Přečerpaná dovolená a její řešení ve mzdové agendě


Ing. Tomáš Smutný
29. 12. 2021
Vytisknout článek Odeslat článek mailem Diskuse k článku

Dojde-li k přečerpání dovolené, je zaměstnanec povinen zaměstnavateli vrátit náhradu za odpovídající počet hodin přečerpané dovolené.

Foto: 123RF

 

V praxi se může celkem lehce stát, že zaměstnanec z různých důvodů přečerpá svoji dovolenou. Jak tuto situaci správně řešit a jak se s ní vypořádat, vám poradíme v následujícím článku.


 
Zaměstnanci přísluší za dobu čerpání dovolené náhrada mzdy nebo platu ve výši průměrného výdělku. Náhrada mzdy se poskytuje v délce této překážky, na základě níž došlo k nepřítomnosti ve vypsaných směnách. Při uplatnění tzv. pružné pracovní doby se poskytuje náhrada mzdy za tzv. pevně vypsané směny.

V praxi se může celkem lehce stát, že zaměstnanec z různých důvodů přečerpá dovolenou a zaměstnavatel si pak klade otázku, jak se má s tímto problémem vyrovnat. Cílem tohoto článku je popsat situaci spojenou s přečerpáním dovolené ze všech úhlů pohledu.

Zaměstnanec je na základě § 222 odst. 4 zákoníku práce (dále jen „ZP“) povinen vrátit zaměstnavateli náhradu mzdy nebo platu, která mu byla vyplacena za dobu čerpání dovolené, na kterou mu právo nakonec nevzniklo či jej ztratil. Jinými slovy, dojde-li k přečerpání dovolené, je zaměstnanec povinen zaměstnavateli vrátit náhradu za odpovídající počet hodin přečerpané dovolené.

Případy přečerpání dovolené

Zákon rozlišuje dva možné způsoby, jak k přečerpání dovolené může dojít:
  1. právo na dovolenou zaměstnanci nevzniklo,
  2. zaměstnanec právo na dovolenou ztratil v důsledku krácení z důvodu neomluvené absence.

1. Právo na dovolenou zaměstnanci nevzniklo

V prvním případě dochází k přečerpání dovolené z toho důvodu, že zaměstnanci nakonec právo na určitý počet hodin dovolené, které čerpal, vůbec nevzniklo. To souvisí zejména s tzv. zálohovým čerpáním dovolené, kdy zaměstnavatel může zaměstnanci určit čerpání dovolené, ačkoliv dosud nesplnil podmínky pro vznik práva na dovolenou, lze-li předpokládat, že zaměstnanec tyto podmínky splní do konce kalendářního roku, případně do konce pracovního poměru (viz § 217 odst. 2 ZP).

Očekávání zaměstnavatele však nemusí být naplněno, neboť pracovní poměr může náhle skončit, či může nastat dlouhodobější překážka v práci, která se pro účely dovolené nebude považovat za výkon práce, nebo se bude považovat za výkon práce pouze v určitém rozsahu. Právo na dovolenou pak v očekávaném rozsahu nevznikne.

V této souvislosti je třeba upozornit na specifický případ přečerpání dovolené, k němuž může dojít při skončení pracovního poměru v důsledku úmrtí zaměstnance (pracovní poměr končí automaticky ze zákona smrtí zaměstnance – viz § 48 odst. 4 ZP). V tomto případě právo zaměstnavatele na vrácení náhrady mzdy nebo platu za případnou přečerpanou dovolenou zaniká spolu s dalšími peněžitými právy zaměstnavatele (viz blíže § 328 odst. 2 ZP).

2. Zaměstnanec právo na dovolenou ztratil v důsledku krácení z důvodu neomluvené absence

V druhém případě dochází k přečerpání dovolené proto, že zaměstnanci právo na dovolenou, kterou čerpal, sice vzniklo, avšak zaměstnanec o toto právo v důsledku krácení dovolené přišel (ztratil jej).

Nově je od 1. ledna 2021 možné krátit zaměstnanci dovolenou pouze za neomluveně zameškanou směnu (více informací najdete v článku Vliv zameškaných dob na nárok na dovolenou).

Uspokojení práva zaměstnavatele na vrácení náhrady za přečerpanou dovolenou

Došlo-li k přečerpání dovolené, měl by se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodnout na konkrétním způsobu, jak mu bude vyplacená náhrada mzdy nebo platu za přečerpanou dovolenou zaměstnancem vrácena. Zaměstnanec tak například může se zaměstnavatelem uzavřít dohodu o srážkách ze mzdy či se s ním dohodnout na zaplacení odpovídající částky do určitého data a podobně.

