V minulém článku Odvody sociálního a zdravotního pojištění ze mzdy jsme se věnovali oblasti zdravotního a sociálního pojištění z hlediska zaměstnavatele. Ukázali jsme si, kdo a v jaké výši je povinen odvádět za zaměstnance zdravotní a sociální pojištění, včetně praktické ukázky výpočtu čisté mzdy.
 
Tento článek bude na předchozí navazovat v tom smyslu, že se stane takovým „průvodcem“ pro zaměstnavatele, jaké formuláře zvolit a jak je vyplnit, a to jak pro zdravotní pojišťovnu, tak pro Českou správu sociálního zabezpečení (ČSSZ).

Podání pro zdravotní pojišťovnu

Jak vyplnit formulář pro zdravotní pojišťovnu?

Nyní se pojďme blíže podívat na pojmy, se kterými se ve formuláři setkáme a které byly také zmíněny v předchozí citaci zákona.

• Část 1. Identifikace zaměstnavatele

Název zaměstnavatele – vyplníte údaje o své firmě, kromě samotného názvu také úplnou adresu a nezapomeňte ani na telefonní spojení.

Identifikační číslo plátce pojistného (IČ) – osmimístné.

Specifikace (SPC) – jedná se o dvě místa za lomítkem. Většinou se vpisují dvě nuly, tedy „00“. Tzv. nenulová je v případě, že v rámci jednoho IČ je více samostatných plátců pojistného, kde je možné provést kontrolu plateb pojistného.
 
Pokud jde o platby pojistného, jako variabilní symbol se používá IČ + SPC, tj. celkem deset míst.
 

• Část 2. Údaje o platbě

V první řadě se vyplňuje hlášení za období, tzn. měsíc a rok, za které toto hlášení podáváte.
 
Počet zaměstnanců – odpovídá počtu pojištěnců pojištěných u dané zdravotní pojišťovny. Do tohoto počtu se zahrnují také ti, kterým v měsíci, za který se PPPZ podává, nebyla zúčtována žádná mzda (např. z důvodu dlouhodobé nemoci, mateřské dovolené atp.), nebo vyměřovací základ byl po odpočtu u státní kategorie nulový (např. u studentů či důchodců).
 
Úhrn vyměřovacích základů – jedná se o součet jednotlivých vyměřovacích základů, a to za každého zaměstnance či bývalého zaměstnance pojištěného v příslušném měsíci, za který se provádí zúčtování mzdy.
 
Výše pojistného – představuje součet jednotlivých hodnot pojistného (tzn. 13,5 % z vyměřovacího základu), který je zaokrouhlený na 1 Kč nahoru, a to za každého zaměstnance, nebo bývalého zaměstnance, pojištěného v příslušném měsíci u dané zdravotní pojišťovny.
 

• Část 3. Datum vyplnění a podpis zaměstnavatele

Na konec nezapomeňte vyplnit datum, kdy jste formulář vyplnili, a podepsat jej. Zároveň platí, že pokud používáte razítko, je nutné jej použít. To samozřejmě platí, když formulář podáváte tištěný a nikoliv elektronicky.
 
Jak již z výše uvedeného vyplývá, některé firmy stále využívají možnosti „klasického“, na papíře vytištěného a poštou zaslaného či osobně předaného formuláře na podatelně příslušné zdravotní pojišťovny. Tato varianta je s rostoucími požadavky na rychlost zpracování prakticky zastaralá, proto drtivá většina firem využívá elektronické podání s využitím elektronického podpisu (např. přes portál zdravotních pojišťoven či přímo přes tzv. e-podání přes webové rozhraní zdravotní pojišťovny).
 
Některé účetní programy mají v sobě již zabudovanou možnost přímého elektronického podání jednotlivým zdravotním pojišťovnám (např. program POHODA).
 
Pro možnost odeslání PPPZ přes datovou schránku se informujte u příslušné zdravotní pojišťovny, za jakých podmínek je toto možné realizovat.

Podání pro Českou správu sociálního zabezpečení

Nyní se zaměříme na podání formuláře určeného pro ČSSZ. Zde je na místě dodat, že od 1. 1. 2015 došlo ke změně v podobě a podání formuláře. Opět platí, že pokud předmětný formulář neobsahuje váš účetní software, můžete si jej stáhnout z webových stránek ČSSZ.
 
Pro podání ČSSZ použijte formulář nazvaný Přehled o výši pojistného (dále jen „PVPOJ“). Jak jsme zmínili v předchozím odstavci, od roku 2015 je nutné použít nový typ formuláře. Zaměstnavatelé totiž již od 1. 1. 2015 nemají možnost stanovit si tzv. zvýšenou sazbu pojistného ve výši 26 % a odečítat od pojistného ½ zúčtované a vyplacené náhrady mzdy za dobu dočasné pracovní neschopnosti.
 
Vzhledem k tomu, že existuje de facto jedna instituce v podobě ČSSZ/OSSZ, u které je zaměstnavatel registrován (většinou odpovídá místu sídla zaměstnavatele), používá se zpravidla (nebudeme zde zmiňovat výjimečné situace) pouze jeden formulář pro všechny naše zaměstnance.
 
Klíčovým právním předpisem je zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti.
 
Jak vyplývá z § 9 zmíněného právního předpisu, zaměstnavatel odvádí pojistné za jednotlivé kalendářní měsíce. Pojistné za kalendářní měsíc je splatné od 1. do 20. dne následujícího kalendářního měsíce. Pojistné se odvádí na účet příslušné okresní správy sociálního zabezpečení.
 
