Pod pojmem
inventarizace rozumíme
zjištění skutečného stavu veškerého majetku a závazků účetní jednotky a současně ověření, zda
zjištěný skutečný stav odpovídá stavu majetku a závazků v účetnictví a zda neexistují pádné důvody pro účtování snížené hodnoty majetku. Tím se rozumí účtovat např. o rezervách, opravných položkách či mimořádných odpisech majetku.
Inventarizací
ověřujeme zůstatky účtů hmotné i nehmotné povahy, podle toho pak rozdělujeme inventury na fyzické a dokladové. Při
fyzických inventurách zjišťujeme
skutečné stavy účtů přepočítáváním, převážením, měřením apod. Nejčastěji jde o zásoby nebo dlouhodobý hmotný majetek.
Oproti tomu
dokladové inventury se týkají zejména
nehmotných rozvahových položek, tedy závazků, pohledávek, časového rozlišení, případně rezerv apod. Platí, a to pro hmotné i nehmotné rozvahové položky, že veškeré
inventarizační rozdíly musí být
vyúčtovány do stejného účetního období, za které byla inventarizace provedena.
V
programu POHODA je možné v některých agendách
vytisknout praktické tiskové sestavy: Inventarizace pohledávek (agenda Vydané faktury), Inventarizace závazků (agenda Přijaté faktury), Inventurní soupis (agenda Zásoby), Podklady pro zpracování inventury (agenda Inventura), Inventurní soupis majetku (agenda Majetek).
Zákon o účetnictví se inventarizacemi zabývá poměrně stručně, proto je třeba mít
kvalitně rozpracované vnitropodnikové směrnice, zabývající se touto tematikou podrobně.
Výstupem z inventarizací jsou tzv.
inventurní soupisy. Stavy majetku jsou zapsány
inventurní komisí do tzv. inventurních soupisů a ty jsou následně srovnávány s účetními stavy. Vzniklé rozdíly pak musí být doloženy a vypořádány.
Inventurní soupis je průkazným účetním záznamem obsahujícím:
- určení inventarizovaného majetku/závazků včetně vyjádření jejich množství,
- podpisy osob odpovědných za zjištění inventarizovaného majetku a závazků,
- podpisy osob odpovědných za provedení inventarizací,
- způsob zjištění skutečných stavů – přepočítání, vážení apod.,
- ocenění majetku a závazků k rozvahovému dni / k rozhodnému dni / ke dni ukončení inventury,
- okamžik zahájení a ukončení inventarizace,
- rozhodný den inventury, byl-li účetní jednotkou stanoven,
- okamžik, k němuž je sestavena účetní závěrka společnosti.
Inventarizační rozdíly a průkazné doložení ztrát
Inventarizačním rozdílem se rozumí rozdíl mezi skutečným fyzickým stavem zjištěným při inventurách a stavem v účetnictví. Pomineme-li přirozené úbytky majetku, rozdíly – zejména schodky a manka nad normu, jsou účtovány
na účet 549 – Manka, škody a mimořádné provozní náklady. Je-li zjištěno manko na základě inventury majetku, musí být z inventurního soupisu
zřejmé, jakého majetku a jeho množství se manko týká.
Je v zájmu účetní jednotky, aby
řádně a průkazně doložila ztráty či manka na majetku. Týká se to zejména úbytků majetku nesouvisejících s hlavní provozní činností společnosti.
Vyřazení majetku z účetnictví, zničení a likvidace majetku
Pod pojmem úbytky majetku rozumíme zejména:
- zničení majetku živelní pohromou – vichřice, požár, povodeň,
- likvidace nepotřebného či poškozeného majetku ve vlastní režii nebo likvidace třetí osobou,
- ztrátu či odcizení majetku – za ztrátu věci je považována situace, kdy pověřená osoba ztratí (obvykle nezávisle na své vůli) možnost disponovat s věcí, jako by byla jejím vlastníkem; odcizením se rozumí takový čin, při němž se nějaká osoba zmocní cizí věci, aby s ní nakládala jako její vlastník (krádež, loupež či zpronevěra),
- neúmyslné zničení majetku účetní jednotkou – nejčastěji neodborným zacházením či špatným skladováním,
- inventurní manka a ztráty.
Zničením se rozumí taková změna fyzického stavu věcí, kterou již
není možné odstranit opravou,
a věci tak již neslouží ke svému původnímu účelu. Ke zničení může dojít buď prostřednictvím živelní pohromy, nebo třetí osobou, či neúmyslně. Zničením se však rozumí také záměrná likvidace nepotřebných či poškozených věcí.
Všechny výše uvedené situace úbytků musí účetní jednotka
průkazně doložit účetními záznamy s dopadem nejen na účetnictví, ale také na DPH a daň z příjmů.
Vyřazení majetku z účetnictví je možné provést těmito způsoby:
- prodejem,
- darováním,
- bezúplatným převodem,
- v důsledku manka či škody,
- převodem do osobního vlastnictví,
- likvidací.
Pod pojmem
likvidace majetku se rozumí, že dojde k jeho vyřazení z evidence a současně znehodnocení či zničení způsobem, jenž není v rozporu s právními předpisy. To znamená bez negativního vlivu na životní prostředí či v souladu se zákonem o odpadech apod.
Právnické osoby musí při likvidaci majetku splňovat
několik podmínek. Vyřadit majetek z účetnictví z důvodu likvidace je možný pouze v případě, kdy bylo
vyřazení schváleno předepsaným způsobem.
Dalším nutným předpokladem je fakt, že majetek v účetnictví právnické osoby
přestal reálně existovat, například v důsledku živelní pohromy či krádeže, případně je nefunkční, neopravitelný a neprodejný, nebo jeho další užívání může být nebezpečné pro zdraví osob, a to z důvodu nevyhovujícího technického stavu.
V některých případech je třeba
najmout třetí osobu, která likvidaci provede (týká se například autovraků, chemických látek, některých elektrických zařízení apod.). Likvidací lze vyřadit plně odepsaný majetek. Vyřazení provedeme v účetnictví
vnitřním účetním dokladem.
Vyřazení dlouhodobého majetku likvidací probíhá
na základě likvidačního protokolu. Ten by měl
obsahovat minimálně tyto údaje:
- předmět likvidace – název, cena, množství,
- důvod likvidace,
- způsob likvidace,
- čas a místo likvidace,
- osoby odpovědné za likvidaci a za schválení likvidace.