Digitalizace a automatizace finanční účtárny podniků


Bára Nováková, Ing. Tomáš Vrána z EKP Advisory, s.r.o. a STORMWARE s.r.o.
19. 9. 2023
Vytisknout článek Odeslat článek mailem Diskuse k článku

Pokud se podnikatelé rozhodnou pro digitalizaci finanční účtárny, nesmí zapomenout na zákonem stanovená pravidla pro archivaci elektronických daňových dokladů.

Foto: Depositphotos

 

Firmy mají stále častěji zájem o digitalizaci účetnictví. Pojďme se blíže podívat na digitalizaci a automatizaci finanční účtárny a popsat si, jaké možnosti při přechodu na bezpapírovou účtárnu existují.


 
Mnohé účetní jednotky i v dnešní době pracují s papírovými doklady, které tisknou a zakládají do šanonů. Stále častěji se však setkáváme s firmami, které mají zájem o tzv. bezpapírovou účtárnu. Takové firmy se snaží převádět doklady do digitální podoby a automatizovat většinu účetních procesů.

Cílem článku je nejen přiblížit digitalizaci a automatizaci finanční účtárny, ale také srozumitelně popsat, jaké možnosti při přechodu na bezpapírovou účtárnu firmy mají.

Elektronické daňové doklady a jejich archivace

Pokud se firma rozhodne ukládat a archivovat doklady elektronicky, musí v první řadě zajistit u těchto dokladů všechny zákonem stanovené náležitosti. Musí být dodržen věrohodný původ, neporušitelný obsah a čitelnost, fakturu tedy nestačí jednoduše oskenovat a nahrát do počítače.

V praxi je věrohodnost původu dokladu zajištěna prostřednictvím elektronického podpisu, který je vymezen v nařízení Evropského parlamentu a Rady č. 910/2014, o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na evropském vnitřním trhu (neboli eIDAS).

V nařízení eIDAS jsou vymezeny následující typy elektronického podpisu, jejichž pomocí lze důvěryhodně ověřit totožnost podepisujícího:
  • zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis a
  • kvalifikovaný elektronický podpis.
Zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis se řadí mezi uznávané elektronické podpisy a lze ho využívat i při jednání s orgány veřejné moci.

Nejvyšší formu ochrany elektronického podpisu v současnosti však zajišťuje kvalifikovaný elektronický podpis. Tento podpis může být vydán pouze kvalifikovaným poskytovatelem služeb neboli certifikační autoritou (mezi které patří např. 1. Certifikační autorita nebo služba PostSignum). Před jeho vydáním musí být ověřena identita podepisující osoby, přičemž část certifikátu je uložena na fyzickém nosiči (např. flash disku), který je potřeba mít k dispozici pro načtení certifikátu.

Při práci s elektronickými fakturami v PDF je nutné rovněž brát ohled na odpovídající formáty souborů definované mezinárodními normami. Oficiální archivační verze PDF je formát PDF/A, který se od klasického formátu PDF odlišuje tím, že jej lze otevřít, aniž by došlo ke ztrátě informací i ve všech budoucích verzích softwarových nástrojů.

Automatizace při zadávání dokladů

Pro jednodušší a rychlejší přenos účetních informací z dokumentů a jejich propojení se softwarem lze dnes využít mnoha aplikací a softwarů. Existují softwary na bázi tzv. vytěžování dat, jež umožňují automatizaci při zadávání daňových dokladů. Vytěžování dat z dokladů funguje tak, že převádí data z naskenovaného tištěného textu do digitálního formátu, který umožňuje import do účetního softwaru. Pomocí tohoto mechanismu odpadá nutnost ručního přepisování dat z dokladu do účetnictví. Tím dochází k úspoře času a eliminaci chybovosti způsobenou často lidským faktorem.

Softwary na vytěžování dat v současné době kombinují technologie OCR (rozpoznávání dat z faktury) s prvky umělé inteligence. Kombinací těchto technologií dochází ke snižování chybovosti a ke zvýšení variability vytěžovaných dokumentů – např. nalezení umístění konkrétní informace na různých místech v dokumentu.

