Zapomenuté doklady v účetnictví – co s nimi?


Bc. Alena Haas Kubátová
2. 5. 2022
Vytisknout článek Odeslat článek mailem Diskuse k článku

Pokud nalezneme doklad za období, které již bylo účetně uzavřené, máme na výběr z několika možností.

Foto: 123RF

 

V účetní praxi se často setkáváme s tím, že objevíme zapomenutý doklad z období, které již bylo uzavřeno. Jak s takovými zatoulanými doklady naložit? Poradíme vám v následujícím článku.


 
Účetní jednotky s povinností vést účetnictví musí dodržovat některé účetní zásady a principy. Mezi ně patří např. zásada pravdivého a věrného zobrazení účetních informací, zásada periodicity atd. Velmi důležitý pro účely našeho článku je zejména tzv. akruální princip, jedna ze základních účetních zásad, která říká, že účtování nákladů a výnosů patří do období, s nímž věcně a časově souvisí, aniž by bylo bráno v úvahu, kdy došlo k reálnému pohybu peněz.

Pro tyto účely používáme v účetnictví účty časového rozlišení a účty dohadných položek. Účty časového rozlišení zachycují účetní operace, které věcně a časově souvisí s daným účetním obdobím. Musí být známa přesná částka, účel a období, do nějž účetní případ spadá.

Mezi účty časového rozlišení patří tyto:
  • 381 – Náklady příštích období
  • 382 – Komplexní náklady příštích období
  • 383 – Výdaje příštích období
  • 384 – Výnosy příštích období
  • 385 – Příjmy příštích období
Oproti tomu u dohadných položek neznáme přesnou částku a nemáme k dispozici účetní doklad. Používáme je pro zaúčtování nákladů a výnosů, které patří do běžného období, a vycházíme přitom obvykle z historické zkušenosti apod. Typickou dohadnou položkou je např. spotřeba energií, kdy ještě nemáme k dispozici vyúčtování minulého období, ale potřebujeme již účetnictví uzavřít.

V tomto případě však nejde o situaci, kdy bychom na nějaké doklady zapomněli. Naopak, účty časového rozlišení a účty dohadných položek se používají právě pro případ, aby byly poctivě zachyceny veškeré náklady a výnosy spadající do účetního období, které uzavíráme.

Zapomenuté doklady v běžném účetním období

Diametrálně odlišná situace ovšem nastává, pokud při náhodné kontrole či uzávěrkách zjistíme, že nám v účetnictví chybí doklad či nemáme zachycené všechny náklady a výnosy v účetním období. Nebo naopak, objevíme doklad za období, které je již uzavřené. Co potom?

Zde musíme rozlišit, zda se jedná o účetní období, které je již uzavřeno, to znamená o minulý kalendářní (a současně) hospodářský rok, nebo stále účtujeme ve stejném roce, ale obdrželi jsme např. fakturu přijatou s měsíčním zpožděním (pro účely tohoto článku předpokládejme, že jsme plátci DPH).

Pokud se bavíme o témže účetním období, situace je poměrně jednoduchá, tedy alespoň na straně nákladů. Podle § 73 zákona o DPH je možné uplatnit nárok na odpočet daně do 3 let od prvního dne měsíce následujícího po zdaňovacím období, ve kterém nárok na odpočet daně vznikl. Sledujeme-li podrobně náklady, je možné i v průběhu roku použít účty časového rozlišení, nejčastěji 383 a 385, abychom měli představu o přesné výši nákladů v konkrétním roce. Není to sice tak časté, ale není to ani hrubou chybou.

Příklad

Podnikatel objeví v květnu roku 2022 v účetnictví zapomenutou přijatou fakturu za pronájem za 1. Q 2022, která má datum uskutečnění zdanitelného plnění i datum vystavení 31. 3. 2022. Jak bude postupovat, pokud chce uplatnit na faktuře nárok na DPH a současně sleduje podrobně své náklady?

Fakturu uplatní v DPH v okamžiku přijetí a zaúčtuje ji nikoliv do nákladů, ale proti účtu 383, přičemž skutečný náklad zaúčtuje interním dokladem s datem 31. 3. 2022 jako 518 (pronájmy)/383.

Horší je, pokud zjistíme opomenutí na straně výnosů a zapomeneme např. vystavit fakturu. Zde musíme podat dodatečné přiznání k DPH, jinak postupujeme analogicky stejně, s použitím účtu 385 – Příjmy příštích období.

Zapomenuté doklady z minulých let

Pokud nalezneme doklad za období, které již bylo účetně uzavřené, máme na výběr z několika možností.