Pokud zaměstnanec v tomto směru odmítá spolupracovat, je třeba upozornit, že zaměstnavatel je oprávněn i bez souhlasu zaměstnance srazit mu ze mzdy, platu nebo jiného příjmu z pracovněprávního vztahu částku odpovídající vyplacené náhradě mzdy nebo platu za přečerpanou dovolenou (viz § 147 odst. 1 písm. e) ZP). Takový postup je pochopitelně vyloučen v případě, že zaměstnancův pracovní poměr již skončil a není z čeho srážku provést. Pokud zaměstnanec odmítá vyplacenou náhradu za přečerpanou dovolenou vrátit, musí ji pak zaměstnavatel případně vymáhat soudní cestou.

Problém může v praxi nastat rovněž v případě dlouhodobějších překážek v práci, kdy zaměstnanec u zaměstnavatele nedosahuje příjmů, ze kterých by bylo možné částku srazit (typicky jde o případy čerpání rodičovské dovolené, trvání dočasné pracovní neschopnosti atd.).

Je vyloučeno, aby zaměstnavatel místo toho, aby po zaměstnanci požadoval vrácení náhrady mzdy nebo platu za přečerpanou dovolenou, ponížil jeho právo na dovolenou za nadcházející kalendářní rok o odpovídající počet hodin přečerpané dovolené. Zaměstnavatel takto nesmí postupovat dokonce ani s výslovným souhlasem zaměstnance.

Zálohové čerpání dovolené, na kterou má teprve vzniknout právo v nadcházejícím kalendářním roce, není možné. Je naprosto neakceptovatelné a v rozporu se stávající právní úpravou, aby zaměstnanec vstupoval do nadcházejícího kalendářního roku se záporným počtem hodin dovolené. Pokud by navíc důvodem přečerpání dovolené bylo krácení dovolené za neomluvenou absenci zaměstnance, zaměstnavatel by tak fakticky krátil dovolenou zaměstnance vzniklou v nadcházejícím kalendářním roce za neomluvenou absenci, ke které došlo v předchozím kalendářním roce, což je v rozporu s § 223 odst. 2 ZP.

Jak posoudit dobu čerpání dovolené u přečerpané dovolené?

Je otázkou, jak zpětně posoudit dobu zaměstnancovy nepřítomnosti v práci z důvodu čerpání dovolené, na kterou mu nakonec právo nevzniklo, nebo jej ztratil. Tuto dobu zaměstnavatel rozhodně nemůže zpětně vyhodnotit jako neomluvenou absenci zaměstnance, natož mu pak dát výpověď podle § 52 písm. g) ZP, neboť v takovém případě zde chybí prvek zavinění.

Názory odborníků se však rozchází, zda se jedná o nepojmenovanou překážku v práci, která se povahově blíží neplacenému volnu, nebo jde nadále o dobu čerpání dovolené. Tato otázka není čistě teoretická, protože se od ní odvíjí, v jakém rozsahu a za jakých podmínek se tato doba považuje pro účely dovolené za výkon práce (viz § 216 odst. 2 a 3 versus § 348 odst. 1 písm. b) ZP).

Podle mého názoru se lze přiklonit k tomu, že se nadále jedná o dobu čerpání dovolené (tato doba se pak považuje pro účely dovolené za výkon práce bez dalšího). Ustanovení § 222 odst. 4 ZP totiž pouze stanoví, že zaměstnanec je povinen zaměstnavateli vrátit vyplacenou náhradu mzdy nebo platu za přečerpanou dovolenou. Ve znění zákoníku práce však nelze najít oporu pro zpětné přehodnocení této doby jako překážky v práci.

Nadto je třeba uvést, že určení doby čerpání dovolené je v zásadě v dispozici zaměstnavatele, který by měl případná rizika jejího možného přečerpání vyhodnotit. Zaměstnanec zpravidla čerpá dovolenou v dobré víře, tj. není si vědom toho, že v budoucnu nastane skutečnost vedoucí k jejímu přečerpání.

Řešení přeplatku z titulu přečerpané dovolené prakticky

Pokud zaměstnanec vyčerpal více dovolené, než činil jeho zákonný nárok, ať již z důvodu pozdější dlouhodobé nepřítomnosti, nebo z důvodu předčasného skončení zaměstnání v průběhu kalendářního roku, je zaměstnavatel oprávněn v souladu s § 147 odst. 1 písm. e) ZP provést srážku z titulu přečerpané dovolené bez souhlasu zaměstnance.

