Využíváme cookies pro zajištění snadnějšího použití našich webových stránek. Pokračováním v prohlížení webu předpokládáme, že s tím souhlasíte. Rozumím Více informací

Možné způsoby zajištění věrohodnosti, neporušenosti a čitelnosti daňového dokladu v elektronické podobě


Bc. Michaela Sobotková
9. 5. 2013
Vytisknout článek Odeslat článek mailem Diskuse k článku

logo podstránky

Foto: STORMWARE s.r.o.

 

Jak zajistit věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost daňových dokladů v elektronické podobě? Dozvíte se v následujícím článku.


 
Věrohodnost původu daňového dokladu v elektronické podobě a neporušenost jeho obsahu lze vedle kontrolních mechanismů procesů zajistit také:
  • uznávaným elektronickým podpisem
  • uznávanou elektronickou značkou, nebo
  • elektronickou výměnou dat (EDI), jestliže dohoda o této výměně stanoví užití postupů zaručujících věrohodnost původu a neporušenost obsahu.

Uznávaný elektronický podpis, uznávaná elektronická značka

Při využití uznávaného elektronického podpisu či uznávané elektronické značky by po celou dobu „životnosti“ daňového dokladu mělo být možné prokazatelným způsobem ověřit platnost uznávaného elektronického podpisu či uznávané elektronické značky v okamžiku podepsání daňového dokladu.
 
Pro zajištění věrohodnosti původu daňového dokladu a neporušenosti jeho obsahu lze však využít (např. pokud dojde k vypršení doby platnosti uznávaného elektronického podpisu apod.) i jiné kontrolní mechanismy procesů, jež vytvoří spolehlivou vazbu mezi daňovým dokladem a souvisejícím plněním.

Příklad

Subjekt A zaslal subjektu B daňový doklad v elektronické podobě tak, jak byl zvyklý před platností nového zákona od 1. 1. 2013 – tedy se svým uznávaným elektronickým podpisem (např. prostřednictvím dokladu ve formátu Českého národního formátu elektronické fakturace založeném na UBL 2.0).
 
Subjekt B, který daňový doklad v elektronické podobě přijal, může skutečnost, že u daňového dokladu jsou zajištěny všechny zákonem požadované vlastnosti, prokázat i po vypršení doby platnosti zmíněného elektronického podpisu. Například tím, že vytvoří u každého daňového dokladu spolehlivou vazbu mezi tímto dokladem a daným plněním (např. i tím, že daňový doklad spojí s konkrétním výpisem z banky, který dokládá zaplacení předmětného plnění).
 
Tím subjekt B doloží, že doklad s příslušným variabilním symbolem a částkou mezi účastníky obchodního případu musel existovat ještě před okamžikem vypršení doby platnosti elektronického podpisu.

Elektronická výměna informací EDI

Electronic Data Interchange (EDI) je předepsaný standardní formát pro výměnu obchodních dat. Prostřednictvím EDI mohou být zasílány mimo jiné i daňové doklady. Pokud je obsahem datové zprávy daňový doklad vystavený osobou, která plnění uskutečňuje nebo která daňový doklad oprávněně vystavila, může být věrohodnost původu a neporušenost obsahu daňového dokladu zaslaného prostřednictvím EDI zajištěna v okamžiku předání daňového dokladu k odeslání a dále při jeho příjmu.
 
Příjemce takového daňového dokladu pro zajištění jeho věrohodnosti a neporušenosti po celou dobu „životnosti“ daňového dokladu však musí zajistit existenci jednoznačné vazby mezi informacemi přenesenými prostřednictvím EDI a tímto daňovým dokladem.

Příklad

Subjekt A zaslal daňový doklad v elektronické podobě prostřednictvím elektronické výměny informací EDI subjektu B. Věrohodnost původu tohoto dokladu a neporušenost jeho obsahu z pohledu subjektu B je zajištěna v době přijetí daňového dokladu prostřednictvím systému EDI (samozřejmě za předpokladu, že subjekt A zajistil již při odeslání daňového dokladu jeho věrohodnost, tj. totožnost osoby, která plnění uskutečňuje nebo která daňový doklad oprávněně vystavila).
 
Po zbývající dobu „životnosti“ daňového dokladu, tj. od přijetí dokladu zaslaného prostřednictvím EDI až po ukončení doby pro jeho uchovávání, pro zajištění věrohodnosti původu a neporušenosti obsahu daňového dokladu, subjekt B musí zajistit jednoznačnou vazbu mezi informacemi přenesenými prostřednictvím EDI a předmětným daňovým dokladem.

Změna formátu daňového dokladu v elektronické podobě

Pokud dojde ke změně formátu daňového dokladu, byť se nejedná o změnu obsahovou, pro zajištění věrohodnosti původu a neporušenosti obsahu takového daňového dokladu je třeba, aby tato změna byla zjistitelná.
 
