Využíváme cookies pro zajištění snadnějšího použití našich webových stránek. Pokračováním v prohlížení webu předpokládáme, že s tím souhlasíte. Rozumím Více informací

Řízení pohledávek ve firmách


Ing. Jaromír Chlada
13. 8. 2014
Vytisknout článek Odeslat článek mailem Diskuse k článku

logo podstránky

Foto: STORMWARE s.r.o.

 

Pro pracovníky nákupních útvarů jsou noční můrou neprodejné zásoby, obchodníkům by měly dělat starosti pohledávky po splatnosti. Umění řídit pohledávky je důležitou součástí obchodní činnosti a firmy by měly umět s pohledávkami správně pracovat.


 
Jen takové firmy, které mají na svou produkci monopol nebo které mají na trhu výsadní postavení, si mohou dovolit minimalizovat nebezpečí vzniku problémových pohledávek požadavkem na platby předem nebo v hotovosti.
 
Většina ostatních podnikatelů, zejména malých a středních firem, je nucena se přizpůsobovat „diktátu“ svých zákazníků. Bonus v podobě poskytnutí odložené splatnosti faktur se očekává, kvalita zboží a služeb a cena nižší nebo stejná jako u konkurence se bere již jako samozřejmost.
 
V této souvislosti si možná někdo položí otázku, proč se vlastně máme obávat rizika nezaplacených pohledávek?
 
Když zapátráme trochu v historii, vzpomeneme si na prudký rozmach soukromého podnikání v 90. letech minulého století. Nové firmy se soustředily na zvýšení prodeje svých výrobků a služeb prakticky komukoli a bez zajištění svých pohledávek. Neschopnost nebo neochota dlužníků své závazky platit vedly k nárůstu druhotné platební neschopnosti, která u řady firem končila až úpadkem.
 
I když tato léta „divokého kapitalismu“ jsou již minulostí, přesto je potřeba si přiznat, že i v dnešní době není situace s platební morálkou v České republice vůbec růžová. V porovnání s ostatními státy máme stále vysoký počet případů, kdy se věřitel vůbec nedočká zaplacení. Řízení kreditního rizika je proto stále aktuálním tématem.

Druhy pohledávek

Pohledávky se dají třídit podle mnoha různých kritérií. Pro účely tohoto článku nás zajímá zejména členění z hlediska stupně jistoty splácení pohledávek. Pohledávky podle tohoto kritéria členíme na:
  • jisté,
  • pochybné – všechny pohledávky po lhůtě splatnosti,
  • sporné – pohledávky, u nichž se vede soudní spor z důvodu nesouhlasu dlužníka s náležitostmi pohledávky,
  • nedobytné – pohledávky, u nichž se již neúspěšně vyčerpaly všechny možnosti k vymožení dlužné částky,
  • promlčené – pohledávky, u nichž v procesu vymáhání nedošlo k podání žaloby na dlužníka ve stanovené době,
  • odepsané.
 
U nedobytných a promlčených pohledávek (případně i sporných) se pak přistupuje k procesu jejich odepsání.

Vznik pohledávek

V tomto článku se budeme zabývat pouze vlastními pohledávkami z obchodního styku. Z účetního hlediska pohledávka vzniká v okamžiku splnění dodávky či poskytnutí služby odběrateli, respektive převodem vlastnického práva a určením ceny. Jak a kdy dochází k převodu vlastnického práva i princip stanovení ceny, jsou určeny v kupní smlouvě.
 
Protože o pohledávkách se toho na Portálu POHODA napsalo již dost, jen ve stručnosti zopakujme, že vznik pohledávky je spojen se vznikem výnosů, přičemž výše tohoto výnosu se již v účetnictví nemění. Pohledávky by měly být oceněny ve výši užitku, který se z nich v budoucnosti reálně očekává.
 
Vznikne-li nejistota splacení pohledávky, vyjádří se snížení ekonomického prospěchu nikoli jako snížení původního výnosu, ale jako náklad běžného období (souvztažně se snížením aktiva, které se mělo přeměnit v peníze). Velikost snížení by měla odpovídat pravděpodobnosti nesplacení a v účetnictví se realizuje v podobě opravné položky k pohledávkám.

Kroky předcházející vzniku pohledávky

Řízení pohledávek je velmi složitá činnost. Je jasné, že tato činnost musí začínat dříve, než pohledávka vůbec vznikne. Následné řešení již vzniklé nezaplacené pohledávky totiž pro firmu znamená nejen ztrátu z hodnoty zboží či služeb a obchodní marže, ale i nezaplacenou DPH, kterou musí firma odvést, a také daň z příjmů z vyfakturovaných nezaplacených tržeb.
 
