V rámci podnikatelského prostředí se téměř neustále podnikatelé (ať už plátci, či neplátci DPH) při své činnosti setkávají se zálohovými fakturami. Ne vždy však mají při jejich zaplacení nárok na odpočet daně na vstupu, ale naopak plátce DPH má vždy povinnost při přijetí záloh DPH odvést. Ovšem ne vždy tomu tak bylo, více se dozvíme v následujícím textu.
 
Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (dále jen ZDPH), nezná termín „záloha“. Rozlišují se pouze platby (resp. úplaty) před a po uskutečnění zdanitelného plnění.
 
Postupuje se proto podle tzv. obchodních zvyklostí, takže často jsou fakturovány i samotné zálohy, a to formou tzv. proforma (zálohových) faktur.
 
V ostatních zákonech nejsou zálohy rovněž definovány, třebaže se např. v obchodních smlouvách (zvláště o dílo a kupních) běžně vyskytují. Výslovnou zmínku o zálohách v obchodních závazkových vztazích najdeme pouze ve třech ustanoveních obchodního zákoníku:

1. Smlouva o dílo

2. Mandátní smlouva

3. Smlouva zasílatelská

 
To ovšem rozhodně neznamená, že u ostatních smluvních typů nelze zálohu dohodnout. Obchodní právo je dnes již značně liberální, takže si smluvní strany mohou podle libosti tuto platební podmínku sjednat.

Také plátce vedoucí daňovou evidenci musí přiznat daň z přijaté zálohy

Příjemce zálohy vystaví zálohovou fakturu a doručí plátci, od kterého požaduje uhradit danou částku. Plátci, kterému je zálohová faktura určena, nevzniká po jejím přijetí automaticky nárok na odpočet daně na vstupu. Ten může nárokovat až po zaplacení zálohové částky. Příjemci zálohy ke dni obdržení platby vzniká povinnost přiznat daň na výstupu a vyhotovit daňový doklad.
 
Zálohová faktura je doklad sloužící jako pokyn k platbě dané částky předem. V praxi se často vystavuje na základě objednávky. Zálohové faktury se evidují většinou jen v operativní evidenci a účtují se až po zaplacení zálohy, tedy po obdržení platby.
 
Účetní jednotky (plátce DPH) přitom samozřejmě zajímá nejen správný režim z pohledu DPH, ale také jak to vše mají zaúčtovat v souladu s účetními předpisy. A to pochopitelně jak z pohledu dodavatele (resp. poskytovatele zdanitelného plnění), tak i odběratele (resp. příjemce zdanitelného plnění).
 
Protože závazné účetní právní předpisy (ani doporučující České účetní standardy pro podnikatele) tuto záležitost výslovně a jednoznačně neřeší, lze v souladu s obecnými účetními principy a metodami postupovat různými způsoby.
 
Nejčastěji se lze v praxi setkat s následujícími čtyřmi variantami:

• využití pomocného účtu (395 – Vnitřní zúčtování),

• DPH ze zálohy snižující závazek plynoucí ze zálohy (resp. u odběratele pohledávku plynoucí ze zálohy),

• DPH ze zálohy coby samostatná pohledávka (resp. u odběratele samostatný závazek),

• analytické účty k závazku plynoucímu ze zálohy (resp. u odběratele k pohledávce plynoucí ze zálohy).

Od ledna 2013 platí nově povinnost přiznání daně z přijaté zálohy i u plátců vedoucích daňovou evidenci.
 
Do konce roku 2012 platilo, že plátci, kteří nevedou účetnictví, nemusí odvádět DPH na výstupu ze záloh přijatých před datem uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP). Od 1. 1. 2013 musí i plátci vedoucí daňovou evidenci vždy přiznat daň již z přijaté zálohy, přestože zdanitelné plnění nastane později.
 
Lhůta pro vystavení daňového dokladu k přijaté úplatě zůstala 15 dní ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň nebo přiznat uskutečnění plnění, jak vyplývá z § 28 ZDPH.
 