Zároveň platí, že zaměstnavatel je povinen v této lhůtě předložit ČSSZ na uvedeném tiskopise přehled o výši vyměřovacího základu stanoveného podle § 5a a o výši pojistného, které je povinen odvádět, s uvedením čísla účtu, z něhož byla platba pojistného provedena.

Stejně jako v případě podání PPPZ pak platí, že se PVPOJ podává nejpozději do 20. dne následujícího měsíce. 

Jak vyplnit formulář pro Českou správu sociálního zabezpečení?

Níže uvádíme postup pro vyplnění daného formuláře, včetně uvedení některých nezbytných informací, které se vám při vyplnění mohou hodit.

• Záhlaví

V záhlaví nezapomeňte vyplnit období, za které PVPOJ podáváte a které OSSZ podání směřujete.
 

• A. Základní identifikace

Zde uvedete informace o vaší organizaci, jako je název, adresa a IČ. K vyplnění je také variabilní symbol. Jedná se o tzv. evidenční číslo, jež vám, jakožto zaměstnavateli, bylo OSSZ přidělené z důvodu řádné identifikace. Toto číslo je nutné uvádět i jako variabilní symbol při platbách příslušné OSSZ.
 

• B. Pojistné odváděné za zaměstnance a za zaměstnavatele

1. řádek – do části „Úhrn vyměřovacích základů“ vypíšete úhrn vyměřovacích základů za vykazovaný měsíc těch svých zaměstnanců, kteří nejsou účastni důchodového spoření a jejichž příjmy podléhají odvodu pojistného na nemocenské a důchodové pojištění a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti. Do sekce „Úhrn pojistného“ uvedete výměru tohoto pojistného, tzn. úhrn pojistného ve výši 6,5 % z vyměřovacích základů těchto zaměstnanců, které jste u každého zaokrouhlili na celé koruny nahoru. Toto pojistné má zaměstnavatel za povinnost sám vypočítat.
 
2. řádek – do sloupce „Úhrn vyměřovacích základů“ uveďte úhrn vyměřovacích základů za vykazovaný měsíc těch zaměstnanců, jež jsou účastníky na důchodovém spoření a jejichž příjmy podléhají odvodu pojistného na nemocenské a důchodové pojištění a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti. Do části „Úhrn pojistného“ uvedete výměru tohoto pojistného, tzn. úhrn pojistného ve výši 3,5 % z vyměřovacích základů těchto zaměstnanců zaokrouhlené u každého na celé koruny nahoru. I v tomto případě platí, že takovéto pojistné má každý zaměstnavatel povinnost si sám vypočítat.
 
3. řádek – do části „Úhrn vyměřovacích základů“ uveďte úhrn vyměřovacích základů za vykazovaný měsíc všech zaměstnanců zaměstnavatele, jejichž příjmy podléhají odvodu pojistného na nemocenské a důchodové pojištění a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti. Tím se rozumí součet řádku 1 a řádku 2. Do kolonky „Úhrn pojistného“ uvedete výměru tohoto pojistného, tzn. pojistné za zaměstnavatele ve výši 25 % z úhrnu vyměřovacích základů veškerých zaměstnanců zaměstnavatele. Nezapomeňte je zaokrouhlit na celé koruny nahoru. A i v tomto případě platí, že si, jakožto zaměstnavatel, toto pojistné musíte sami vypočítat.
 
4. řádek – do pole „Pojistné celkem“ uvedete součet řádků 1, 2 a 3.
 

• C. Bankovní spojení

Do této části formuláře PVPOJ uveďte identifikační údaje o svém bankovním účtu. Pokud jde o platby pojistného, nezapomeňte použít přidělený variabilní symbol. Platí přitom, že za den platby pojistného se považuje v případě placení na účet příslušné OSSZ den, kdy dojde k připsání pojistného na účet příslušné OSSZ. Pokud by došlo k pozdnímu odeslání přehledu nebo jeho chybnému či neúplnému vyplnění, může být zaměstnavateli uložena pokuta až do výše 20.000 Kč za každé jednotlivé nesplnění či porušení povinnosti.
 

• D. Kontaktní pracovník

Také tato část formuláře je velmi důležitá. Může se totiž stát, že příslušný referent, který má vaši firmu na starosti, narazí na nějakou nesrovnalost a bude potřeba ji co nejdříve dořešit. Uvedením svých kontaktních údajů se tak s vámi pověřený pracovník bude moci spojit a záležitost vyřešit.
 

• E. Datum vyplnění, podpis a razítko

Formulář PVPOJ nezapomeňte na závěr podepsat a připsat i datum vyplnění.

Obecně pro všechna podání směřující na ČSSZ/OSSZ platí, že ČSSZ provozuje u části předepsaných tiskopisů pro elektronická podání svou službu e – Podání. To platí samozřejmě i pro PVPOJ. Zaměstnavatelé také mohou ČSSZ zasílat PVPOJ přes e – Podání prostřednictvím své datové schránky do určené datové schránky ČSSZ. To je změna oproti předešlým obdobím, kdy službu e – Podání bylo možné využívat pouze pro podání s uznávaným elektronickým podpisem na elektronickou adresu veřejného rozhraní pro e – Podání (VREP).
 
Pokud budete chtít e – Podání využívat bez podpory vašeho účetního software (s modulem pro mzdy), jsou na výše uvedených stránkách k dispozici interaktivní formuláře.
 
 
Související článek:
Odvody sociálního a zdravotního pojištění ze mzdy