1. Určení lhůty splatnosti
 
V prvním kroku by si firma měla stanovit, jaké lhůty splatnosti faktur bude zákazníkům poskytovat.
 
U nezajištěných pohledávek se standardní lhůty splatnosti pohybují mezi 14 až 30 kalendářními dny. Pohledávky zabezpečené zajišťovacími instrumenty mají zpravidla delší lhůty splatnosti, protože riziko jejich neproplacení je zde podstatně sníženo.
 
Odvození termínu splatnosti by mělo být podloženo reálnými možnostmi dodavatele. Například by mělo platit, že doba obratu závazků vůči dodavatelům by měla být vyšší, nebo v nejhorším případě stejná, jako je doba obratu pohledávek.
 
Současně je potřeba při stanovení splatnosti faktur brát v potaz otázku konkurence. Pokud bude firma zákazníkům nabízet horší podmínky, než nabízí konkurence, hrozí odliv zákazníků směrem ke konkurenci. Tím je ovlivněno i stanovení doby splatnosti vystavených faktur.
 
Vedle těchto vlivů samozřejmě existuje mnoho dalších individuálních okolností, které mají vliv na délku splatnosti faktur v konkrétních obchodních případech. V úvahu se bere nejen délka vzájemné spolupráce s odběrateli, finanční objem obchodů, ale také zvážení finanční situace obchodního partnera.
 
Další vliv má charakter obchodů. U větších zakázek realizovaných formou smlouvy o dílo bývají samozřejmostí průběžné úhrady nebo poskytnutí záloh. Při spolupráci s velkým počtem nepravidelných zákazníků s nižšími obraty je zase obvyklé požadovat placení při dodávce nebo předem. Náklady na zjištění bonity každého zákazníka by byly dosti vysoké a poskytování obchodních úvěrů neprověřeným partnerům dosti rizikové.
 
Placení předem je časté u specifických zakázek s velkou vázaností nákladů.
 
2. Systém hmotné zainteresovanosti prodejců

Druhým krokem při řízení pohledávek je nastavit správný systém hmotné zainteresovanosti pracovníků odbytu – tedy těch, kteří přicházejí do přímého kontaktu s odběrateli. Tito pracovníci si musí uvědomovat, že jejich úkolem je zboží zákazníkům prodat, nikoli rozdat.
 
Jaký systém zainteresovanosti je v takovém případě nejvhodnější? Samozřejmostí je využívat různé nástroje provizní závislosti na objemu realizované produkce. Osvědčilo se ovšem stanovit výši provize prodejců nikoli z vyfakturovaných, ale až ze zaplacených tržeb. Takováto provizní politika nutí prodejce věnovat se nejen prodeji (zvyšování obratu), ale i inkasu pohledávek.
 
3. Diskontní politika firmy

Za třetí je potřeba definovat firemní diskontní politiku. Skontem se v tomto případě rozumí procentní snížení částky pohledávky v případě, že dlužník úhradu pohledávky provede před lhůtou její splatnosti. Procento skonta se obvykle mění v závislosti na rychlosti zaplacení. Mívá tedy sestupnou tendenci vzhledem k počtu dní do splatnosti.
 
Nebudeme se v tuto chvíli zabývat výhodností či nevýhodností využívání diskontní nabídky pro zákazníka. Zajímá nás výhodnost takového jednání pro dodavatele. Ten na jedné straně přichází o část svého příjmu, na straně druhé prostředky získané předčasným splacením faktur může dříve použít k financování svých činností.
 
Při výpočtech diskontu bychom měli vycházet z nákladů na krátkodobý cizí kapitál. Zdrojem financování pohledávek jsou totiž nejčastěji krátkodobé bankovní úvěry. Předpokladem poskytnutí diskontu je získání alespoň takové částky, která se po zúročení pomocí diskontní sazby z krátkodobých úvěrů minimálně vyrovná původní fakturované částce.
 
4. Analýza a hodnocení zákazníků

Před samotným poskytnutím obchodního úvěru je dalším krokem ověřování kvality potenciálního i stálého zákazníka. Musíme získat přiměřenou jistotu, že odběratel bude schopný plnit své závazky.
 
V první fázi pomocí finanční analýzy zkoumáme finanční pozici zákazníka. Zpracování finanční analýzy jsme se věnovali v jiných článcích na Portálu POHODA (viz například Základy účetnictví a financí pro podnikatele – 6. část).
 
