Zapomenuté doklady v účetnictví – co s nimi?


Bc. Alena Haas Kubátová
2. 5. 2022
Vytisknout článek Odeslat článek mailem Diskuse k článku

Pokud nalezneme doklad za období, které již bylo účetně uzavřené, máme na výběr z několika možností.

Foto: 123RF

 

V účetní praxi se často setkáváme s tím, že objevíme zapomenutý doklad z období, které již bylo uzavřeno. Jak s takovými zatoulanými doklady naložit? Poradíme vám v následujícím článku.


 
Účetní jednotky s povinností vést účetnictví musí dodržovat některé účetní zásady a principy. Mezi ně patří např. zásada pravdivého a věrného zobrazení účetních informací, zásada periodicity atd. Velmi důležitý pro účely našeho článku je zejména tzv. akruální princip, jedna ze základních účetních zásad, která říká, že účtování nákladů a výnosů patří do období, s nímž věcně a časově souvisí, aniž by bylo bráno v úvahu, kdy došlo k reálnému pohybu peněz.

Pro tyto účely používáme v účetnictví účty časového rozlišení a účty dohadných položek. Účty časového rozlišení zachycují účetní operace, které věcně a časově souvisí s daným účetním obdobím. Musí být známy přesná částka, účel a období, do nichž účetní případ spadá.

Mezi účty časového rozlišení patří tyto:
  • 381 – Náklady příštích období
  • 382 – Komplexní náklady příštích období
  • 383 – Výdaje příštích období
  • 384 – Výnosy příštích období
  • 385 – Příjmy příštích období
Oproti tomu u dohadných položek neznáme přesnou částku a nemáme k dispozici účetní doklad. Používáme je pro zaúčtování nákladů a výnosů, které patří do běžného období, a vycházíme přitom obvykle z historické zkušenosti apod. Typickou dohadnou položkou je např. spotřeba energií, kdy ještě nemáme k dispozici vyúčtování minulého období, ale potřebujeme již účetnictví uzavřít.

V tomto případě však nejde o situaci, kdy bychom na nějaké doklady zapomněli. Naopak, účty časového rozlišení a účty dohadných položek se používají právě pro případ, aby byly poctivě zachyceny veškeré náklady a výnosy spadající do účetního období, které uzavíráme.

Zapomenuté doklady v běžném účetním období

Diametrálně odlišná situace ovšem nastává, pokud při náhodné kontrole či uzávěrkách zjistíme, že nám v účetnictví chybí doklad či nemáme zachycené všechny náklady a výnosy v účetním období. Nebo naopak, objevíme doklad za období, které je již uzavřené. Co potom?

Zde musíme rozlišit, zda se jedná o účetní období, které je již uzavřeno, to znamená o minulý kalendářní (a současně) hospodářský rok, nebo stále účtujeme ve stejném roce, ale obdrželi jsme např. fakturu přijatou s měsíčním zpožděním (pro účely tohoto článku předpokládejme, že jsme plátci DPH).

Pokud se bavíme o témže účetním období, situace je poměrně jednoduchá, tedy alespoň na straně nákladů. Podle § 73 zákona o DPH je možné uplatnit nárok na odpočet daně do 3 let od prvního dne měsíce následujícího po zdaňovacím období, ve kterém nárok na odpočet daně vznikl. Sledujeme-li podrobně náklady, je možné i v průběhu roku použít účty časového rozlišení, nejčastěji 383 a 385, abychom měli představu o přesné výši nákladů v konkrétním roce. Není to sice tak časté, ale není to ani hrubou chybou.

Příklad

Podnikatel objeví v květnu roku 2022 v účetnictví zapomenutou přijatou fakturu za pronájem za 1. Q 2022, která má datum uskutečnění zdanitelného plnění i datum vystavení 31. 3. 2022. Jak bude postupovat, pokud chce uplatnit na faktuře nárok na DPH a současně sleduje podrobně své náklady?

Fakturu uplatní v DPH v okamžiku přijetí a zaúčtuje ji nikoliv do nákladů, ale proti účtu 383, přičemž skutečný náklad zaúčtuje interním dokladem s datem 31. 3. 2022 jako 518 (pronájmy)/383.

Horší je, pokud zjistíme opomenutí na straně výnosů a zapomeneme např. vystavit fakturu. Zde musíme podat dodatečné přiznání k DPH, jinak postupujeme analogicky stejně, s použitím účtu 385 – Příjmy příštích období.

Zapomenuté doklady z minulých let

Pokud nalezneme doklad za období, které již bylo účetně uzavřené, řídíme se tím, zdali jsou částky zanedbatelné (např. vůči obratu a zisku) a podle toho buď účtujeme do aktuálního období do nedaňových nákladů, nebo v případě větších částek použijeme účet 426 – Jiný výsledek hospodaření.