Stejnou povinnost má zaměstnavatel i po ukončení každého kalendářního roku, kdy musí zjišťovat zůstatky nevyčerpané dovolené z předchozího kalendářního roku a převádět je do roku následujícího. Někdy také zjistí, že nárok na dovolenou musí být krácen z důvodu neomluvené absence. I v těchto případech provádí srážku bez souhlasu zaměstnance.

Důležité je upozornit na pořadí takové srážky. Všechny srážky uvedené v § 147 odst. 1 písm. c) až e) ZP získávají pořadí okamžikem, kdy je plátce oprávněn srážku provést. Znamená to, že má-li zaměstnanec mzdu zatíženou jinými srážkami s dřívějším pořadím, není možné takovou srážku provést a zaměstnavatel se musí se zaměstnancem dohodnout jinak. Například tak, že pohledávku uhradí zaměstnanec v hotovosti do pokladny nebo že uhradí částku převodem ze svého účtu ve prospěch účtu zaměstnavatele. V takovém případě se však bude účtovat přeplatek v čistém.

Další možností je uzavření dohody o srážce ze mzdy, kdy daná srážka získá pořadí dnem, kdy je dohoda uzavřena. Tento způsob je rozumný v případě, kdy nemá zaměstnanec srážky s dřívějším pořadím, které danou srážku prováděnou bez souhlasu zaměstnance posouvají do nekonečna, a každá další doručená exekuce s dřívějším pořadím odsouvá tuto srážku ještě dále.

Pro další výklad předpokládejme, že zaměstnanec nemá mzdu zatíženou žádnou srážkou a zaměstnavatel je oprávněn přeplatek na dovolené provést bez souhlasu zaměstnance.

Je nutné si uvědomit, že i při provádění srážek bez souhlasu je nutné postupovat v souladu s postupem stanoveným občanským soudním řádem (dále jen „OSŘ“). Ve větším rozsahu, než stanoví OSŘ, není možné žádné srážky ze mzdy provést. Tím je myšleno, že musíme uplatnit nezabavitelné částky u dotyčného a v odbavení srážky vycházíme z principu třetin zbytku čisté mzdy.

Srážky týkající se přeplatku na dovolené se posuzují jako nepřednostní pohledávky.

Problém u přeplatku na dovolené spočívá v tom, že náhrada mzdy za dovolenou byla provedena v hrubém (náhrada mzdy byla zatížena odvodem pojistného i daní) a srážky ze mzdy se podle OSŘ mají provádět výhradně z čisté mzdy.

Protože z přeplatku dovolené (náhrada mzdy za dovolenou) bylo odvedeno pojistné a daň, bylo by nutné zaměstnanci při provádění srážky z čisté mzdy vrátit pojistné a daň. Současně by bylo nutné vrátit pojistné i zaměstnavateli. Dále je nutné přeplatek z titulu přečerpané dovolené zaúčtovat zpět na analytický účet 521 – Mzdové náklady, na němž se evidují hrubé mzdy zaměstnanců.

Pokud by se provedla srážka v čistém, pak nelze přeplatek správně zaúčtovat na účet 521. A dále nelze provést správně opravu daně, neboť daň či záloha daně se váže ke zdanitelnému příjmu (tedy v našem případě k hrubé mzdě), nikoliv k čisté mzdě.

S ohledem na výše uvedenou skutečnost je nutné provést srážku v hrubém, čímž dojde ke snížení zdanitelného příjmu, a tím dojde i k vyrovnání daně. Též dojde ke snížení vyměřovacího základu pro odvod pojistného na zdravotní pojištění a sociální zabezpečení a vyrovná se pojistné vůči zaměstnanci i zaměstnavateli. Současně se přeplatek vrátí na účet 521, kam též vratka náhrady mzdy za přečerpanou dovolenou bezpochyby patří.

Při výše popsaném postupu, jak již bylo naznačeno, je nutné respektovat skutečnost, že zaměstnanci musí být zachována nezabavitelná částka, druhá a třetí třetina. Pokud se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodnou na nižších splátkách, než stanoví OSŘ, bude se postupovat podle takové dohody.