Kromě podkladů pro analýzu získaných z obchodního rejstříku můžeme používat další zdroje informací. Chceme-li o zákazníkovi získat komplexní informace, můžeme se obrátit na různé specializované firmy, tzv. informační kanceláře. Je jasné, že využívání služeb informačních kanceláří není levnou záležitostí, a proto u zákazníků s menšími odběry je výhodnější prověřit jejich stabilitu na vlastní náklady.
 
V případě stálých zákazníků jsou využívány především údaje získané z informačního systému firmy. Výsledkem hodnocení odběratelů může být například jejich rozdělení do bonitních skupin. Každá z bonitních skupin má své charakteristiky a pro každou skupinu jsou nadefinované podmínky obchodního vztahu, nastavení limitů odběratelských úvěrů, stanovení jejich platebních podmínek včetně lhůt splatnosti, způsob jištění poskytnutých úvěrů, poskytnutí slev za předčasné splácení faktur apod.
 
Samozřejmě je nutno hodnocení odběratelů provádět periodicky, neboť bonita a platební morálka jednotlivých odběratelů se může v čase měnit.
 
5. Smluvní úprava kontraktů

Pátým krokem před samotným vznikem pohledávek je kvalitní smluvní ošetření každého obchodního kontraktu. V případech, kdy u zákazníka již dojde k nárůstu pohledávek po splatnosti a je potřeba tuto situaci řešit, je „každý papír dobrý“. Ať již jde o písemné objednávky, potvrzené dodací listy, jednoznačně dohodnuté ceny, či způsoby placení i ujednání o řešení případných sporů, každý dokument prokazující nespornost nároku na zaplacení může výrazně přispět k rychlému právnímu řešení.
 
Zpětně se pokoušet u pouze ústně sjednaných kontraktů domoci se uznání závazků bývá často problematické.

6. Nástroje zajištění pohledávek

Posledním krokem před poskytnutím obchodního úvěru je využití vhodných nástrojů pro omezení rizika nesplacení pohledávek.
 
Obchodní úvěry mohou být poskytovány jako nezajištěné (v případě stálých ověřených zákazníků), nebo může dodavatel požadovat jištění pohledávky, dodává-li novým, dosud neznámým odběratelům, méně spolehlivým, při velkých a jednorázových dodávkách apod.
 
Prostředků k zajištění pohledávek existuje mnoho, uveďme si jen ty nejdůležitější z nich.
 
Obecnými prostředky zajišťování pohledávek jsou tzv. právní instituty (např. výhrada vlastnického práva, zástavní právo, zadržovací právo, pojištění pohledávky, ručení, smluvní pokuta, úrok z prodlení, úvěrový limit, uznání závazku, zajišťovací převod práva apod.).
 
Dále je možno pohledávky zajišťovat i opatřeními v platebním styku – dokumentárními akreditivy, směnkami, bankovními zárukami apod.
 
K dalším formám zajištění pohledávek lze přiřadit i postoupení pohledávky, faktoring či forfaiting.
 
Výhrada vlastnického práva
Pokud si dodavatel vyhradí k věci vlastnické právo, přechází vlastnictví na odběratele teprve úplným zaplacením kupní ceny. Prodávající tedy v případě porušení závazků kupujícím může snadno uplatnit právo na vydání věci z titulu ochrany vlastnického práva.
 
Zástavní právo
Zástavním právem se zajišťuje povinnost k plnění. To znamená, že není-li zajištěná pohledávka splněna řádně a včas, je zástavní věřitel oprávněn domáhat se uspokojení z věci zastavené a před ostatními věřiteli má prioritní postavení. Dochází-li ke zpeněžení zástavy, je to především on, kdo musí být z dosaženého výtěžku na prvním místě uspokojen.
 
Zadržovací právo
Zadržovací právo je jednostranný úkon věřitele, kdy se zmocní movité věci dlužníka, aby uspokojil svoji pohledávku. Na zadržení dlužníkovy věci má věřitel právo ze zákona, podmínkou je, aby pohledávka byla splatná. Věřitel má vůči dlužníkovi pouze oznamovací povinnost.
 
Pojištění pohledávek
Riziko nezaplacení pohledávky je využitím tohoto zajišťovacího nástroje přeneseno na pojišťovnu. Pojistná ochrana se vztahuje na ztráty vzniklé nezaplacením z důvodu platební nevůle nebo platební neschopnosti. Pojišťovna obvykle pro své klienty zajišťuje také vymáhání dlužných pohledávek. Pojištění pohledávek se u nás využívá zejména při obchodování se zahraničím.
 