Na straně nákladů se může jednat např. o zapomenuté účtenky za benzín apod. Nutno však podotknout, že v následujícím období jde již o náklady daňově neuznatelné. Jde-li o zanedbatelné částky, kde podnikatel netrvá na tom, aby tyto náklady snižovaly základ daně, použijeme pro jejich zaúčtování nedaňový analytický účet (např. 501.99 – Spotřeba materiálu – nedaňová, 518.99 – Služby nedaňové apod.). Zkrátka aby bylo snadné v přiznání k daním z příjmů rozlišit, které náklady jsou daňově uznatelné a které neuznatelné, a uvést je na řádku 40.

Zjistíme-li skutečnost, že nebylo účtováno o všech výnosech či nákladech ještě před zhotovením přiznání k daním z příjmů, máme možnost chybu ještě napravit a příslušné náklady a výnosy v tomto daňovém přiznání uvést. Základ z přijatých faktur zaúčtujeme jako náklad, který uvedeme v daňovém přiznání v roce x na řádku 112, v roce x + 1 na řádku 30.

V případě výnosů postupujeme obdobně, výnos uvedeme na řádku 20 daňového přiznání a v dalším období na řádku 112.

Použití účtu 426 – Jiný výsledek hospodaření

Účet 426 byl zřízen mimo jiné pro situace, kdy v předchozích letech bylo nesprávně nebo vůbec účtováno o nákladech a výnosech minulých účetních období. Podmínkou použití tohoto účtu je, že musí jít o významné částky. Jak významné, o tom si rozhodne účetní jednotka sama. Jejich výši je ideální upravit pomocí vnitropodnikové směrnice.

Účtování na účtu 426 má svá specifika, např. že o jeho použití musí rozhodnout valná hromada. Popis a vysvětlení zaúčtovaných položek pak musí být uveden v příloze účetní závěrky společnosti.
  • Výnosové faktury účtujeme na: 311/426, 343
  • Nákladové faktury účtujeme na: 426, 343/321
Dále je nutné zohlednit dodatečně vyměřenou daň z příjmů na 311/341. K dodatečně zaúčtovaným výnosům je třeba sestavit dodatečné daňové přiznání a následně o vypočtený závazek daně z příjmů snížit účet 426.
Vytisknout článek Odeslat článek mailem

Diskuse k článku

Alena Haas Kubátová
6. 5. 2022 9:35:46
Marie: Dobrý den, vycházela jsem z publikace „Účetní souvztažnosti v kostce 2019“, kde je uvedeno 427 – Jiný výsledek hospodaření minulých let. Máte však pravdu, nyní je to přečíslováno a účet Jiný výsledek hospodaření minulých let má skutečně číslo 426, 427 jsou Ostatní fondy. V článku jsme tedy upravili, děkujeme Vám za upozornění.
Hlášení závadného obsahu

Yvona
5. 5. 2022 9:23:53
Ing. Jindrák ve Sbírce souvztažností uvádí účet č. 424 jako jiný výsledek hosp.min. let. Je to asi na rozhodnutí účetní jednotky.
Hlášení závadného obsahu

Marie
5. 5. 2022 5:38:11
Nevím, zda nedošlo k překlepu. Číslo účtu Jiný výsledek hospodaření min. let je 426 ne 427 (Ostatní fondy).
Hlášení závadného obsahu

Přidat nový příspěvek do diskuse

Přihlásit k odběru

img_cancelvykricnik



 
 
Security code 
 

Rychlé zprávy

Zvýšení limitu pro registraci k DPH i prodloužení mimořádných odpisů

19. 5. 2022 | Návrh na zvýšení limitu pro povinnou registraci k DPH na dva miliony korun připravilo Ministerstvo financí. V návaznosti na zvýšení limitu návrh novely počítá i se zvýšením hranice příjmů ze samostatné činnosti pro vstup do paušálního režimu daně. Kvůli širokému rozpětí příjmů paušalistů se v návrhu mluví také o zavedení tří pásem odvozených primárně od výše příjmů a sekundárně od výdajového paušálu. Předkládaný návrh prodlužuje také mimořádné zrychlené odpisy na majetek zařazený v 1. a 2. odpisové skupině pořízený v letech 2022 až 2023. Pokud novela projde celým legislativním procesem, měla by nabýt účinnosti od 1. 1. 2023.
 
Dřívější zprávy

Užitečné informace



Firmy v Pohodě
 
BiOMill - superpremium
Výhradní zastoupení pro superpremiové krmivo BiOMill pro psy a kočky.
www.biomillcz.com

Eliška Kotrčová
daňová a účetní kancelář
www.ucto-kotrcova.cz

Daňový kalendář

25. 5. 2022 Přiznání DPH (za duben 2022)
25. 5. 2022 Souhrnné hlášení (za duben 2022)
25. 5. 2022 Kontrolní hlášení (za duben 2022)
31. 5. 2022 Daň z nemovitých věcí (1. splátka)

Další termíny

Kurzovní lístek

24,60 Kč
-0,065 Kč
23,07 Kč
-0,246 Kč

Více
Zdroj: ČNB, 23.05.2022

Ze života daňového poradce


Přihlášení k odběru newsletteru

Doporučujeme