V případě již probíhajících exekučních srážek, kdy je zaměstnanci zabaveno vše v souladu s OSŘ, nelze srážku na základě uzavřené dohody začít srážet, i kdyby s tím zaměstnanec souhlasil. Ta zůstává v pořadí a vyčká do doby, kdy budou předchozí exekuční srážky či jiné srážky s dřívějším pořadím uhrazeny, někdy se jí tedy ani nemusíme dočkat. Po úhradě všech předchozích srážek se zbytek čisté mzdy uvolní a bude možné přistoupit k provedení srážky, která čekala v pořadí.
 
Částku za přečerpanou dovolenou, kterou bude zaměstnanec vracet, musíte vypočítat ručně. Následně po vystavení mezd zadejte tuto částku v systému PAMICA do agendy Mzdy/Mzdy za příslušný měsíc na záložku Složky mzdy pomocí složky mzdy „J10 Proplacená/Vrácená dovolená (hod.)“ ze skupiny Jednorázové náhrady a dávky. Zadejte přímo částku náhrady za přečerpanou dovolenou v Kč. U vrácené dovolené (čerpáno více, než byl nárok) zadejte částku náhrady záporně a počet hodin kladně. O zadané hodiny dovolené se sníží čerpání dovolené.

Počet hodin přečerpané dovolené zadáte v programu POHODA ve vystavené mzdě na záložku Hrubá mzda do pole Propl./vrác. dov. Počet hodin zadáte záporně. Na základě průměrného hodinového výdělku se vypočítá částka, která bude zaměstnanci stržena ze mzdy. O zadaný počet hodin se sníží čerpání dovolené na záložce Dovolená v agendě Personalistika.

Příklad: Přečerpaná dovolená a srážka ze mzdy

Zaměstnanec má v roce 2021 hrubou mzdu 50 000 Kč, podepsal Prohlášení poplatníka k dani, je ženatý a má jedno vlastní dítě, na které neuplatňuje daňové zvýhodnění (činí tak jeho manželka). Ke konci roku jsme zjistili, že na dovolenou, kterou si dříve vyčerpal, mu nakonec nevznikl nárok. V prosinci 2021 tedy řešíme přeplatek na dovolené, který činí 10 000 Kč.

Zaměstnanec nemá žádné exekuční srážky ani jiné srážky na základě dohody s dřívějším pořadím. Zaměstnavatel přistoupí k provedení srážky bez souhlasu zaměstnance, a to snížením zdanitelného příjmu – provede srážku z hrubé mzdy.

Nyní je třeba vykalkulovat, jaký zbytek čisté mzdy pro účely nepřednostní pohledávky (pohledem OSŘ) by byl k dispozici.

Tab. 1: Výpočet čisté mzdy po provedené nepřednostní srážce v přípustné výši dle OSŘ

 
Zdanitelný příjem 50 000 Kč
Daňový základ zaokrouhlený 50 000 Kč
Zálohová daň před uplatněním slev na dani 50 000 × 15 % = 7 500 Kč
Základní sleva 2 320 Kč
Záloha daně po slevě na dani 5 180 Kč
Zdravotní pojistné za zaměstnance 2 250 Kč
Sociální pojistné za zaměstnance 3 250 Kč
Čistá mzda 50 000 − 5 180 − 2 250 − 3 250 = 39 320 Kč
Nezabavitelná částka (na povinného + 2 vyživované osoby – dítě a manželka) 7 872,75 + (2 × 2 624,25) = 13 121,25; zaokrouhleno na 13 122 Kč
Čistá mzda snížená o nezabavitelnou částku 39 320 Kč − 13 122 Kč = 26 198 Kč
Výše třetin 6 998 Kč
Částka, nad kterou se sráží tzv. bez omezení 20 994 Kč
Částka zabavitelná bez omezení 26 198 − 20 994 = 5 204 Kč
Pro nepřednostní pohledávku je možné použít částku až do výše 5 204 + 6 998 = 12 202 Kč
Čistá mzda po provedené nepřednostní srážce v přípustné výši dle OSŘ by tak byla 39 320 − 12 202 = 27 118 Kč


Tab. 2: Oprava přeplatku z titulu přečerpané dovolené v hrubém
 
Zdanitelný příjem 50 000 − 10 000 = 40 000 Kč
Daňový základ zaokrouhlený 40 000 Kč
Zálohová daň před uplatněním slev na dani 40 000 × 15 % = 6 000 Kč
Základní sleva 2 320 Kč
Záloha daně po slevě na dani 3 680 Kč
Zdravotní pojistné za zaměstnance 1 800 Kč
Sociální pojistné za zaměstnance 2 600 Kč
Čistá mzda 40 000 − 3 680 − 1 800 − 2 600 = 31 920 Kč


Pokud bude provedena srážka v hrubém ve výši 10 000 Kč (hrubá mzda se sníží na 40 000 Kč), nedojde v tomto případě k porušení postupu stanoveného občanským soudním řádem, neboť zaměstnanci bude při hrubé mzdě 40 000 Kč vyplaceno v čistém 31 920 Kč, což je více, než stanoví OSŘ. Dle OSŘ je možné srazit nejvýše takovou částku, aby bylo zaměstnanci v čistém vyplaceno 27 118 Kč, a toto bylo splněno.