Ručení
Ručitelský závazek vzniká jednostranným písemným prohlášením ručitele vůči věřiteli, že uspokojí jeho pohledávky, nesplní-li dlužník svůj závazek.
 
Smluvní pokuta
V případě, že účastník smluvního vztahu poruší smluvní ujednání, na něž je vázána povinnost zaplatit smluvní pokutu, je povinen smluvní pokutu zaplatit. A to i v případě, kdy porušením povinnosti nevznikne oprávněnému účastníkovi škoda.
 
Úrok z prodlení
K uplatnění úroku z prodlení není třeba smluvního ujednání. Výši úroku z prodlení stanoví vláda svým nařízením, v obchodní smlouvě lze však sjednat i jiné procento úroku.
 
Úvěrový limit
Úvěrový limit je nastavení maximální výše, kterou nesmí pohledávky za odběratelem překročit. Účelem úvěrového limitu je omezení celkové výše sumy pohledávek za jedním obchodním partnerem tak, aby pohledávky odpovídaly bonitě zákazníka a bylo tak omezeno riziko jejich nezaplacení na úroveň, která výrazně neovlivní další činnost podniku.
 
Uznání dluhu
Představuje písemné prohlášení dlužníka, že uznává závazek co do výše a důvodu, i když pohledávka věřitele byla v době uznání již promlčena. Dnem, kdy dlužník uzná svůj závazek, začíná běžet nová promlčecí lhůta. Jde v podstatě o právní zajištění pohledávky pro případ, že by byla vymáhána soudně a nedošlo by k doložení všech řádných dokladů k jejímu prokázání (např. dodací list, objednávka, faktura,…).
 
Zajišťovací převod práva
Dlužník může využít k zajištění nesplaceného závazku převod svého majetkového práva (např. vlastnické právo spojené s cennými papíry, pohledávku vůči třetí osobě). Převod se uskuteční na základě písemné smlouvy, ve které by neměla chybět tzv. rozvazovací podmínka, která zabezpečí po splacení závazku navrácení majetkového práva původnímu dlužníkovi.
 
Dokumentární akreditiv
Akreditivem rozumíme písemné prohlášení banky, že v případě splnění podmínek stanovených v něm poskytne plnění na účet věřitele. Pomineme-li opět výhody či nevýhody akreditivu na straně odběratele, pak hlavní výhodou pro dodavatele je to, že při využití dokumentárního akreditivu vzniká pohledávka vůči bance a tak je tato pohledávka spolehlivější než pohledávka vůči odběrateli.
 
Směnka
Hlavní výhodou směnky je to, že v případě soudního sporu při nezaplacení je soudní řízení mnohem rychlejší a jednodušší. Rovněž je směnku možno využít jako platební prostředek.
 
Bankovní záruka
Bankovní záruka je druhem ručení, kde v roli ručitele vystupuje banka. Záruku je možno postoupit spolu s pohledávkou. Ručící banka musí být o tomto postoupení informována.
 
Postoupení pohledávky
Postoupení (cese) pohledávky znamená, že nový subjekt (postupník) převezme pohledávky od dosavadního věřitele (postupitele) a stává se novým věřitelem. Tím okamžikem nabývá všech práv vůči dlužníkovi. Popsaný proces může proběhnout i bez souhlasu dlužníka, ale musí se tato skutečnost dlužníkovi oznámit.
 
Faktoring
Faktoring je finanční služba, spočívající v odkupu krátkodobých pohledávek před jejich splatností. Většinou je základní podmínkou k uzavření faktoringové smlouvy dostatečná bonita původního odběratele.
 
Forfaiting
Forfaiting (na rozdíl od faktoringu) zabezpečuje financování pohledávek se splatností od 90 dní až do několika let. Dalším rozdílem je, že postupované pohledávky musí být zajištěny, a to například bankovní zárukou nebo dokumentárním akreditivem. Forfaiting je vhodný pro firmy dodávající zahraničním odběratelům zboží či služby větších hodnot, zejména investiční celky.

Řízení pohledávek po jejich vzniku – inkasní politika

V předchozích částech článku jsme se věnovali situaci, kdy pohledávka ještě nevznikla a rovněž jsme si uvedli některé nástroje, jimiž je možno předcházet stavu, kdy nebude pohledávka ve lhůtě splatnosti uhrazena.
 
Bohužel, představa, že všechny pohledávky budou uhrazeny ve lhůtě splatnosti, je v praxi velmi často nereálná.
 
Inkasní politikou firmy nazýváme soubor činností spojených s péčí o inkaso pohledávek. Mezi tyto činnosti patří evidence pohledávek z hlediska lhůty splatnosti, upomínání odběratelů a vymáhání pohledávek po splatnosti.
 