Daň na výstupu jsou od letoška všichni plátci povinni přiznat ke dni uskutečnění zdanitelného plnění nebo ke dni přijetí úplaty (včetně zálohy), a to k tomu dni, který nastane dříve, pokud zákon nestanoví jinak. Jedinou výjimkou je režim přenesení daňové povinnosti. Do konce roku 2012 bylo umožněno plátcům, kteří nevedli účetnictví, přiznat daň až ke dni uskutečnění zdanitelného plnění.
 
Jak již bylo řečeno, nelze účtovat o přijaté či vydané zálohové faktuře, o zálohách se účtuje až na základě uskutečnění platby.

Poskytnuté zálohy

Poskytnuté krátkodobé zálohy dodavatelům před poskytnutím plnění ze strany dodavatele se účtují na účet 314 – Poskytnuté provozní zálohy. Mimo jiné se může jednat např. o zálohy na vodu, plyn, energie apod., další služby, zboží a jiné krátkodobé zálohy vyplývající z běžného ekonomického provozu.
 
O přijetí zálohové faktury odběratel neúčtuje. Provede platbu, a pokud příjemce platby je plátce DPH, který vede účetnictví, vystaví mu tento příjemce daňový doklad k přijaté úplatě. Platba zálohy se zaúčtuje na MD účtů 314 (343) a na stranu D účtu 221, eventuálně 211 v případě platby v hotovosti.
 
Dojde-li k časovému nesouladu mezi platbou zálohy a přijetím daňového dokladu, je potřeba účtovat rozděleně zálohy na bankovním výpise (314/221 celá částka) a následně odúčtovat na základě daňového dokladu DPH (343/314).

Přijaté zálohy

U přijatých záloh se jedná o DPH na výstupu, a proto se musí důsledně DPH z přijatých záloh v případě plátce DPH zahrnovat do přiznání k DPH. Jinak je účtování o přijatých zálohách obdobné jako v případě poskytnutých záloh.
 
O přijaté záloze se účtuje rovněž až v okamžiku přijetí platby, nikoli v okamžiku vystavení zálohové faktury. Příjemce úplaty vystaví daňový doklad k přijaté úplatě a následně po uskutečnění zdanitelného plnění vystaví daňový doklad k DUZP.
 
Příjemce zálohy v okamžiku přijetí zálohové platby vystaví daňový doklad k přijaté platbě a účtuje na stranu MD účtu 221, eventuálně 211 při platbách v hotovosti, a na stranu D účtu 324 (Přijaté provozní zálohy) spolu s účtem 343 DPH.
 
Jakmile se uskuteční zdanitelné plnění, příjemce úplaty vystaví daňový doklad. A bude-li bez doplatku, bude o něm účtovat na stranu MD účtu 324 a na stranu D výnosových účtů (např. 601, 602, 604).
 
Bude-li zde doplatek, lze ho účtovat na MD účtu 324 a na D účtů 60x, a na MD účtu 311 oproti straně D účtů 60x spolu s účtem DPH 343. Následnou úhradu doplatku pak zaúčtujeme na stranu MD účtu 221, eventuálně 211 a na D účtu 311.
 
Pokud by nastala situace, že by zaplacená záloha byla vyšší než celková částka za uskutečněné plnění, zaúčtuje se vrácená částka minusovým zápisem na účet 324 v případě přijaté zálohy, nebo na účet 314 v případě poskytnuté zálohy a na příslušný účet 343.
 
V případě, že záloha nebude vyúčtována do konce zdaňovacího období, je třeba provést odhad výše částky, která se bude vztahovat k uplynulému zdaňovacímu období a následně účtovat o dohadných položkách pasivních (u poskytnutých záloh) či o dohadných položkách aktivních (u přijatých záloh).
 
 
Související článek:
Konec nezdaňování záloh