Nyní zmodifikujme zadání příkladu na to, že přeplatek na dovolené nebude 10 000 Kč, ale 20 000 Kč.

Tab. 3: Oprava přeplatku z titulu přečerpané dovolené v hrubém:

 
Zdanitelný příjem 50 000 − 20 000 = 30 000 Kč
Daňový základ zaokrouhlený 30 000 Kč
Zálohová daň před uplatněním slev na dani 30 000 × 15 % = 4 500 Kč
Základní sleva 2 320 Kč
Záloha daně po slevě na dani 2 180 Kč
Zdravotní pojistné za zaměstnance 1 350 Kč
Sociální pojistné za zaměstnance 1 950 Kč
Čistá mzda 30 000 − 2 180 − 1 350 − 1 950 = 24 520 Kč


Pokud bude provedena srážka v hrubém ve výši 20 000 Kč (hrubá mzda se sníží na 30 000 Kč), dojde k porušení postupu stanoveného občanským soudním řádem, neboť zaměstnanci by bylo při hrubé mzdě 30 000 Kč vyplaceno v čistém jen 24 520 Kč, což je méně, než stanoví OSŘ. Dle OSŘ je možné srazit nejvýše takovou částku, aby bylo zaměstnanci v čistém vyplaceno 27 118 Kč. Tuto částku tedy zaměstnanci vyplatíme a pohledávku ve výši 2 598 Kč (27 118 − 24 520) převedeme do dalšího měsíce.


Článek byl připravený ve spolupráci se společností TCC s.r.o.
Vytisknout článek Odeslat článek mailem

Diskuse k článku

Hana Vacíková
12. 1. 2022 13:24:41
může zaměstnavatel dát zaměstnanci další dovolenou jako formu odměny?
Hlášení závadného obsahu

Přidat nový příspěvek do diskuse

Přihlásit k odběru

img_cancelvykricnik



 
 
Security code 
 

Rychlé zprávy

Předávání účetní závěrky do sbírky listin přes správce daně

17. 8. 2022 | Nově je možné předávat účetní závěrku do sbírky listin prostřednictvím správce daně z příjmů. Žádost o předání účetní závěrky do sbírky listin veřejného rejstříku je koncipována jako příloha k daňovému přiznání k dani z příjmů právnických osob, konkrétně k položce 11 I. oddílu. Příloha se podává jako nedílná součást přiznání a má závaznou podobu tiskopisu 25 5404/I MFin 5404/I – vzor č. 1. Finanční správa upozornila v aktualizovaných dotazech a odpovědích na jednu častou chybu, a to na uvádění špatného e-mailu. Kolonka na žádosti o předání účetní závěrky do sbírky listin je určena pro uvedení e-mailu poplatníka, resp. osoby, které má být zaslána informace o tom, že došlo k předání účetní závěrky, nikoliv pro e-mail rejstříkového soudu.


Dřívější zprávy

Užitečné informace



Firmy v Pohodě
 
Smart Accounts, s.r.o.
Účetní a daňové poradenství, controlling a reporting, řízení nákladů..
www.smartaccounts.cz

SVĚT RUČNÍCH PRACÍ
internetová galanterie
www.pleteniahackovani.cz

Daňový kalendář

25. 8. 2022 Přiznání DPH (za červenec 2022)
25. 8. 2022 Souhrnné hlášení (za červenec 2022)
25. 8. 2022 Kontrolní hlášení (za červenec 2022)
31. 8. 2022 Daň z nemovitých věcí (1. splátka - popl. provozující zeměd. výrobu a chov ryb s daní vyšší než 5000 Kč)

Další termíny

Kurzovní lístek

24,63 Kč
0,015 Kč
24,50 Kč
0,315 Kč

Více
Zdroj: ČNB, 19.08.2022

Ze života daňového poradce


Přihlášení k odběru newsletteru

Doporučujeme