pracoval ve večerních a víkendových hodinách a jak byl za tuto práci odměněn.
 
Skončení zaměstnání je administrativně také poměrně náročná fáze pracovního vztahu. Zejména někteří zaměstnanci a zaměstnavatelé mnohdy neulehčují práci mzdovým účetním různými „výpověďmi dohodou“ či „okamžitou výpovědí ve zkušební době“ a podobně. Mnohdy je zde lidová tvořivost obou stran nezměrná a mzdoví účetní pak nevěřícně hledí na papír, který se jim dostává do ruky, a netuší, jak mají pracovní poměr ukončit, co vlastně která smluvní strana měla na mysli.
 
Nezapomeňte pak proplatit nevyčerpanou dovolenou. Odhlásit zaměstnance z jiných zemí EU na informační kartě (tady už je lidštější lhůta 10 kalendářních dnů od ukončení) a vydat zaměstnanci veškeré potřebné dokumenty. Zejména potvrzení o zaměstnání (zápočtový list) – ten by měl být vystaven ke dni rozvázání pracovního poměru.
 
Dobré je vybavit zaměstnance při odchodu i dokumenty pro úřad práce (od letošního roku jsme zaznamenali nově požadavek úřadu práce i o předání kopie evidenčního listu důchodového pojištění).
 
Nakonec k tomuto tématu uveďme ještě jednu důležitou věc. Pro inspektorát práce není listina odevzdána, pokud nemůžeme doložit její převzetí. Nezbývá tedy než doporučit, abyste si dělali od všech dokumentů kopie a nechávali si je podepisovat, případně jinak doložit jejich přijetí zaměstnancem.

Správa sociálního zabezpečení

Tento úřad je, co se týká kontrol, asi nejpreciznější. Kontroly jsou periodické a navazují na sebe až do ukončení registrace organizace, kdy probíhá poslední likvidační kontrola.
 
Je potřeba být důslední v přesném zadávání počátku a konce pracovní neschopnosti a uchovávat kopie neschopenek. Nechte si vždy nahlásit veškeré nemoci a ošetřování členů rodiny – u řadových zaměstnanců to nebývá problém, ale u vedoucích pracovníků (zároveň jednatelů či společníků), kde je mnohdy fixní mzda, si nemocný neuvědomí, že ač pracuje doma s notebookem na klíně v posteli, lékař formulář jeho neschopenky poslal na příslušnou správu sociálního zabezpečení a při kontrole to bude problém.
 
Od roku 2012 se platí sociální pojištění i z tantiémů – tj. příjmů členů kolektivních orgánů právnických osob (představenstvo, dozorčí rada). Taktéž z příjmů likvidátora a prokuristy, pokud se jejich příjem považuje za příjem ze závislé činnosti podle zákona o daních z příjmů. Nicméně toto už je záležitost, která by po dvou letech měla být zažitá, a neměly by se zde již vyskytovat chyby.
 
Zároveň se s novým občanským zákoníkem znovu dostal na přetřes souběh funkcí jednatele (předsedy představenstva) s jeho pracovní smlouvou vůči společnosti. Názory odborné veřejnosti se různí, nicméně spíše převažuje názor, že by jedna osoba neměla mít pracovní smlouvu na vedoucí pozici a zároveň pobírat odměnu jednatele. Lze tedy doporučit smlouvu o výkonu funkce a ukončit pracovní smlouvu. Kód pro druh činnosti pak bude u jednatele „S“, u členů kolektivních orgánů „Q“.
 
Další komplikovanější oblastí je zaměstnání malého rozsahu, kterým je míněno zaměstnání, kde je sjednaná částka započitatelného příjmu nižší než rozhodný příjem, tj. 2 500 Kč. Za měsíce, kdy příjem klesne pod 2 500 Kč, se sociální pojištění neodvádí. Tato situace většinou nastává u dohod o pracovní činnosti, případně u nárazového odměňování společníků či jednatelů.
 
Zaměstnání malého rozsahu je ovšem problematikou rozsahu velkého a mnohdy sami úředníci správy sociálního zabezpečení neví, jak správně v konkrétní situaci postupovat. Pokud se vás tato oblast týká, doporučuji ji podrobně prostudovat včetně vazby na uzavřené smlouvy a nutnost přihlašování i několik měsíců či let zpětně v některých případech.
 
Od roku 2014 měla být povinná elektronická komunikace se správou sociálního zabezpečení, tato povinnost však byla zatím o rok odložena. Nicméně doporučuji těm, kteří ještě s elektronickým podáváním nemají zkušenosti, aby postupně začali na tento systém přecházet a otestovali si posílání dokumentů.
 