Co se týče praktického použití softwaru k vytěžování dat, prvním krokem při zpracování bývá obvykle nahrání dokladů do softwaru. Faktury je obvykle možné nahrát například:
  • prostřednictvím sběrného e-mailu,
  • vyfocením přes mobilní aplikaci,
  • nahráním dokumentu přímo do aplikace.
Jakmile jsou dokumenty vloženy do vytěžovacího softwaru, dochází k vytěžení dokladů. Digitální doklady jsou následně uloženy ve formě strukturovaných dat, kde čekají na schválení, kdy před potvrzením je možné doklady různě upravovat a přepisovat. Po schválení dokladů proběhne automatické zaúčtování do účetního systému. Po této operaci dojde k online archivaci dokladů, a to i s kvalifikovanými razítky a podpisy. Doklady jsou uschovány na jednom místě a v případě potřeby je možné si je jednoduše dohledat.

QR kódy

Alternativou pro vytěžování dat z faktur může být import dat prostřednictvím QR kódu. Tento postup umožňuje načíst základní data z faktury přímo do účetního systému, čímž je sníženo riziko lidského faktoru při manuálním přepisování. Většina ekonomických systémů již umožňuje připojit při vystavování faktury QR kód, jež se na ní objeví.
 
Program POHODA QR kódy podporuje. QR kódy se zobrazují na některých prodejních dokladových tiskových sestavách. Podmínkou pro zobrazení QR kódů je označená volba Povolit zobrazení QR kódu v agendě Nastavení/Globální nastavení v sekci Doklady.

V dnešní době je standardem, že PDF faktura zmíněný QR kód obsahuje. QR kód můžeme rozdělit do dvou typů, QR faktura a QR platba. Běžná je i kombinace obou typů. QR kód si můžeme představit jako nositele informací (dat), které mohou nést podobu textů, částek, odkazů atd. Zatímco QR platba obsahuje pouze pár informací (částka, variabilní symbol, splatnost, popis), QR faktura obsahuje celou hlavičku dokladu. Důležité je však zmínit, že QR kód není schopen pojmout položky dokladu.

I tak se jedná o určitý typ vytěžování dokladu, kde načtením obrázku, naskenováním čtečkou či kamerou dojde k vypsání dat do účetního systému. Následuje pouze kontrola nebo manuální úprava uživatelem.

Formát ISDOC

Formát elektronické fakturace ISDOC sjednocuje různé formáty elektronických daňových dokladů na jeden jediný a umožňuje bezpapírovou výměnu faktur, případně dalších dokladů, a jejich rychlé zpracování. Elektronická fakturace může probíhat nejen mezi firmami, ale také při komunikaci s veřejnou správou a mezi soukromými osobami.

Elektronická a papírová faktura jsou rovnocennými partnery, co se legislativních požadavků týče. Lidé si však často pletou elektronickou fakturu s fakturou, která je pouze elektronickou verzí papírové faktury. Pokud do e-mailu doputuje faktura například ve formátu PDF, nejedná se v tomto případě o e-fakturu. E-faktura je totiž oproti elektronické verzi papírové faktury datovým souborem, který si předávají účetní programy mezi sebou.

Po importu takové e-faktury do účetního systému dojde k vytvoření dokladu opačného oproti dokladu exportovanému. V praxi to tedy vypadá tak, že na jedné straně firma exportuje fakturu vydanou a druhá firma, která doklad přijímá, importuje doklad v podobě faktury přijaté.
 
 Přijaté doklady ve formátu ISDOC lze otevřít v programu STORMWARE ISDOC Reader pouhým poklepáním na soubor ISDOC. Prostřednictvím povelu Soubor/Importovat do ES POHODA je naimportujete do programu POHODA. Druhou možností importu je načtení přímo z programu POHODA, a to prostřednictvím povelu Import z ISDOC... z nabídky Soubor/Datová komunikace.