Formát daňového dokladu se vztahuje ke způsobu zpracování daňového dokladu. Formát, v němž je obsah daňového dokladu uložen, lze převádět do jiných formátů, které vyhovují příjemci/vystaviteli daňového dokladu, při zachování neporušeného obsahu daňového dokladu.
 
Případná změna formátu může například zahrnovat změnu způsobu zobrazení data, např. dd/mm/rr na rr/mm/dd, nebo změnu samotného typu souboru, např. XLM, PDF atp.

Příklad

Subjekt A zaslal daňový doklad v elektronické podobě prostřednictvím EDI subjektu B. Před odesláním daňového dokladu měl soubor na straně dodavatele určitý formát. Při přijetí daňového dokladu byl formát daňového dokladu subjektem B změněn (subjekt B používá pro veškeré přijaté daňové doklady standardizovaný formát).
 
Daňový doklad v elektronické podobě je u subjektu A i subjektu B obsahově totožný, liší se pouze jejich formát. Pokud je věrohodnost původu a neporušenost obsahu zjistitelná z příslušné auditní stopy, má se za to, že u takového daňového dokladu jsou zajištěny všechny zákonem požadované vlastnosti ve smyslu ustanovení § 34 ZDPH.
 
Neporušenost obsahu daňového dokladu lze například dále zajistit jeho uložením na médium, jenž má prokazatelně takové vlastnosti, které neumožňují provádět změny jeho obsahu. Data mohou být uložena na tato média pouze jednou. Příkladem mohou být nepřepisovatelé optické disky, nepřepisovatelé magnetooptické disky atp.
 
Věrohodnost původu a neporušenost obsahu daňového dokladu může být dále zajištěna jeho uložením do důvěryhodného úložiště dokumentů, které splňuje požadavky právních předpisů s ohledem na neměnnost, či zabezpečením souboru, ve kterém je daňový doklad uložen proti neoprávněným změnám (symetrické šifrování, asymetrické šifrování).

Datové schránky

Datové schránky samy o sobě mohou zajistit identifikaci osoby, která do schránky daňový doklad vložila. Pokud je obsahem datové zprávy daňový doklad vystavený osobou, která plnění uskutečňuje nebo která daňový doklad oprávněně vystavila, může být věrohodnost původu a neporušenost obsahu daňového dokladu zabezpečena v okamžiku odeslání nebo příjmu datové zprávy.
 
Z pohledu příjemce daňového dokladu může být daňový doklad po celou dobu své „životnosti“ považován za takto věrohodný a neporušený v případě, že období po vyjmutí daňového dokladu z datové zprávy je zajištěné pomocí spolehlivé auditní stopy, která vytvoří jednoznačnou a spolehlivou vazbu mezi daňovým dokladem a původní datovou zprávou.

Příklad

Subjekt A zašle prostřednictvím datové schránky subjektu B daňový doklad v elektronické podobě. Subjekt B vyjme daňový doklad z datové schránky a používá jej dále dle své potřeby. Subjekt B zajistí věrohodnost původu a neporušenost obsahu daňového dokladu zaslaného datovou schránkou od doby vyjmutí dokladu ze schránky až po ukončení doby jeho uchovávání tak, že vytvoří s pomocí vhodné auditní stopy průkaznou vazbu mezi tímto daňovým dokladem a původní datovou zprávou.
 
Pro použití datových schránek lze takto doporučit ukládání celých datových zpráv, nikoli pouze samotného daňového dokladu, čímž zůstane zajištěna věrohodnost odesílatele daňového dokladu. V případě využití funkce re-autorizace datových zpráv pomocí časových razítek (viz níže) je navíc zajištěna neměnnost daňového dokladu po celou dobu uchování.

Časová razítka

Obecně časová razítka zajišťují přiřazení aktuálního časového údaje k existujícím datům, informacím, souborům nebo událostem. Připojují se tedy k dokumentům či datům, u kterých chceme mít v budoucnu možnost ověřit, že v této podobě existovaly před časem uvedeným v časovém razítku.
 
Pomocí kvalifikovaného časového razítka lze také „zafixovat v čase“ například skutečnost, že daňový doklad v elektronické podobě je věrohodný a neporušený. Časové razítko tak zaručí, že určitá digitální informace (daňový doklad) existovala v daném okamžiku, tj. v době přidělení časového razítka.
 
Pokud se daňový subjekt rozhodne pro zajištění věrohodnosti původu a neporušenosti obsahu daňového dokladu používat systém časových razítek, měl by pamatovat na omezenou dobu jejich platnosti a v případě potřeby opatřit daňový doklad razítkem novým, popřípadě by měl daňový doklad uložit do důvěryhodného úložiště dokumentů, které splňuje požadavky právních předpisů s ohledem na neměnnost a podobně.
 