Aplikace se zatím nechová vždy úplně přívětivě k uživateli – stačí jedna mezera ve formuláři třeba za jménem a dokument se vám neodešle, případně zůstane „viset“ někde mezi vámi a sociálním. Chce to trochu pevnější nervy.

Zdravotní pojišťovny

Nejčastěji se setkáváme v praxi s kontrolou z VZP, zde je též periodická, ale většinou až tak za pět let. Ostatní pojišťovny dělají spíše namátkové kontroly, především při neplacení zdravotního pojištění.
 
Nejčastěji se setkáváme v případě kontrol s doplatky do minima u zkrácených úvazků a u neplaceného volna. Tam, kde je základní mzda nižší než minimální z důvodu zkráceného úvazku, dohody o pracovní činnosti či jiného důvodu, je potřeba doplácet zdravotní pojištění tak, aby za příslušný kalendářní měsíc bylo odvedeno alespoň z minimální mzdy.
 
Na mzdové účetní jsou zde kladeny nároky na prověření, zda příslušnému zaměstnanci musí být základ pro pojištění takto upraven, či pro něj platí podmínky, na základě kterých mu do minima být dopláceno nemusí – plátce je stát, jiné zaměstnání, kde je již odváděno z minima, OSVČ, která si platí pojistné na zdravotní pojištění.
 
Je potřeba si pečlivě evidovat a uchovávat u těchto skupin zaměstnanců doklady, které zdůvodňují nedoplácení do minima. Absence těchto dokladů, případně nenahlášená změna (např. ukončení studia, pozastavení OSVČ), se mohou u kontroly poměrně prodražit doměřením zdravotního pojištění zpětně i za několik let.
 
Do hranice příjmu ve výši 2 500 Kč se zdravotní pojištění neplatí. Pokud pojištěnci „skáčou“ nad a pod tuto hranici, je potřeba je odhlašovat a přihlašovat ke zdravotnímu pojištění.
 
Uvedu v této souvislosti jeden příklad z praxe, který zakládá nemalé komplikace. Paní na dohodu o pracovní činnosti vykonává úklid v jedné organizaci. Zároveň koná úklid v jiné firmě, kde nahlásila, že jejím hlavním zaměstnáním je první organizace. V některých měsících se ovšem stane, že v první organizaci její příjem klesne pod 2 500 Kč, a tudíž jí není odvedeno zdravotní pojištění z minimální mzdy, resp. je úplně ze zdravotního pojištění v této organizaci odhlášena.
 
Druhá firma si tuto skutečnost neověřuje a odvádí jenom procentem ze skutečného příjmu. Zdravotní pojišťovna vidí tuto situaci tak, že v měsících, kdy nemá doplaceno zdravotní pojištění z výše uvedeného důvodu z minima, bude nedoplacené zdravotní pojištění vymáhat na zaměstnankyni a ona by si měla své zdravotní pojištění hlídat.
 
Dalším problémem, se kterým jsme se setkali, je nenahlašování změn u zaměstnanců – např. nástup na mateřskou dovolenou a její ukončení. Na kontrolním oddělení mi dokonce uvedli i případ, kdy zdravotní pojišťovna evidovala paní v 55 letech stále na mateřské dovolené.
 
Problematické bývají souběhy více činností, kdy jsme zaznamenali spíše ze strany zdravotních pojišťoven „samostatné“ odhlašování pojištěnců od zaměstnavatelů, kdy následně byli zaměstnanci vyzváni k úhradě nedoplatků na zdravotním pojištění, ač za ně bylo ze zaměstnání odváděno.
 
Např. v situaci, kdy studentka pobírala odměnu za členství v dozorčí radě, ukončila studium a nahlásila se na úřad práce. Protože neměla nárok na podporu a její odměna byla ve výši 3 000 Kč měsíčně, firma jí dále odměnu vyplácela a strhávala jí a platila zdravotní pojištění. Na zdravotní pojišťovně ji však vedli s ukončeným zaměstnáním a začali po ní pojistné vymáhat.

Finanční úřad

Při kontrolách z finančního úřadu dochází jednak ke kontrole měsíčních základů daně a dále k prověřování ročního zúčtování.
 
Nejčastější chyby vznikají v uplatnění slev na dani, daňovém zvýhodnění na děti a nezdanitelných částech základu daně.
 
Finanční úřad kontroluje čísla vzorů prohlášení k dani. Nelze tedy např. na vzor č. 23 vydávaný v roce 2014 nechat dopodepsat zpětně uplatnění slev za rok 2012, tj. k datu podpisu musela příslušná verze tiskopisu existovat. Finanční správa na svých webových stránkách zveřejňuje platné tiskopisy, které lze v příslušném roce použít (tiskopisy pro rok 2014).
 