  • Evidence pohledávek
Předpokladem kvalitního řízení pohledávek je propracovaná evidence poskytnutých obchodních úvěrů. Při řízení pohledávek potřebujeme podrobnou analytickou evidenci. V dnešní době informačních technologií je evidence pohledávek podstatně jednodušší. Při řízení kreditního rizika využijeme zejména detailní informace o věkové struktuře pohledávek (tedy rozdělení pohledávek do splatnosti a po splatnosti – zde dále rozčlenění do intervalů podle počtu dní po splatnosti).
 
  • Upomínání odběratelů
Třebaže velká část věřitelů považuje fázi upomínání odběratelů již za součást vymáhacího procesu, pro naše účely si pojďme tyto dvě činnosti oddělit. Proces upomínání odběratelů se dá totiž považovat ještě za tu fázi řízení pohledávek, kdy je velmi reálná naděje, že ze strany odběratele je stále vůle pohledávku uhradit, nebo se dohodnout s dodavatelem na nějakém řešení.
 
Upomínkové řízení mívá nejčastěji tři stupně. V prvním stupni (například 5 až 15 dnů po splatnosti) je provedena první upomínka. V upomínce musí být jasně identifikována faktura, u níž je odběratel v prodlení. V případě nezaplacení je druhá upomínka obvykle realizována mezi 20. až 30. dnem po splatnosti, třetí pak mezi 35. až 45. dnem po splatnosti.
 
Poslední upomínka je většinou odesílána odběrateli s informací o předání pohledávky právnímu oddělení firmy s upozorněním, že v případě neuhrazení pohledávky bude přistoupeno k dalším krokům ve vymáhání pohledávek již bez dalšího upozornění. Zároveň v mnoha firmách dochází k blokování tohoto zákazníka, což znamená, že nemůže již s firmou obchodovat, a to až do vypořádání všech svých závazků.
 
  • Vymáhání pohledávek
  • Mimosoudní vymáhání
Selžou-li snahy firmy o úhradu ze strany dlužníka, osvědčuje se využití specializovaných firem zabývajících se inkasem pohledávek. Solidní inkasní firma se obvykle pozná podle toho, že nepožaduje po klientovi žádné poplatky ani zálohy předem, ale pouze provizní odměnu z vymožené částky. Tato provize se odvíjí od stáří pohledávky, její výše, zajištění apod.
 
  • Soudní vymáhání
V případě neúspěšné předchozí fáze mimosoudního vymáhání pohledávky se věřitel snaží řešit pohledávku soudní cestou. Protože současně s podáním návrhu na soudní řízení platí věřitel jistinu ze žalované pohledávky a vynakládá další výdaje na právní zastoupení, je nutné posoudit pohledávku nejen z pohledu právního, ale i ekonomického. Vynaložené náklady se totiž v řadě případů nemusí vrátit.
 
Úspěchem věřitele v řízení o žalobě na zaplacení pohledávky celá etapa vymožení pohledávky bohužel nekončí. Pravomocné rozhodnutí soudu o povinnosti dlužníka zaplatit pohledávku ještě neznamená, že dlužná částka bude uhrazena. V tomto případě se věřitel může obrátit na soud nebo soudního exekutora s návrhem na výkon soudního rozhodnutí neboli exekuci.
Vytisknout článek Odeslat článek mailem

Diskuse k článku

Zatím žádný komentář.

Přidat nový příspěvek do diskuse

Přihlásit k odběru

img_cancelvykricnik



 
 
Security code 
 

Užitečné informace




Firmy v Pohodě
 
PORADCI s.r.o.
kompletní zpracování účetnictví a daňové evidence, daňové poradenství
www.danovy-por.cz

ÚČETNICTVÍ PECH
Zpracování účetnictví, daňové evidence a mezd (nejen) pro Plzeň-sever
www.ucetnictvipech.cz

Daňový kalendář

26. 8. 2019 Souhrnné hlášení (za červenec 2019)
26. 8. 2019 Kontrolní hlášení (za červenec 2019)
26. 8. 2019 Přiznání DPH (za červenec 2019)
2. 9. 2019 Daň z nemovitých věcí (1.splátka - popl. provozující zeměd. výrobu a chov ryb s daní vyšší než 5000 Kč)

Další termíny

Kurzovní lístek

25,74 Kč
-0,145 Kč
23,24 Kč
0,025 Kč

Více
Zdroj: ČNB, 16.08.2019

Ze života daňového poradce


Přihlášení k odběru newsletteru