V případě, že dojde k vypršení platnosti časového razítka, lze věrohodnost původu daňového dokladu a jeho neporušenost zajistit po zbývající dobu jeho „životnosti“ také s pomocí kontrolních mechanismů procesů, které vytvoří dostatečně průkaznou auditní stopu, která zajistí jednoznačnou vazbu mezi daňovým dokladem a předmětným plněním.

E-mailová komunikace

Z důvodu nezabezpečenosti přenosu dat nelze jednoznačně pozitivně vymezit zajištění věrohodnosti původu a neporušenosti obsahu daňového dokladu, který byl zaslán e-mailem. Tento způsob komunikace mezi subjekty nelze sám o sobě považovat za věrohodný, přičemž u daňového dokladu zaslaného touto cestou nemůže být bez dalšího zajištěna věrohodnost jeho původu.
 
Při zaslání daňového dokladu e-mailem je tak nezbytné zajistit věrohodnost původu a neporušenost obsahu daňového dokladu dostatečně vhodným a průkazným kontrolním mechanismem, pomocí kterého bude vytvořena dostatečně průkazná auditní stopa vytvářející jednoznačnou vazbu mezi daňovým dokladem zaslaným prostřednictvím e-mailu a předmětným plněním.

Příklad

Subjekt A zaslal subjektu B daňový doklad ve formátu PDF e-mailem bez elektronického podpisu, časového razítka apod. Takovýto daňový doklad nelze považovat sám o sobě za daňový doklad se zajištěnými vlastnostmi ve smyslu § 34 ZDPH, a to zejména z důvodu nezajištění věrohodnosti jeho původu.
 
Pro zajištění věrohodnosti původu a neporušenosti obsahu takového daňového dokladu je nezbytné vytvořit dostatečně vhodným a průkazným kontrolním mechanismem spolehlivou auditní stopu, která vytvoří jednoznačnou vazbu mezi daňovým dokladem zaslaným prostřednictvím e-mailu a předmětným plněním.
 
Součástí auditní stopy prokazující věrohodnost původu daňového dokladu může být například zaslání elektronického daňového dokladu e-mailem z předem sjednané e-mailové adresy (např. fakturace@xyz.cz), kdy tento způsob zasílání daňových dokladů je upraven vzájemnou dohodou stran transakce.
 
Výčet příkladů zajištění věrohodnosti a neporušenosti daňových dokladů není a ani nemůže být úplný a konečný už s ohledem na technologický vývoj.

Způsoby zajištění čitelnosti daňového dokladu

Daňový doklad by měl být zobrazitelný tak, aby byl veškerý obsah týkající se povinných náležitostí daňového dokladu s ohledem na zákon o DPH jasně čitelný, například na papíře nebo na obrazovce, bez nutnosti podrobného zkoumání nebo výkladu. Je na vůli daňového subjektu, jaké prostředky si pro zachování čitelnosti obsahu daňového dokladu zvolí.
 
U daňových dokladů v elektronické podobě je podmínka čitelnosti splněna, pokud je možné jej na požádání zpřístupnit v přiměřené lhůtě bez zbytečného prodlení, jak je požadováno, a to včetně zpřístupnění po převodu, v podobě okem čitelné a bez dalšího zpracování ihned srozumitelné.
 
Informace z elektronického souboru a informace ze zpřístupněného čitelného souboru musí být totožné s tím, že musí existovat možnost kontroly, že informace nebyly změněny. Pro zajištění čitelnosti by měl být po celou dobu uchovávání daňových dokladů k dispozici vhodný a spolehlivý „prohlížeč“ daňových dokladů v elektronické podobě.


Související články:
Možné způsoby zajištění věrohodnosti, neporušenosti a čitelnosti daňového dokladu v listinné podobě
Zajištění věrohodnosti původu, neporušenosti obsahu a čitelnosti daňových dokladů


Zdroj: Česká daňová správa
Vytisknout článek Odeslat článek mailem

Diskuse k článku

Zatím žádný komentář.

Přidat nový příspěvek do diskuse

Přihlásit k odběru

img_cancelvykricnik



 
 
Security code 
 

Užitečné informace




Firmy v Pohodě
 
Účetnictví Šepsová s.r.o
Kompletní řešení pro daně a účetnictví. Zpracování, kontrola a dohled.
www.sepsova.com

BHIT CZ s.r.o.
Profesionální vývoj nadstavbových řešení pro ES POHODA na míru.
www.bhit.cz

Daňový kalendář

27. 5. 2019 Souhrnné hlášení (za duben 2019)
27. 5. 2019 Kontrolní hlášení (za duben 2019)
27. 5. 2019 Přiznání DPH (za duben 2019)
31. 5. 2019 Daň z nemovitých věcí (1.splátka)

Další termíny

Kurzovní lístek

25,83 Kč
0,010 Kč
23,09 Kč
-0,090 Kč

Více
Zdroj: ČNB, 24.05.2019

Ze života daňového poradce


Přihlášení k odběru newsletteru