Pozor na uplatnění slev v měsíci nástupu, kdy např. do poloviny měsíce byl zaměstnanec zaměstnán u jiného zaměstnavatele a my nemáme důkaz o tom, že by zde neměl podepsáno prohlášení.
 
Dále ne všichni zaměstnanci nahlašují změny v jejich rodinných poměrech a tak se mnohdy stává, že uplatňujeme daňové zvýhodnění na dítě, které již ukončilo studium. U dětí – studentů si hlídejte dosažení 18. roku věku a potom 26 let a mějte vždy všechny měsíce podloženy potvrzením o studiu.
 
Zejména si zajistěte veškeré dokumenty pro prokázání nároku na odečet nezdanitelné části základu daně, slevy na dani a daňového zvýhodnění. Způsob, jak má být doloženo, obsahuje § 38l zákona o daních z příjmů (zákon č. 586/1992 Sb.).
 
Doporučuji, abyste bez doložení veškerých dokladů od zaměstnance, které jsou dle tohoto paragrafu nutné, odpočet neuplatňovali. Při kontrole se například špatně zpětně získává kopie smlouvy o penzijním připojištění zaměstnance, který už ve firmě nepracuje.
 
Od roku 2013 jsme hlídali neuplatňování slevy u důchodců. Dne 30. 7. 2014 však vyhlásil Ústavní soud nález, jímž rozhodl o neústavnosti dosavadní regulace slevy na dani v případě pracujících starobních důchodců a který zakládá možnost uplatnění této slevy po celý rok 2014. Postup u vzorových situací pro uplatnění slevy na dani naleznete v článku Sleva na dani pro pracující starobní důchodce je zpět.

Exekuční úřady, insolvenční správci

Srážky ze mzdy se provádějí dle § 276 a dalších občanského soudního řádu (zákon č. 99/1963 Sb.). Vzhledem k tomu, že dle Exekutorské komory bylo k dubnu 2014 v ČR bezmála jeden milion exekucí a také počet probíhajících insolvenčních řízení roste, je více než na místě umět správně vypočítat srážku ze mzdy zaměstnance. Vědět, kdy ji odeslat na účet exekutora či insolvenčního správce, umět správně určit pořadí pohledávek, poskytovat součinnost a vystavit zaměstnanci při odchodu potvrzení pro dalšího zaměstnavatele obsahující podklady potřebné pro výkon rozhodnutí srážkami ze mzdy.
 
Tato problematika je velmi široká, uveďme proto pro příklad jednu velmi diskutovanou oblast, a to souběh exekučního a insolvenčního řízení.
 
Na příjem zaměstnance jsou uvaleny srážky ze mzdy na základě nařízení výkonu rozhodnutí, plátce mzdy tedy začne srážet a po nabytí právní moci rozhodnutí i odvádět na účet exekutora sraženou část čisté mzdy. Zaměstnanec podá insolvenční návrh na svou osobu a od toho okamžiku již nemůže být exekuce prováděna.
 
O dalším postupu se vedly v odborných kruzích diskuse, jak se má dále postupovat, zda srážet, či nikoliv, komu odvádět, či u koho deponovat. Větší světlo do této problematiky vnesla novela insolvenčního zákona účinná od 1. 1. 2014.
 
Nyní se tedy jako nejsprávnější jeví následující postup. Po zahájení insolvenčního řízení bude zaměstnanci dále sráženo ze mzdy, avšak srážky budou deponovány u zaměstnavatele.
 
Po rozhodnutí o způsobu řešení úpadku se bude postupovat takto:

• je-li pravomocně schváleno oddlužení splátkovým kalendářem, vyplatí se deponované částky přímo zaměstnanci,

• dojde-li k prohlášení konkursu, vyplatí se částky insolvenčnímu správci,

• dojde-li k odmítnutí, zamítnutí návrhu, nebo bude-li řízení zastaveno, odvedou se deponované částky exekutorovi.

                                                                                                            
Vyjmenovali jsme jenom zlomek možných problémů, se kterými se mzdová praxe potýká. Práce mzdových účetních je spojena se značnou odpovědností a nese s sebou velký časový stres při stíhání všech termínů. Mám pocit, že administrativní náročnost spíše roste a ke klidu při práci jistě nepřispívá neustále se měnící legislativa a její výklady. Nezbývá tedy než mzdovým účetním popřát hodně vnitřního klidu, aby se jim dařilo bez velkých úhon proplouvat těmito rozbouřenými vodami.