Datová integrace a reporting

Datová integrace znamená propojení datových zdrojů s cílem jednotného zobrazení. V praxi je nutné rozlišit integraci na úrovni mezi systémy a softwary konkrétní firmy za účelem sběru dat pro reporting a manažerské rozhodování (využívá se systém tzv. API = application programming interface) a dále integrace na úrovni mezi firmou a jejími obchodními partnery za účelem výměny dokumentů, jakými jsou faktury, objednávky, dodací listy apod. (využívá se systém tzv. EDI = electronic data interchange).

Integrace na úrovni společnosti skrze API znamená, že v první fázi jsou informace z různých softwarů či aplikací využívaných ve společnosti strukturovaně sbírány do datového skladu a digitálně ukládány. Takto vzniklá strukturovaná data je následně možné využít v nástrojích Business Intelligence pro reporting a další analýzy.

Business Intelligence umožňuje analyzovat a prezentovat data pro obchodní rozhodování. Ačkoliv bývá využívaný zejména e-shopy, velký potenciál má ve všech typech obchodních společností. Umožňuje ve srozumitelné podobě získávat jak finanční, tak i nefinanční informace (výnosy a náklady za určité období, regiony nebo klastry, dále vývoj konkrétních nákladů či výnosů, analýza nákupního chování zákazníků, optimalizace skladu, sledování zákaznické podpory apod.).

V případě integrace dat mezi obchodními partnery se používají softwary na bázi elektronické výměny dat (EDI). Tyto umožňují koordinovat data z ERP softwarů jednotlivých partnerů. Ať už se jedná o automatizované zasílání faktur, objednávek nebo o zjištění stavu skladu u dodavatele, EDI dokáže data propojit a zobrazit.

Závěr

Digitalizace a automatizace finanční účtárny podniků je stále aktuálnějším tématem. Pokud se podnikatelé rozhodnou pro digitalizaci finanční účtárny, nesmí zapomenout na zákonem stanovená pravidla pro archivaci elektronických daňových dokladů, a to věrohodný původ, neporušitelný obsah a čitelnost souboru.

Pro zjednodušení a urychlení přenosu účetních informací z dokumentů a jejich propojení s účetním softwarem lze dnes využít aplikace, které fungují na principu vytěžování dat. Zároveň většina těchto softwarů může sloužit také k archivaci dokladů.

Jedním z nejjednodušších řešení je nicméně sáhnout po obecném formátu ISDOC, který podporují jak účetní softwary, tak státní správa.

Business Intelligence rychle analyzuje informace a lze pomocí ní vytvořit přehledné reporty a grafické výstupy, na jejichž základě je možné vidět předem stanovená požadovaná data. Zavedení Business Intelligence do firmy je náročný proces, který vyžaduje rozsáhlou přípravu. Na druhou stranu mají nástroje Business Intelligence z pohledu dat pro obchodní rozhodování velký potenciál a implementace těchto nástrojů stojí za zvážení nejen u velkých a středních firem.


Článek byl připravený ve spolupráci se společností EKP Advisory, s.r.o.
Vytisknout článek Odeslat článek mailem

Diskuse k článku

Zatím žádný komentář.

Přidat nový příspěvek do diskuse

Přihlásit k odběru

img_cancelvykricnik



 
 
Security code 
 

Rychlé zprávy

EU schválila reformu trhu s elektřinou

23. 5. 2024 | Členské státy EU schválily reformu trhu s elektřinou, která má zlevnit elektřinu pro spotřebitele a lépe chránit zranitelné zákazníky, například před odpojením. Reforma byla přijata za belgického předsednictví. Nová pravidla posilují spotřebitelská práva, zavádějí mechanismy pro zvládání cenových krizí a podporují investice do energie. Členské státy mají šest měsíců na přizpůsobení své legislativy.


Dřívější zprávy

Užitečné informace



Firmy v Pohodě
 
Agentura VIKA
Jazyková škola a vzdělávací agentura
www.vika.cz

FINDIART s.r.o.
Zpracování účetnictví, statistické analýzy
www.findiart.cz

Kurzovní lístek

24,73 Kč
-0,005 Kč
22,81 Kč
0,012 Kč

Více
Zdroj: ČNB, 24.05.2024

Ze života daňového poradce


Přihlášení k odběru newsletteru

Doporučujeme