Na straně nákladů se může jednat např. o zapomenuté účtenky za benzín apod. Nutno však podotknout, že v následujícím období jde již o náklady daňově neuznatelné. Jde-li o zanedbatelné částky, kde podnikatel netrvá na tom, aby tyto náklady snižovaly základ daně, použijeme pro jejich zaúčtování nedaňový analytický účet (např. 501.99 – Spotřeba materiálu – nedaňová, 518.99 – Služby nedaňové apod.). Zkrátka aby bylo snadné v přiznání k daním z příjmů rozlišit, které náklady jsou daňově uznatelné a které neuznatelné, a uvést je na řádku 40.

Účet 426 byl zřízen mimo jiné pro situace, kdy v předchozích letech bylo nesprávně nebo vůbec účtováno o nákladech a výnosech minulých účetních období. Podmínkou použití tohoto účtu je, že musí jít o významné částky. Jak významné, o tom si rozhodne účetní jednotka sama. Jejich výši je ideální upravit pomocí vnitropodnikové směrnice.

Účtování na účtu 426 má svá specifika, např. že o jeho použití musí rozhodnout valná hromada. Popis a vysvětlení zaúčtovaných položek pak musí být uveden v příloze účetní závěrky společnosti.
  • Výnosové faktury účtujeme na: 311/426, 343
  • Nákladové faktury účtujeme na: 426, 343/321
Dále je nutné zohlednit dodatečně vyměřenou daň z příjmů na 311/341. K dodatečně zaúčtovaným výnosům je třeba sestavit dodatečné daňové přiznání a následně o vypočtený závazek daně z příjmů snížit účet 426.
Vytisknout článek Odeslat článek mailem

Diskuse k článku

Mirek
26. 5. 2022 10:33:45
Máte tam spoustu chyb. Hrozné, opravte si to.
Hlášení závadného obsahu

Alena Haas Kubátová
6. 5. 2022 9:35:46
Marie: Dobrý den, vycházela jsem z publikace „Účetní souvztažnosti v kostce 2019“, kde je uvedeno 427 – Jiný výsledek hospodaření minulých let. Máte však pravdu, nyní je to přečíslováno a účet Jiný výsledek hospodaření minulých let má skutečně číslo 426, 427 jsou Ostatní fondy. V článku jsme tedy upravili, děkujeme Vám za upozornění.
Hlášení závadného obsahu

Yvona
5. 5. 2022 9:23:53
Ing. Jindrák ve Sbírce souvztažností uvádí účet č. 424 jako jiný výsledek hosp.min. let. Je to asi na rozhodnutí účetní jednotky.
Hlášení závadného obsahu

Marie
5. 5. 2022 5:38:11
Nevím, zda nedošlo k překlepu. Číslo účtu Jiný výsledek hospodaření min. let je 426 ne 427 (Ostatní fondy).
Hlášení závadného obsahu

Přidat nový příspěvek do diskuse

Přihlásit k odběru

img_cancelvykricnik



 
 
Security code 
 

Rychlé zprávy

Nabíjecí stanice elektromobilů změní odpisovou skupinu

28. 6. 2022 | Nabíjecí stanice elektromobilů a plug-in hybridů, které budou uvedené do užívání od 1. 7. 2022, budou již zařazeny do odpisové skupiny 2, pokud se bude jednat o samostatný hmotný majetek. Nabíjecí stanice uvedené do užívání před datem 1. 7. 2022 bude také možné přeřadit do druhé odpisové skupiny. V tomto případě bude ale použití odpisové skupiny 2 pouze dobrovolné, nikoliv povinné.
 
Dřívější zprávy

Užitečné informace



Firmy v Pohodě
 
Miloslav Douša MDSERVIS
Podpora soukromého podnikání od roku 1990, dlouholetá praxe.
www.mdservis.cz

Eltym Hronov spol. s r.o.
Elektroinstalace, hormosvody, projekční práce elekto, eshop svítidel
www.eltym.cz

Daňový kalendář

1. 7. 2022 Přiznání k dani z příjmů za rok 2021 (prodloužený termín)
15. 7. 2022 Daň silniční (záloha za 2. čtvrtletí 2022)
25. 7. 2022 Přiznání DPH (za červen 2022)
25. 7. 2022 Souhrnné hlášení (za červen 2022 a 2. čtvrtletí 2022)

Další termíny

Kurzovní lístek

24,73 Kč
0,000 Kč
23,42 Kč
0,024 Kč

Více
Zdroj: ČNB, 28.06.2022

Ze života daňového poradce


Přihlášení k odběru newsletteru

Doporučujeme